Contoh Daftar Pendaftaran Relawan dan Daftar Hadir Kegiatan

Template daftar pendaftaran di Google Docs ini memberi Anda halaman rapi untuk mengumpulkan nama peserta sebuah kegiatan: data acara di bagian atas dan tabel bernomor tempat orang menulis nama, kontak, sesi, dan tugasnya. Pasang di papan jalan saat rapat, atau bagikan secara online agar relawan bisa mendaftarkan diri sendiri. Pada hari acara, lembar yang sama berfungsi sebagai daftar hadir kegiatan. Ini adalah Google Doc asli, jadi Anda bisa melihat pratinjaunya di sini, membuat salinan dengan satu klik, atau mengunduh versi Word (.docx) dan PDF.

Isi template daftar pendaftaran relawan

Contohnya disiapkan untuk bazar sekolah fiktif di SD Tunas Mekar, sehingga Anda bisa melihat dengan tepat apa yang diisi di mana.

• Kepala. Pita berwarna bertuliskan "Pendaftaran relawan" dan judul besar untuk kegiatannya ("Relawan bazar sekolah").
• Data acara. Tiga baris berlabel: Acara, Tanggal, dan Kontak, yaitu alamat email yang bisa dihubungi kalau ada pertanyaan.
• Tabel pendaftaran. Dua belas baris bernomor dengan lima kolom: No., Nama, Email atau No. HP, Sesi, dan Tugas. Barisnya cukup tinggi untuk ditulis tangan, dan penomorannya langsung menunjukkan berapa tempat yang sudah terisi.

Halamannya A4 tegak dan muat dalam satu lembar, hal yang penting kalau Anda mencetak beberapa salinan untuk meja atau ruangan yang berbeda.

Cara menyiapkan daftar pendaftaran yang benar-benar diisi

Kebanyakan lembar pendaftaran gagal karena alasan yang sama: tugas yang samar, jam yang tidak jelas, atau terlalu banyak kolom kosong. Siapkan dengan memperhatikan hal berikut:

• Isi data acara lebih dulu. Tanggal, tempat, dan kontak menjawab pertanyaan yang biasanya diajukan orang sebelum bersedia ikut.
• Tentukan sesi sebelum membagikan lembar. "08.00 sampai 10.00" atau "Persiapan" lebih mudah dipilih daripada kotak kosong. Tulis pilihannya di data acara atau di bagian atas kolom Sesi agar semua orang memakai istilah yang sama.
• Beri nama setiap tugas. "Meja jajanan" atau "Parkir" menarik lebih banyak relawan daripada "Membantu". Kalau satu tugas butuh beberapa orang, tulis di beberapa baris.
• Minta kontak secukupnya. Satu cara untuk menghubungi setiap orang sudah cukup. Lembar cetak yang tergeletak di meja memperlihatkan data semua orang kepada pengisi berikutnya, jadi pertimbangkan meminta email saja, atau biarkan lembarnya dipegang panitia.
• Tambahkan batas waktu. Baris seperti "Daftar paling lambat 10 April" di data acara memberi Anda waktu untuk mengisi kekosongan.

Setelah daftarnya penuh, kirim pengingat singkat beberapa hari sebelum acara, lalu pakai lembar yang sama sebagai daftar hadir pada hari H dengan menambahkan kolom paraf.

Cara mengedit template daftar pendaftaran di Google Docs

1. Klik Gunakan template ini, atau buka pratinjau lalu pilih File > Buat salinan. Untuk akun sekolah atau kantor yang membatasi penyalinan, panduan menyalin Google Docs berisi langkah-langkahnya.
2. Ganti judul serta baris Acara, Tanggal, dan Kontak dengan data Anda.
3. Ganti nama kolom sesuai kegiatan. Untuk acara makan bersama, ubah Sesi dan Tugas menjadi Hidangan dan Porsi; untuk kelas, pakai Jadwal dan Topik; untuk daftar hadir rapat, pakai Jabatan atau Instansi dan Tanda tangan.
4. Butuh tempat lebih banyak? Klik di baris terakhir, klik kanan, lalu pilih Sisipkan baris di bawah. Agar tetap satu halaman, kurangi tinggi baris di Properti tabel.
5. Isi lebih dulu sel Sesi dan Tugas dengan pilihan yang Anda inginkan, sehingga orang cukup menambahkan nama.
6. Ganti warna kepala dengan tombol warna isian dan jenis huruf dari toolbar. Ganti ukuran kertas ke F4 di File > Penyiapan halaman bila perlu.

