Googleドキュメントで使える予定表・計画表のテンプレート

このカテゴリーの予定表・計画表のテンプレートは、物事を進めるための実務を助けます。1か月の予定をひと目で見る、数週間にわたるプロジェクトを並べる、作業を順番に片付ける、手伝ってくれる人を集める、会議で決まったことを記録する。どれも本物のGoogleドキュメントなので、ドライブにコピーして複数人で編集し、印刷することもできます。例文の行事、氏名、日付は架空のものです。

予定表・計画表テンプレートの種類と使い道

• カレンダー：横向きの月間カレンダーで、予定や連絡事項を書くメモ欄があります。
• スケジュール表：工程、週数、開始日と終了日、担当者、状況を並べた横向きのプロジェクト表と、マイルストーンの一覧です。
• チェックリスト：段階ごとにまとめた作業にチェック欄を付け、ひとことアドバイスの枠を添えています。例文は引っ越しです。
• 参加申込表：上部に行事の情報、その下に氏名、連絡先、時間帯、担当の列がある番号付きの表です。
• 議事録：出席者、議題、検討事項と決定事項の表、宿題事項の表、次回の日程をまとめます。

計画表はスプレッドシートやアプリではなくドキュメントで作るべきか

数式や絞り込みが必要な場合や、何百行にもなる場合はスプレッドシートが向いています。スマートフォンに通知が欲しいならタスク管理アプリです。Googleドキュメントが力を発揮するのは、計画の中身が主に文章で、同じツールを使っていない人に読んでもらったり、印刷したり、確認の署名をもらったりする場合です。クリップボードに挟む参加申込表、冷蔵庫に貼るカレンダー、取引先へのメールに添付するスケジュール表、役員会で承認する議事録などです。ドキュメントは誰でも開けて、印刷しても画面と同じ見た目になります。

予定表テンプレートをチームで使う方法

1. 一度コピーして共有する。コピーを作ったら「共有」でメンバーを編集者か閲覧者（コメント可）として追加します。全員が同じファイルで作業するので、最新版は常に1つです。
2. コメントで作業を割り振る。行を選んでコメントボタンを押せば、質問をしたり作業を頼んだりできます。コメントに@と名前を入力すると、その人に通知が届きます。チェックリストのチェック欄は紙に印を付けるための記号です。画面上でチェックしたい場合は、作業の行を選んでツールバーのチェックリストを選んでください。
3. ファイルを増やさず変更履歴を使う。「ファイル」>「変更履歴」>「変更履歴を表示」で以前の状態を確認できるので、毎週新しいファイルを作る必要はありません。承認済みのスケジュール表など、大事な版には名前を付けておきましょう。
4. 紙が便利なときは印刷する。参加申込表やカレンダーは印刷して使うことがよくあります。「ファイル」>「ダウンロード」でPDFにするときれいに印刷できます。

スケジュールとカレンダーの計画表を作るときのコツ

カレンダーは月ごとに1部コピーし、月の帯と日付を書き換えます。マスの大きさは変わりません。スケジュール表は、使わない工程を空欄で残さずに表の行ごと削除し、進捗確認のたびに状況の列を更新しましょう。議事録は、会議の最中に宿題事項の表（担当者、作業、期限）を埋めておき、その日のうちに出席者へ共有するのが効果的です。参加申込表を人目に付く場所に掲示する場合は、必要な連絡先だけを書いてもらい、行事が終わったら削除してください。

コピーとダウンロードの手順はGoogleドキュメントをコピーする方法を、計画の会議の後によく使う社内文書や報告書はビジネス文書テンプレートをご覧ください。