Oferta handlowa: wzór oferty projektu dla klienta w Google Docs

Ten wzór oferty handlowej to prawdziwy dokument Google do przedstawienia klientowi projektu na jednej lub dwóch stronach. Freelancerzy, studia, konsultanci i małe agencje mogą obejrzeć go na tej stronie, skopiować na Dysk Google i przepisać przykład własnymi słowami, a potem wysłać ofertę jako PDF, plik Word albo udostępniony link.

Co zawiera wzór oferty handlowej w Google Docs

Przykład przygotowało fikcyjne Studio Pikselnia, które proponuje zamówienia online Piekarni Pod Dębem. Kolejność odpowiada temu, czego szuka zapracowany klient: co jest nie tak, co zrobisz, kiedy, za ile i co dalej.

• Pasek i tytuł projektu. „Oferta projektu” na pasku w nagłówku, a pod nim tytuł nazywający efekt, a nie usługę: „Zamówienia online dla Piekarni Pod Dębem”.
• Dane oferty. Przygotowało, Dla i Data, żeby dokument był zrozumiały także po przesłaniu dalej.
• Wyzwanie. Jedno, dwa zdania opisujące problem klienta jego językiem. W przykładzie zamówienia telefoniczne w porannym szczycie angażują pracowników, a część połączeń zostaje bez odpowiedzi.
• Nasze podejście. Numerowana lista konkretnych kroków: prosta strona zamówień z godzinami odbioru, codzienna lista zamówień wysyłana do kuchni o 6:00 i szkolenie zespołu.
• Harmonogram i koszt. Tabela z kolumnami Etap, Czas i Cena dla projektu, wykonania z testami oraz szkolenia z uruchomieniem, a pod nią suma: „Razem netto 22 400 zł”.
• Następne kroki. Akapit zamykający, który mówi klientowi dokładnie, co zrobić, żeby ruszyć z projektem.

Struktura jest celowo krótka. Zwięzłą ofertę łatwiej zaakceptować niż długi katalog, a szczegóły zawsze możesz dołączyć jako załącznik.

Jak napisać ofertę handlową, którą klient zaakceptuje

1. Zacznij od problemu klienta. Wykorzystaj to, co usłyszałeś na pierwszym spotkaniu. Jeśli w części „Wyzwanie” użyjesz słów klienta, będzie wiedział, że go słuchałeś.
2. Nazwij efekt w tytule. „Zamówienia online” mówi więcej niż „Oferta wykonania strony internetowej”. Dopisz też nazwę klienta.
3. Opisz podejście w trzech do pięciu krokach. Każdy krok klient powinien umieć sobie wyobrazić. Unikaj żargonu: osoba, która podpisze, może nie być tą, z którą rozmawiałeś.
4. Wyceniaj etapami. Cena za etap pokazuje, na co idą pieniądze, i pozwala klientowi ograniczyć zakres zamiast rezygnować. Tabele w Dokumentach Google nie liczą, więc sprawdź, czy etapy sumują się do kwoty łącznej.
5. Napisz, czego oferta nie obejmuje. Pod podejściem dodaj zdanie o tym, co klient może uznać za wliczone, na przykład pisanie treści czy hosting.
6. Podaj ceny netto lub brutto konsekwentnie. Wzór pokazuje kwoty netto. Jeśli jesteś płatnikiem VAT, dopisz stawkę i kwotę brutto albo zaznacz, że do cen doliczy się podatek.
7. Zakończ jednym działaniem. „Odpisz, aby potwierdzić zakres” działa lepiej niż ogólne zaproszenie do rozmowy.

W polskim prawie oferta może wiązać tego, kto ją składa. Jeśli dokument ma być tylko informacją handlową, zaznacz to i podaj termin ważności oferty, a przy większych zleceniach podpiszcie osobną umowę. Sprawdź wymagania obowiązujące Twoją firmę. Ten wzór nie jest poradą prawną.

Jak dostosować wzór oferty w Google Docs

Wybierz Użyj tego szablonu na tej stronie albo otwórz podgląd i kliknij Plik > Utwórz kopię. Kopia trafi na Twój Dysk i jest w pełni edytowalna. Każdy krok pokazuje poradnik jak skopiować dokument Google.

