Offerta commerciale e proposta di progetto: modello per Google Docs

Questo modello di offerta commerciale è un vero documento Google per proporre un progetto a un cliente in una o due pagine. Liberi professionisti, studi, consulenti e piccole agenzie possono vederlo in anteprima in questa pagina, copiarlo in Google Drive e riscrivere l'esempio con parole proprie prima di inviarlo come PDF o come link condiviso. È disponibile anche in Word (.docx).

Che cosa contiene il modello di proposta commerciale per Google Docs

L'esempio è scritto per uno studio web fittizio, Studio Ramo, che propone un sistema di ordini online al Panificio Spiga d'Oro. Segue l'ordine in cui un cliente con poco tempo vuole leggere: che cosa non va, che cosa farai, in quanto tempo, a quale prezzo e che cosa succede dopo.

• Fascia e titolo del progetto. «Proposta di progetto» nella fascia in alto, poi un titolo che indica il risultato e non il servizio: «Un nuovo sistema di ordini online per il Panificio Spiga d'Oro».
• Dati della proposta. Preparata da, Preparata per e Data, così il documento si capisce anche se viene inoltrato.
• La sfida. Una o due frasi che descrivono il problema del cliente con le sue parole. Nell'esempio: gli ordini per telefono nell'ora di punta del mattino impegnano il personale e fanno perdere chiamate.
• Il nostro approccio. Un elenco numerato di passi concreti: una pagina di ordinazione con gli orari di ritiro, l'elenco degli ordini che arriva in laboratorio ogni mattina e una sessione di formazione.
• Tempi e investimento. Una tabella con Fase, Durata e Compenso per ogni fase (progettazione, sviluppo e test, formazione e avvio) e una riga di totale con la dicitura «IVA esclusa».
• Prossimi passi. Un paragrafo finale che dice al cliente che cosa fare per andare avanti.

La struttura è volutamente corta. Una proposta mirata si approva più facilmente di una lunga presentazione, e i dettagli si possono sempre allegare.

Come scrivere un'offerta commerciale che viene accettata

1. Parti dal problema del cliente. Usa quello che ti ha detto al primo incontro. Se in «La sfida» riprendi le sue stesse parole, capisce che l'hai ascoltato.
2. Indica il risultato nel titolo. «Un nuovo sistema di ordini online» dice più di «Proposta di sviluppo sito web». Inserisci anche il nome del cliente.
3. Tieni l'approccio fra tre e cinque passi. Ogni passo deve essere qualcosa che il cliente riesce a figurarsi in concreto. Evita il gergo interno: chi firma potrebbe non essere la persona che hai incontrato.
4. Dai un prezzo per fase. Un compenso per ogni fase mostra dove vanno i soldi e lascia al cliente la possibilità di ridurre il lavoro invece di rinunciare. Le tabelle di Google Docs non calcolano, quindi controlla che le fasi diano il totale e scrivi chiaramente se gli importi sono IVA inclusa o esclusa.
5. Scrivi che cosa è escluso. Aggiungi sotto l'approccio una frase per tutto ciò che il cliente potrebbe dare per scontato, come i testi del sito o l'hosting.
6. Chiudi con un'azione chiara. «Rispondi per confermare l'ambito del lavoro» o «Firma e rimanda questa pagina» funziona meglio di un generico invito a sentirsi.

Una proposta descrive un'intenzione; se il lavoro richiede condizioni vincolanti usa un contratto scritto separato e verifica che cosa vale per la tua attività. Questo modello non costituisce consulenza legale o fiscale.

Personalizzare la proposta di progetto in Google Docs

Scegli Usa questo modello in questa pagina oppure apri l'anteprima e seleziona File > Crea una copia. La copia finisce nel tuo Drive ed è del tutto modificabile. La guida su come copiare un documento Google mostra ogni passaggio.

