Projectvoorstel template voor Google Docs: voorbeeld met planning en kosten

Deze projectvoorstel template is een echt Google Doc waarmee je een opdrachtgever in één pagina laat zien welk probleem je oplost, hoe je dat doet, hoe lang het duurt en wat het kost. Je bekijkt het voorbeeld hier, maakt een kopie in je Drive en past het aan voor je eigen project. Het is geschreven voor freelancers, bureaus en kleine bedrijven, maar werkt ook voor een intern voorstel aan je leidinggevende. Download het als .docx voor Word of als PDF om direct te versturen.

Wat dit voorbeeld projectvoorstel bevat

Het voorbeeld is een voorstel van een verzonnen webstudio, Pixelmolen Studio, aan een bakkerij die online bestellen wil invoeren. De opbouw volgt de vragen die een opdrachtgever zich stelt.

• Kopband en titel. PROJECTVOORSTEL met daaronder de naam van het project: "Nieuw online bestellen voor Varen & Bloem".
• Gegevens. Opgesteld door, Opgesteld voor en Datum, als label en waarde.
• De uitdaging. Twee zinnen over het probleem van de klant: bestellingen komen tijdens de ochtendspits telefonisch binnen, wat personeel ophoudt en gemiste gesprekken oplevert.
• Onze aanpak. Een genummerde lijst met drie onderdelen van de oplossing: een bestelpagina met afhaaltijden, een dagelijkse bestellijst om 6.00 uur en een trainingssessie.
• Planning en investering. Een tabel met Fase, Duur en Kosten, gevolgd door een totaalregel exclusief btw.
• Volgende stappen. Eén alinea die uitlegt hoe de klant akkoord geeft en wat er daarna gebeurt.

Namen en bedragen in het voorbeeld zijn verzonnen.

Een projectvoorstel schrijven dat wordt goedgekeurd

Een goed voorstel gaat meer over de klant dan over jezelf. Houd deze volgorde aan:

1. Beschrijf het probleem in de woorden van de klant. Gebruik wat je in het kennismakingsgesprek hoorde. Herkent de lezer zijn eigen situatie, dan leest hij verder.
2. Maak de aanpak concreet. Noem wat je oplevert, niet alleen wat je gaat doen. "Een bestelpagina met afhaaltijden" is duidelijker dan "digitale optimalisatie".
3. Verdeel het werk in fasen. Een opdrachtgever ziet zo wat er wanneer klaar is en kan per fase beslissen. De tabel in het voorbeeld heeft drie fasen met duur en kosten.
4. Wees duidelijk over de prijs. Vermeld of bedragen inclusief of exclusief btw zijn, en wat er niet in de prijs zit, zoals hosting of extra correctierondes.
5. Sluit af met één volgende stap. Vraag om een akkoord per e-mail, een handtekening of een gesprek. Zet er een datum bij als je planning dat vraagt.
6. Houd het kort. Een voorstel van één of twee pagina's wordt eerder gelezen dan een document van tien. Details kun je in een bijlage zetten.

Een projectvoorstel is geen contract. Leg afspraken over aansprakelijkheid, eigendom en betaling vast in algemene voorwaarden of een overeenkomst, en laat die zo nodig nakijken. Deze template is geen juridisch advies.

Het projectvoorstel aanpassen in Google Docs

Klik op Dit sjabloon gebruiken of kies in het voorbeeld Bestand > Een kopie maken. De uitleg over het kopiëren van een Google Doc laat zien hoe dat gaat.

• Fasen toevoegen. Klik met de rechtermuisknop in de tabel en kies Rij hieronder invoegen. Reken het totaal zelf na, want een tabel in Google Docs telt niet automatisch op.
• Logo en huisstijl. Zet je logo in de kopband met Invoegen > Afbeelding en pas kleuren aan via de werkbalk of Opmaak > Alineastijlen.
• Extra onderdelen. Heb je een kop nodig voor Uitgangspunten of Over ons, kopieer dan een bestaande kop en alinea, zodat de opmaak gelijk blijft.
• Papier. Het document staat op A4. Controleer de marges via Bestand > Pagina-instelling.

Het voorstel delen, bespreken en exporteren

Stuur een klant bij voorkeur een PDF: kies Bestand > Downloaden > PDF-document (.pdf). De opmaak blijft dan gelijk en de prijzen kunnen niet per ongeluk worden aangepast. Werkt de klant liever in Word, download dan Microsoft Word (.docx).

Wil je het voorstel eerst intern laten lezen, deel het document dan met reageerrechten via Delen. Collega's plaatsen opmerkingen via Invoegen > Opmerking of stellen wijzigingen voor in de modus Voorstellen. Met Bestand > Versiegeschiedenis zie je later welke versie je hebt verstuurd.

Voorstel voor een evenement, subsidie of dienst

• Evenement. Zet in de uitdaging het doel van het evenement en verdeel de planning in voorbereiding, uitvoering en nazorg.
• Subsidieaanvraag of fondsaanvraag. Gebruik de opbouw als basis, maar volg altijd het format en de eisen van het fonds. Voor een langere onderbouwing past een ondernemingsplan beter.
• Dienstverlening. Voor een losse klus met materialen en uren is een offerte vaak passender. Het voorstel is sterker als je een oplossing moet uitleggen.
• Intern voorstel. Vervang de kosten door benodigde uren en middelen en richt het voorstel aan je leidinggevende of het managementteam.

Is het voorstel akkoord, dan sluit onze factuur template aan op dezelfde fasen. Meer documenten staan bij de zakelijke templates.

Vragen over het projectvoorstel

Wat is het verschil tussen een projectvoorstel en een offerte?

Een offerte noemt vooral prijzen voor afgebakende werkzaamheden. Een projectvoorstel legt daarnaast het probleem en de aanpak uit en overtuigt de lezer van de oplossing. Vaak volgt de offerte of opdrachtbevestiging na een goedgekeurd voorstel.

Hoe lang moet een projectvoorstel zijn?

Voor een kleine of middelgrote opdracht zijn één tot drie pagina's genoeg. Dit voorbeeld past op één A4. Grote aanbestedingen hebben eigen eisen aan lengte en opbouw.

Is deze projectvoorstel template gratis?

Ja. Bekijken, kopiëren en downloaden als .docx of PDF kost niets, ook voor commercieel gebruik in je eigen voorstellen.

Kan ik het voorstel in Word bewerken?

Ja. Download de .docx-versie en open die in Microsoft Word. Controleer na het openen de kolombreedtes van de kostentabel.

Moet ik btw vermelden in een projectvoorstel?

Vermeld duidelijk of bedragen inclusief of exclusief btw zijn, zodat er geen misverstanden ontstaan. Welk tarief geldt, hangt af van je dienst; controleer dat bij de Belastingdienst of je boekhouder.