参加申込表・参加者名簿のテンプレート（ボランティア・イベント用／Googleドキュメント）

この参加申込表のテンプレートは、行事やボランティアの参加者を1枚の名簿に集めるための型です。上部に行事の情報、その下に氏名、連絡先、時間帯、担当を書く番号付きの表があります。会合でクリップボードに挟んで回したり、受付に置いたり、オンラインで共有して各自に書き込んでもらったりできます。本物のGoogleドキュメントなので、このページでプレビューし、ワンクリックでコピーでき、Word（.docx）やPDFでもダウンロードできます。

参加者名簿テンプレートに入っているもの

例文は、架空の小学校の「春のバザー」でお手伝いを募る参加者名簿です。

• 見出し。「ボランティア参加者名簿」の色帯と、「春のバザーのお手伝い」という大きなタイトルです。
• 行事の情報。行事、日時、連絡先の3項目です。連絡先には、質問を受け付けるメールアドレスを書きます。
• 記入用の表。No.、氏名、メール・電話、時間帯、担当の5列で、12行あります。手書きしやすい高さにしてあり、番号を見れば何人集まったかがすぐわかります。

用紙はA4の縦向きで、1枚に収まります。会場の机ごとに何枚か印刷して置く使い方にも向いています。

記入してもらいやすい参加申込表の作り方

集まりの悪い申込表には、仕事の内容があいまい、時間がはっきりしない、記入欄が多すぎる、という共通点があります。次の点を押さえて準備しましょう。

• 行事の情報を先に埋める。日時、場所、連絡先が書いてあれば、参加を決める前の質問が減ります。
• 時間帯は先に区切っておく。空欄より、「9:00〜11:00」「準備」「片付け」のような選択肢のほうが選びやすくなります。行事の情報の欄か時間帯の列の上に書いておき、全員が同じ書き方で記入できるようにします。
• 担当には名前を付ける。「お手伝い」より「焼き菓子の販売」「駐車場の案内」のほうが手が挙がります。何人か必要な担当は、複数の行に同じ担当を書いておきます。
• 個人情報は必要な分だけ。連絡手段は1つで十分です。机に置いた名簿は次に記入する人から前の人の連絡先が見えるので、メールアドレスだけにするか、名簿は係の人が持つようにしましょう。集めた名簿は行事が終わったら適切に処分します。
• 締め切りを書く。「4月10日までにご記入ください」のような1行があれば、足りない担当を補う時間がとれます。

名簿が埋まったら、行事の数日前に確認の連絡を入れ、当日は出欠の確認にもこの名簿を使えます。

Googleドキュメントで参加申込表を編集する

1. このページの「このテンプレートを使う」を押すか、プレビューを開いて「ファイル」>「コピーを作成」を選びます。学校や職場のアカウントでコピーが制限されている場合はGoogleドキュメントをコピーする手順をご覧ください。
2. タイトルと、行事、日時、連絡先の行を書き換えます。
3. 列の名前を行事に合わせて変えます。持ち寄りの食事会なら「時間帯」と「担当」を「持ってくる料理」と「人数分」に、面談の予約なら「希望の時間」と「相談内容」にします。
4. 行を増やすときは、最後の行で右クリックして「下に行を挿入」を選びます。1枚に収めたい場合は、「表のプロパティ」で行の高さを少し低くします。
5. 時間帯と担当のセルに選択肢をあらかじめ書いておくと、参加者は名前を書くだけで済みます。
6. 見出しの色は塗りつぶしの色ボタン、書体は「表示形式」>「テキスト」で変えられます。

参加者名簿を印刷する・オンラインで共有する

紙で集めるなら「ファイル」>「印刷」で必要な枚数を印刷します。配布用のPDFは「ファイル」>「ダウンロード」>「PDF ドキュメント（.pdf）」、Wordで管理する人には「Microsoft Word（.docx）」で渡せます。

オンラインで集めるなら、「共有」から「リンクを知っている全員」を編集者にしてリンクを送ると、各自が空いている行に名前を書き込めます。誤って消されないよう、「ファイル」>「変更履歴」でいつでも前の状態に戻せることを覚えておきましょう。連絡先を名簿に載せたくない場合は、連絡先の列を削除し、連絡はメールなど別の方法で集めます。

ボランティア、イベント、面談の参加申込表の例

• 学校や地域のボランティア：例文のまま、バザーや清掃活動、祭りのお手伝いを募ります。
• イベントの参加申込：担当の列を「参加人数」に変え、何人で参加するかを書いてもらいます。出欠を返してもらう案内には招待状も使えます。
• 面談・相談の予約表：時間帯の列に15分刻みの枠を書いておき、希望者に名前を入れてもらいます。
• 当番表：担当の列に曜日を書き、日ごとの当番を決める表にします。月をまたぐ予定はカレンダーに写すと見やすくなります。

行事の準備を順に進めるならチェックリストが便利です。ほかの予定表・計画表のテンプレートもご覧ください。

参加申込表テンプレートについてよくある質問

参加申込表と申込書の違いは何ですか？

申込書は1人が1枚に記入する書類、参加申込表や参加者名簿は1枚の表に複数の人が名前を書き込む書類です。参加者の詳しい情報が必要な場合は、1人1枚の申込書のほうが向いています。

Wordの参加者名簿テンプレートとしても使えますか？

使えます。.docx版をダウンロードしてMicrosoft Wordで開いてください。表の行の高さはそのまま残ります。

人数が多い場合はどうすればよいですか？

行を追加して2ページ目に続けるか、担当や時間帯ごとに名簿を分けます。数十人を超える場合は、Googleフォームで受け付けるほうが集計が楽です。

かわいい参加者名簿にするには？

見出しの帯の色を明るい色に変え、「挿入」>「画像」で行事に合ったイラストを1つ加えます。表の罫線と文字は読みやすさを優先して、そのままにしておきましょう。