• Adattala al tuo marchio. Cambia colore della fascia e caratteri dalla barra degli strumenti, oppure aggiorna tutti i titoli in una volta con Formato > Stili di paragrafo. Aggiungi il logo con Inserisci > Immagine.
• Aggiungi sezioni se servono. Copia un titolo e un paragrafo esistenti per creare blocchi come «Chi siamo», «Un caso simile» o «Condizioni». Mantieni lo stile del titolo così la struttura resta ordinata.
• Modifica la tabella dei compensi. Tasto destro su una riga per inserire o togliere fasi. Rinomina «Durata» in «Date» se preferisci indicare giorni di calendario.
• Usa la struttura del documento. Apri Visualizza > Mostra struttura per spostarti tra le sezioni mentre scrivi.
• Controlla il formato carta. Il documento è in A4; puoi cambiarlo in File > Impostazione pagina se un cliente estero lavora in Letter.

Condividere, commentare ed esportare l'offerta in PDF o Word

Le proposte passano spesso per un giro di osservazioni. Condividi la tua copia con il cliente dal pulsante Condividi e dagli l'accesso come commentatore: può evidenziare una riga e aggiungere una nota con Inserisci > Commento, e tu puoi rispondere e risolvere ogni commento. Attiva la modalità Suggerimento (il menu con la matita in alto a destra) se vuoi che le modifiche compaiano come proposte da accettare o rifiutare.

Per la versione definitiva invia un PDF: File > Scarica > Documento PDF (.pdf). Se il cliente lavora in Microsoft Word scegli File > Scarica > Microsoft Word (.docx), oppure usa i pulsanti di download di questa pagina per il modello vuoto. File > Cronologia versioni tiene traccia di che cosa è cambiato tra una bozza e l'altra.

Esempi di offerta: servizi, eventi, bandi e lavori

• Offerte di servizi e di agenzia. L'impostazione così com'è: problema, approccio, compensi per fase. Una volta approvata, le fasi diventano righe della tua fattura.
• Proposte per eventi. Rinomina la sfida in «L'evento», descrivi il piano come scaletta e metti a prezzo location, catering e personale come fasi.
• Bandi e richieste di finanziamento interne. Sostituisci «Il nostro approccio» con obiettivi e attività e la tabella dei compensi con un budget per voce. Gli enti finanziatori di solito impongono un proprio formato: se esiste, seguilo.
• Lavori di artigiani e imprese. Per un lavoro semplice da quotare senza bisogno di convincere, il modello di preventivo è più rapido da leggere per il cliente.

Stai pianificando un'intera attività e non un singolo progetto? Il modello di business plan copre mercato, organizzazione e conti. Altri documenti aziendali per Google Docs sono nella stessa raccolta.

Modello di offerta commerciale: domande frequenti

Google Docs ha un modello di proposta commerciale?

La galleria modelli di Google (File > Nuovo > Dalla galleria dei modelli) include alcune impaginazioni di proposta. Questo è un documento separato e gratuito che copi da questa pagina, con un esempio già scritto per vedere una proposta finita.

Quanto deve essere lunga una proposta di progetto?

Quanto basta per spiegare problema, piano, prezzo e prossimo passo. Per la maggior parte dei piccoli progetti bastano una o due pagine. Casi di studio e dettagli tecnici vanno in allegato.

Che differenza c'è tra offerta commerciale e preventivo?

Il preventivo è soprattutto un elenco di lavori con i prezzi. La proposta spiega anche il problema del cliente e perché il tuo approccio lo risolve, cosa che conta quando sei in concorrenza con altri.

Il cliente può firmare la proposta in Google Docs?

Puoi aggiungere una riga per la firma e chiedere al cliente di stamparla, firmarla e scansionarla, oppure di confermare via email. Per accordi formali usa un contratto separato o uno strumento di firma elettronica.

Il modello di offerta commerciale è gratis?

Sì. Puoi vederlo in anteprima, copiarlo nel tuo Drive o scaricarlo in .docx e PDF senza costi, e usarlo per il tuo lavoro con i clienti.