Googleドキュメントのビジネス文書テンプレート

このカテゴリーのビジネス文書テンプレートは、小さな会社や個人事業主、フリーランスが毎週のように作る書類をまとめたものです。お金を請求する書類、お金の受け渡しを記録する書類、そして計画や提案、報告のための書類があります。どれも架空の例文が入った本物のGoogleドキュメントなので、プレビューで中身を確かめてからドライブにコピーし、自社名や金額、取引条件に書き換えるだけで使えます。

請求・支払いに使う無料のビジネス文書テンプレート

3つの書類が、見積もりから入金までの仕事の流れに沿っています。見積書は作業内容、明細表、合計、承諾のための署名欄をまとめた書類です。請求書は同じ明細表の構成に、請求書番号、発行日、支払期日、振込先の欄を加えています。領収書は代金を受け取ったことを示す書類で、支払われた品目、合計、署名欄があります。

3つのレイアウトがそろっているので、すべてを受け取った取引先には統一感のある書類として映ります。見積書のヘッダーに社名や住所を一度入れたら、同じ内容と色を請求書と領収書にも写してください。消費税の表示方法、インボイス制度で求められる記載事項、請求書番号の付け方などは事業の形態によって変わるため、必ずご自身で確認してください。これらのドキュメントは書式であり、税務や法律の助言ではありません。

事業計画書・提案書・報告書のビジネス文書テンプレート

相手を説得するための書類では、デザインよりも構成が大切です。事業計画書は、事業の概要から資金計画まで番号付きの8つの章で構成され、自分の数字に置き換えて使う小さな収支表も入っています。提案書は、取引先の課題から自社の進め方、スケジュールと費用の表、次のステップへと流れます。報告書は要約と主要な数値から始まり、調査結果と番号付きの提言が続く形式で、四半期ごとの報告やプロジェクトの振り返りに向いています。

社内文書と社外文書：メモとレターヘッド

社内外のやり取りには、宛先、差出人、日付、件名を並べた定番の形式の社内文書（メモ）と、連絡先入りの同じヘッダーをすべての手紙に付けられるレターヘッドがあります。レターヘッドのコピーを共有ドライブのフォルダに置いておけば、同僚も毎回ヘッダーを作り直さずにそこから書き始められます。

Googleドキュメントでビジネス文書の書式を自社用に整える方法

1. まず1つだけコピーする。一番よく送る書類、たいていは請求書か見積書から始めて、そのページで「このテンプレートを使う」を押します。
2. 自社のデザインを一度だけ決める。ヘッダーの社名を書き換え、塗りつぶしの色で帯の色を、「表示形式」>「テキスト」で見出しのフォントを変えます。決めた設定は他の書類でも同じにします。
3. 原本を共有フォルダに保存する。編集したコピーの名前に「原本」と付けて共有ドライブに置き、新しい書類は「ファイル」>「コピーを作成」で作ります。こうすれば原本を上書きしてしまうことがありません。
4. 送るときは書き出す。Google Workspaceを使っていない取引先にはPDFが無難です。「ファイル」>「ダウンロード」>「PDF ドキュメント」で保存します。相手がWordで編集する場合は.docxを送ってください。

コピー、ダウンロード、共有の手順は、ガイドGoogleドキュメントをコピーする方法で順を追って説明しています。

ビジネス文書はテンプレートと専用ソフトのどちらで作るか

月に数件の請求書や提案書を送る程度なら、ドキュメントのテンプレートが一番手軽です。月額料金も覚えることもなく、文面を自由に決められます。一方で、請求書番号の自動採番、入金の催促、オンライン決済、税務用の集計が必要になったら、会計ソフトや請求書発行サービスのほうが向いています。ドキュメントは自動で計算も管理もしないからです。両方を使い分け、単発の見積書や提案書、報告書はGoogleドキュメントで作るという小規模事業者も少なくありません。