社内文書（社内連絡メモ）のテンプレート（Googleドキュメント）

この社内文書のテンプレートは、社内の全員や特定の部署に、決まったことや依頼を短く正確に伝えるための社内連絡メモです。宛先、発信者、日付、件名を上部にそろえ、その下に本文を書く、日本の社内文書の基本的な形に沿っています。本物のGoogleドキュメントなので、このページでプレビューし、ワンクリックでコピーして書き換えられます。Word（.docx）やPDFでのダウンロードにも対応しています。

社内連絡メモのテンプレートに入っているもの

例文は、総務課が全社員に休業日を知らせる架空の通知です。社内通知に必要な要素が、最小限の分量でそろっています。

• 見出しの帯。「社内連絡」と書かれた色帯で、ひと目で社内向けの文書だとわかります。
• 宛先・発信者・日付・件名。4つの項目を表の形で並べています。例文では宛先が「全社員」、発信者が「総務課 長谷川 理沙」、件名が「11月26日の休業について」です。
• 区切り線。見出しの情報と本文を分ける細い線です。
• 本文。何が決まったか、読み手に何をしてほしいか、期限はいつかを、3つの短い段落で伝えます。

A4用紙1枚に収まり、余白も十分にあるので、印刷して掲示板に貼る使い方にも向いています。

伝わる社内文書・通知文の書き方

社内文書は、社外向けの文書ほど丁寧なあいさつは必要ありません。その代わり、結論が早く、誤解のないことが求められます。

1. 件名だけで内容がわかるようにする。「お知らせ」ではなく「11月26日の休業について」のように、日付と用件を入れます。メールで送るときも、件名をそのまま使えます。
2. 結論を最初の1文に書く。例文の本文は「11月26日（木）は事務所を休業とします」から始まります。理由や経緯は、必要なら後ろに回します。
3. 読み手にしてほしいことを具体的に書く。「打ち合わせや納品はこの日を避けてください」「11月20日までに連絡してください」のように、行動と期限をはっきりさせます。
4. 宛先と発信者を正確に書く。部署名と氏名を書けば、質問の連絡先が明確になります。
5. 日時や場所が多いときは記書きにする。本文の下に「記」と書き、日時、場所、対象者、持ち物などを箇条書きにして、最後を「以上」で締めると、日本の社内文書らしい読みやすい形になります。

文書番号で管理している会社では、日付の上に「総発第○号」などの番号の行を加えます。

Googleドキュメントで社内文書テンプレートを編集する

このページの「このテンプレートを使う」を押すか、プレビューを開いて「ファイル」>「コピーを作成」を選ぶと、ご自身のドライブに編集できるコピーができます。手順はGoogleドキュメントをコピーする方法で詳しく説明しています。

• 見出しの項目を変える。宛先などの表に行を加えたい場合は、表の中で右クリックして「下に行を挿入」を選びます。「写し」や「添付資料」の行を加える使い方もあります。
• 会社のロゴを入れる。色帯の中にカーソルを置き、「挿入」>「画像」でロゴを入れます。色帯の色は塗りつぶしの色ボタンで変えられます。
• 書体をそろえる。「表示形式」>「段落スタイル」で標準のテキストを更新すると、本文全体の書体がそろいます。
• 原本として残す。会社名や部署名を入れたコピーを原本にして、通知を出すたびに複製すると、社内文書の体裁が毎回そろいます。

社内通知を配布する・PDFで保存する

全員に確実に届けたいときは、「ファイル」>「ダウンロード」>「PDF ドキュメント（.pdf）」でPDFにしてメールやチャットに添付します。PDFなら後から内容が変わらないので、通知の記録として残せます。Wordで管理している部署には「Microsoft Word（.docx）」で渡せます。

社内でGoogle Workspaceを使っているなら、「共有」から組織内のユーザーに閲覧権限を付けてリンクを送る方法もあります。掲示板に貼る場合は「ファイル」>「印刷」で印刷し、問い合わせ先の部署名と内線番号が見えるようにしておきましょう。

休業のお知らせ、人事異動、依頼文など社内文書の文例

• 休業・営業時間の変更：例文のとおり、日付、影響、問い合わせ先の順に書きます。
• 人事異動の通知：件名を「人事異動について」とし、本文の下に記書きで氏名、新旧の所属、発令日を並べます。
• 提出物の依頼：何を、いつまでに、どこへ出すかを1段落にまとめ、様式があれば添付資料として書き添えます。
• 会議の決定事項の周知：会議の内容は議事録に残し、全員に知らせる必要がある結論だけをこの形式で通知します。

社外への手紙にはレターヘッド、数字を含む詳しい報告には報告書のテンプレートが向いています。そのほかのビジネス文書テンプレートもご覧ください。

社内文書テンプレートについてよくある質問

社内文書と社外文書の違いは何ですか？

社内文書は社内の人に向けた連絡で、時候のあいさつなどを省き、用件を簡潔に書くのが一般的です。取引先などに送る社外文書では、頭語や結語、あいさつ文を含めた丁寧な形式を使います。

社内文書のフォーマットに決まりはありますか？

法律で決まった形式はなく、会社ごとの規程に従います。多くの場合、宛先、発信者、日付、件名、本文、必要に応じて記書きと「以上」という構成で、このテンプレートもその形に沿っています。

Wordの社内文書テンプレートとしても使えますか？

使えます。.docx版をダウンロードしてMicrosoft Wordで開いてください。表と色帯はそのまま残ります。

メールで送る場合もこの形式は必要ですか？

短い連絡ならメール本文で十分です。全社への通知や、後から見返す必要のある決定事項は、この形式の文書にしてPDFで添付すると記録として残しやすくなります。