Zakelijke templates voor Google Docs

Deze zakelijke templates voor Google Docs dekken het papierwerk dat een kleine onderneming of zzp'er elke week maakt: documenten die om geld vragen, documenten die het vastleggen, en documenten die plannen, overtuigen of rapporteren. Elk is een echt Google Doc op A4 met verzonnen voorbeeldgegevens, zodat je het kunt bekijken, naar je Drive kunt kopiëren en de voorbeeldtekst kunt vervangen door je eigen bedrijfsnaam, prijzen en voorwaarden. Alles is ook te downloaden als Word-bestand of PDF.

Factuur en offerte sjablonen: van prijsopgave tot betaling

Drie documenten volgen een opdracht van prijsopgave tot betaling. De offerte beschrijft het werk, met een tabel met regels, totalen en een regel waarop de klant akkoord geeft. De factuur gebruikt dezelfde tabel met een factuurnummer, factuur- en vervaldatum en een blok voor je betaalgegevens. Het betalingsbewijs bevestigt dat het geld binnen is, met de betaalde posten, het totaal en een regel voor een handtekening.

Omdat de drie dezelfde opmaak hebben, ziet een klant die ze alle drie ontvangt één herkenbare stijl. Vul je kopband één keer in bij de offerte en neem dezelfde naam, hetzelfde adres en dezelfde kleuren over in factuur en betalingsbewijs. Btw-regels, nummering en wat er verplicht op een factuur moet staan verschillen per situatie, dus controleer ze bij de Belastingdienst of je boekhouder. Deze documenten zijn opmaak, geen fiscaal of juridisch advies.

Ondernemingsplan, voorstel en rapport in Google Docs

Moet je iemand overtuigen, dan telt de opbouw meer dan de vormgeving. Het ondernemingsplan loopt door acht genummerde hoofdstukken, van samenvatting tot financieringsbehoefte, met een kleine financiële tabel die je vervangt door je eigen prognose. Het projectvoorstel gaat van de vraag van de klant naar je aanpak, een planning met prijstabel en duidelijke vervolgstappen. Het rapport opent met een samenvatting en kerncijfers en zet daarna bevindingen en genummerde aanbevelingen op een rij, een opzet die werkt voor kwartaalupdates en projectevaluaties.

Kantoordocumenten: memo en briefpapier

Voor interne en uitgaande correspondentie gebruikt het memo het klassieke blok met aan, van, datum en onderwerp boven een korte tekst, en het briefpapier geeft elke brief dezelfde kop met je huisstijl en contactgegevens. Zet een kopie van het briefpapier in een gedeelde Drive-map, dan beginnen collega's elke brief daarmee in plaats van de kop steeds opnieuw te bouwen.

Zakelijke sjablonen in Google Docs inrichten voor je bedrijf

1. Kopieer eerst één template. Begin met het document dat je het vaakst verstuurt, meestal de factuur of de offerte, en klik op de pagina daarvan op Dit sjabloon gebruiken.
2. Stel je huisstijl één keer in. Vervang de bedrijfsnaam in de kopband, verander de kleur van de band met de opvulkleur en het lettertype van de koppen via Opmaak > Tekst. Gebruik in elke kopie dezelfde keuzes.
3. Bewaar een basisversie in een gedeelde map. Geef de bewerkte kopie een herkenbare naam, zet hem in een gedeelde Drive-map en maak nieuwe documenten met Bestand > Een kopie maken, zodat het origineel nooit wordt overschreven.
4. Exporteer om te versturen. Klanten buiten Google Workspace ontvangen meestal liever een PDF: Bestand > Downloaden > PDF-document. Moet iemand in Word verder, download dan een .docx.

De uitleg een Google Doc kopiëren beschrijft kopiëren, downloaden en delen stap voor stap.

Templates in Google Docs of boekhoudsoftware?

Een documenttemplate is het eenvoudigste hulpmiddel voor een onderneming die een paar facturen of offertes per maand verstuurt: geen abonnement, niets te leren en volledige controle over de tekst. Boekhoud- of factuursoftware wordt interessanter zodra je automatische nummering, betalingsherinneringen, online betalen of btw-overzichten nodig hebt, want een Google Doc rekent en volgt zelf niets. Veel kleine ondernemers gebruiken allebei en houden de versies in Google Docs voor losse offertes, voorstellen en rapporten.