Lembar cetak atau daftar online: cara membagikannya

Untuk lembar kertas, pakai File > Cetak atau File > Download > Dokumen PDF (.pdf) lalu cetak sebanyak yang diperlukan; PDF menjaga tata letak tabel persis sama. Download Microsoft Word (.docx) berguna kalau ada panitia lain yang mencetaknya dari Word.

Untuk mengumpulkan nama secara online, klik Bagikan. Menambahkan relawan lewat email dengan akses Editor adalah pilihan paling aman. Kalau Anda mengubah akses umum menjadi "Siapa saja yang memiliki link" sebagai Editor, siapa pun yang menerima link bisa mengubah atau menghapus isian orang lain, jadi periksa File > Histori versi kalau ada yang hilang. Bila jawaban harus tetap pribadi atau pesertanya sangat banyak, formulir online yang tersambung ke spreadsheet lebih cocok daripada dokumen bersama.

Ide daftar pendaftaran: acara, jadwal, kelas, dan organisasi

• Daftar bawaan untuk acara makan bersama: kolom Nama, Hidangan, Makanan utama atau pencuci mulut, dan Catatan alergi, supaya tidak ada lima orang yang membawa hidangan sama.
• Daftar jadwal: tulis jam lebih dulu di kolom Sesi (misalnya konsultasi wali kelas setiap 15 menit) lalu biarkan orang menambahkan nama.
• Pendaftaran ekstrakurikuler atau organisasi: pakai Nama, Kelas, Email, dan satu kolom untuk ukuran kaus atau pengalaman.
• Jadwal piket atau kerja bakti: tulis tanggal di kolom Sesi dan satu keluarga atau satu warga per baris.

Pasangkan lembar ini dengan checklist siap cetak untuk tugas yang Anda bagi, dan kalender bulanan untuk menunjukkan tanggalnya. Kalau acaranya perlu undangan, lihat template undangan. Alat perencanaan lainnya ada di bagian template perencanaan.

Tanya jawab template daftar pendaftaran Google Docs

Apakah template daftar pendaftaran ini gratis?

Ya. Buat salinan ke Google Drive atau download PDF-nya lalu cetak, tanpa biaya dan tanpa mendaftar selain akun Google Anda.

Bisakah orang mengisi daftar ini secara online?

Bisa. Bagikan Doc dengan akses Editor dan setiap orang mengetik datanya di baris yang kosong. Beberapa orang bisa mengedit bersamaan, dan Anda melihat perubahannya saat itu juga.

Bisakah dipakai sebagai daftar hadir kegiatan?

Bisa. Ganti kolom Sesi dan Tugas dengan Instansi atau Jabatan dan Tanda tangan, lalu cetak satu lembar per meja registrasi. Untuk daftar hadir yang dijadikan lampiran laporan atau LPJ, ikuti format yang diminta lembaga Anda.

Sebaiknya pakai Google Docs atau Google Formulir?

Google Doc cepat disiapkan, mudah dicetak, dan memperlihatkan sesi mana yang sudah terisi. Formulir lebih cocok untuk kelompok besar atau ketika peserta tidak boleh melihat kontak satu sama lain.

Berapa orang yang muat dalam satu halaman?

Template ini punya dua belas baris bernomor dalam satu halaman A4. Tambahkan baris untuk lebih banyak orang, atau cetak beberapa salinan dan beri nomor 1 sampai 12, 13 sampai 24, dan seterusnya.