Briefpapier template voor Google Docs: zakelijk briefpapier maken

Met deze briefpapier template zet je in een paar minuten zakelijk briefpapier in je eigen huisstijl op. Het is een echt Google Doc met een briefhoofd, contactgegevens en een voorbeeldbrief op A4. Je bekijkt het hier, kopieert het met één klik naar je Drive en gebruikt het voor elke brief, offerte of verklaring die je verstuurt. Werk je in Word, download dan de .docx-versie; voor een vaste versie kies je PDF.

Wat dit briefpapier in Google Docs bevat

Het voorbeeld is het briefpapier van een verzonnen architectenbureau, Architectenbureau Noordveld. De opbouw volgt de gewoonte voor Nederlandse zakelijke brieven.

• Briefhoofd in twee kolommen. Links de bedrijfsnaam in hoofdletters met daaronder een korte omschrijving: "Bureau voor woningen en kleine gebouwen". Rechts het blok CONTACT met adres, e-mailadres en telefoonnummer.
• Scheidingslijn. Een dunne lijn onder het briefhoofd.
• Plaats en datum. "Voorbeeldstad, 15 oktober 2026".
• Adres van de ontvanger. Naam, straat en postcode met plaats, op drie regels.
• Uitleg in de brieftekst. De voorbeeldtekst zegt zelf hoe je het briefpapier gebruikt: laat briefhoofd en voettekst staan, vervang de tekst en bewaar voor elke nieuwe brief een kopie.
• Aanhef, brieftekst en afsluiting. Een voorbeeldtekst die uitlegt hoe je het briefpapier gebruikt, gevolgd door "Met vriendelijke groet," en naam en bedrijf.

Alle namen en adressen in het voorbeeld zijn verzonnen.

Zakelijk briefpapier goed invullen

Briefpapier is het visitekaartje van je bedrijf op papier. Deze punten helpen om het goed op te zetten:

1. Vermeld de verplichte gegevens. Ben je ingeschreven bij de Kamer van Koophandel, dan zet je je KvK-nummer op zakelijke brieven. Veel ondernemers voegen ook hun btw-identificatienummer en IBAN toe. Controleer bij de KvK welke gegevens voor jouw rechtsvorm nodig zijn.
2. Houd het briefhoofd rustig. Naam, logo en contactgegevens zijn genoeg. Een slogan of lange dienstenlijst maakt het briefhoofd druk.
3. Kies één lettertype voor de brief. Gebruik het lettertype van je huisstijl voor het briefhoofd en een goed leesbaar lettertype voor de tekst.
4. Laat ruimte voor de inhoud. Het briefhoofd neemt niet meer dan een kwart van de pagina in.
5. Gebruik een vaste opbouw voor de brief. Plaats en datum, adres, betreft-regel indien nodig, aanhef, tekst en afsluiting. Lezers vinden dan snel wat ze zoeken.
6. Bewaar een lege basisversie. Typ nooit over je enige exemplaar. Maak voor elke brief een kopie.

Briefpapier maken in Google Docs met deze template

Klik op Dit sjabloon gebruiken of kies Bestand > Een kopie maken in het voorbeeld. Hoe dat gaat, lees je in de uitleg over het kopiëren van een Google Doc.

• Logo toevoegen. Klik in de linkerkolom van het briefhoofd en kies Invoegen > Afbeelding. Zet de afbeelding op "In lijn" zodat ze in de kolom blijft staan.
• Huisstijlkleuren. Selecteer de bedrijfsnaam of de lijn en kies je kleur via de werkbalk. Met Opmaak > Alineastijlen leg je het lettertype voor alle tekst vast.
• Briefhoofd op elke pagina. Wordt een brief langer dan één pagina, verplaats het briefhoofd dan naar de koptekst via Invoegen > Kop- en voettekst. Dan staat het op elke pagina.
• Voettekst met bedrijfsgegevens. Zet KvK-nummer, btw-nummer en IBAN klein in de voettekst. Zo blijft het briefhoofd overzichtelijk.
• Papier. Het document staat op A4. Marges controleer je via Bestand > Pagina-instelling. Laat links genoeg ruimte als brieven in een vensterenvelop gaan.

Briefpapier printen, exporteren en delen

Kies Bestand > Downloaden > PDF-document (.pdf) om een brief per e-mail te versturen. Een PDF ziet er bij de ontvanger precies zo uit als bij jou. Voor een brief per post print je met Bestand > Afdrukken op gewoon A4-papier; laat de schaal op 100% staan.

Werken collega's in Word, download dan Microsoft Word (.docx) en sla het op als hun sjabloon. Binnen Google Workspace deel je de basisversie met leesrechten via Delen; iedereen maakt er een eigen kopie van. Zo blijft de huisstijl in alle brieven gelijk.

Briefpapier voor zzp, vereniging of privé

• Zzp'er of kleine onderneming. Gebruik je handelsnaam en je eigen naam, met KvK-nummer in de voettekst. Hetzelfde briefhoofd kun je overnemen op je factuur en offerte.
• Vereniging of stichting. Zet de naam van de organisatie en het secretariaatsadres in het briefhoofd en de namen van het bestuur in de voettekst.
• Persoonlijk briefpapier. Je naam en adres bovenaan voor brieven aan instanties, een verhuurder of een school.
• Interne mededelingen. Voor een kort bericht aan collega's past een memo beter dan een brief.

Meer documenten voor je bedrijf vind je bij de zakelijke templates.

Vragen over het briefpapier

Is deze briefpapier template gratis?

Ja. Bekijken, kopiëren en downloaden als .docx of PDF kost niets, ook voor gebruik in je eigen bedrijf.

Kan ik het briefpapier in Word gebruiken?

Ja. Download de .docx-versie en open die in Microsoft Word. Sla het daarna op als Word-sjabloon (.dotx) om voor elke brief een nieuw document te starten.

Wat moet er op zakelijk briefpapier staan?

In ieder geval je bedrijfsnaam, adres en contactgegevens. Ondernemers die bij de KvK zijn ingeschreven, vermelden ook hun KvK-nummer. Btw-nummer en IBAN zijn gebruikelijk als je ook facturen of offertes op je briefpapier stuurt.

Hoe zet ik mijn logo in het briefhoofd?

Kies Invoegen > Afbeelding en upload je logo. Gebruik een PNG met transparante achtergrond voor het netste resultaat, en verklein het tot het in de kolom past.

Kan ik briefpapier laten drukken?

Ja. Verwijder de brieftekst, houd alleen het briefhoofd en de voettekst over en lever de PDF aan bij een drukkerij. Vraag welke marges en welk papier ze adviseren.

Past het adres in een vensterenvelop?

Het adres staat onder het briefhoofd aan de linkerkant. Vouw een proefprint en houd hem in je envelop om te zien of het adres in het venster valt. Schuif het adresblok zo nodig op met extra witregels of een andere marge.