• Dopasuj do swojej marki. Kolor paska i czcionki zmienisz na pasku narzędzi, a wszystkie nagłówki naraz przez Format > Style akapitu. Logo dodasz przez Wstaw > Obraz.
• Dodawaj sekcje według potrzeb. Skopiuj istniejący nagłówek z akapitem, żeby dodać bloki „O nas”, „Realizacje” czy „Warunki”. Zachowaj styl nagłówka, żeby konspekt był uporządkowany.
• Edytuj tabelę cen. Prawym przyciskiem wstawisz lub usuniesz etapy. Kolumnę „Czas” możesz zamienić na „Termin”, jeśli wolisz daty kalendarzowe.
• Korzystaj z konspektu. Widok > Pokaż konspekt pozwala przeskakiwać między sekcjami podczas pisania.
• Sprawdź format papieru. Dokument ma format A4. Marginesy zmienisz w Plik > Ustawienia strony.

Oferta handlowa w PDF lub Word: komentarze i wysyłka

Oferta często przechodzi rundę uwag. Udostępnij kopię klientowi przyciskiem Udostępnij z prawem komentowania. Klient zaznaczy fragment i doda uwagę przez Wstaw > Komentarz, a Ty odpowiesz i oznaczysz ją jako rozwiązaną. Włącz tryb Proponowanie (menu z ołówkiem w prawym górnym rogu), jeśli chcesz, żeby zmiany pojawiały się jako propozycje do przyjęcia lub odrzucenia.

Wersję ostateczną wyślij jako PDF: Plik > Pobierz > Dokument PDF (.pdf). Jeśli klient pracuje w Microsoft Word, wybierz Plik > Pobierz > Microsoft Word (.docx) albo użyj przycisków pobierania na tej stronie dla pustego wzoru. Plik > Historia wersji zapisuje, co zmieniło się między wersjami roboczymi.

Propozycja współpracy, oferta na usługi i inne warianty

• Oferta na usługi i dla agencji. Układ w obecnej postaci: problem, podejście, ceny za etapy. Po akceptacji etapy staną się pozycjami na fakturze.
• Oferta na organizację wydarzenia. Zmień „Wyzwanie” na „Wydarzenie”, plan rozpisz jako przebieg dnia, a salę, catering i obsługę wyceń jako etapy.
• Wniosek o dofinansowanie lub budżet wewnętrzny. Zamiast „Naszego podejścia” wpisz cele i działania, a tabelę cen zamień na budżet według pozycji. Grantodawcy zwykle mają własny formularz, więc trzymaj się go, jeśli istnieje.
• Prace remontowe i usługowe. Przy prostym zleceniu z ceną, bez przekonywania klienta, szybciej przeczyta on kosztorys.

Planujesz całą firmę, a nie pojedynczy projekt? Biznes plan obejmuje rynek, działalność i finanse. Więcej wzorów znajdziesz w kategorii dokumenty firmowe.

Wzór oferty handlowej: najczęstsze pytania

Czy Google Docs ma szablon oferty?

Galeria szablonów Google (Plik > Nowy > Z galerii szablonów) zawiera kilka układów ofert, głównie po angielsku. Ten wzór to osobny, darmowy dokument po polsku, który kopiujesz z tej strony, z wypisanym przykładem gotowej oferty.

Jak długa powinna być oferta handlowa?

Na tyle długa, żeby opisać problem, plan, cenę i następny krok. Przy większości małych projektów to jedna, dwie strony. Realizacje i szczegóły techniczne przenieś do załącznika.

Czym oferta różni się od kosztorysu?

Kosztorys to przede wszystkim wyceniona lista prac. Oferta wyjaśnia też problem klienta i to, dlaczego Twoje podejście go rozwiązuje, co ma znaczenie, gdy konkurujesz o zlecenie.

Czy klient może podpisać ofertę w Google Docs?

Możesz dodać miejsce na podpis i poprosić klienta o wydruk, podpis i skan albo o potwierdzenie e-mailem. Przy formalnych ustaleniach użyj osobnej umowy lub narzędzia do podpisu elektronicznego.

Czy wzór oferty handlowej jest darmowy?

Tak. Podgląd, kopiowanie na Dysk i pobieranie jako .docx lub PDF są bezpłatne. Możesz używać wzoru w pracy z własnymi klientami.