Ticari Belge Şablonları: Fatura, Teklif ve İş Planı

Bu ticari belge şablonları, küçük bir işletmenin ya da serbest çalışanın her hafta hazırladığı evrakı kapsar: para isteyen belgeler, ödemeyi kayda geçiren belgeler ve plan yapan, teklif sunan ya da rapor veren belgeler. Her biri hayali örnek bilgilerle hazırlanmış gerçek bir Google Dokümanlar belgesidir. Önizleyebilir, Drive'ınıza kopyalayabilir ya da Word (.docx) ve PDF olarak indirip yer tutucuları kendi işletme adınız, fiyatlarınız ve koşullarınızla değiştirebilirsiniz. Türkçe sürümler A4 kâğıda, Türk lirasına ve KDV satırına göre düzenlenmiştir.

Fatura, teklif ve makbuz: ödeme sürecinin ticari belgeleri

Üç belge, bir işin tekliften tahsilata kadar olan yolunu izler. Fiyat teklifi, yapılacak işi, kalem tablosunu, toplamları ve müşterinin onayı için imza satırını gösterir. Fatura örneği aynı tablo yapısını fatura numarası, düzenleme ve vade tarihleri ve ödeme bilgileri bölümüyle tekrar kullanır. Tahsilat makbuzu ise paranın ulaştığını, ödenen kalemleri, toplamları ve imza satırını kayda geçirir.

Üçü aynı düzeni paylaştığı için hepsini alan bir müşteri tutarlı bir kurumsal görünüm görür. Üst bant bilgilerinizi bir kez teklifte doldurun, sonra aynı adı, adresi ve renkleri fatura ile makbuza taşıyın. Türkiye'de vergi açısından geçerli fatura, Vergi Usul Kanunu kapsamında anlaşmalı matbaada basılmış belge ya da e-Fatura ve e-Arşiv Fatura olarak düzenlenir. Bu belgeler birer düzendir, mali veya hukuki tavsiye değildir; kendi durumunuzu mali müşavirinizle kontrol edin.

İş planı, teklif dosyası ve rapor şablonları

Amaç birini ikna etmek olduğunda yapı, tasarımdan daha önemlidir. İş planı örneği, yönetici özetinden finansman talebine kadar numaralı sekiz bölümden geçer ve kendi tahminlerinizle değiştireceğiniz küçük bir mali tablo içerir. Proje teklifi müşterinin ihtiyacından yaklaşımınıza, zaman planına, bütçe tablosuna ve net sonraki adımlara ilerler. Rapor bir özet ve temel rakamlarla açılır, ardından bulguları ve numaralı önerileri sıralar; üç aylık değerlendirmeler ya da proje incelemeleri için uygun bir biçimdir.

Ofis yazışmaları: iç yazı ve antetli kâğıt

Şirket içi ve dışı yazışmalar için iç yazı (memo), kısa bir metnin üstünde klasik Kime, Kimden, Tarih ve Konu bloğunu kullanır. Antetli kâğıt ise yazdığınız her mektuba iletişim bilgilerinizle aynı kurumsal başlığı verir. Antetli kâğıdın bir kopyasını paylaşılan bir Drive klasöründe tutarsanız çalışma arkadaşlarınız her mektuba başlığı yeniden kurmadan başlayabilir.

Ticari belge şablonlarını şirketiniz için Google Dokümanlar'da kurmak

1. Önce bir şablonu kopyalayın. En sık gönderdiğiniz belgeyle, genellikle fatura veya teklifle başlayın ve sayfasındaki Bu şablonu kullan düğmesine tıklayın.
2. Kurumsal görünümü bir kez ayarlayın. Üst banttaki işletme adını değiştirin, bant rengini dolgu aracıyla, başlık yazı tipini Biçim > Metin menüsünden güncelleyin. Her kopyada aynı seçimleri kullanın.
3. Ana kopyayı paylaşılan klasörde saklayın. Düzenlenmiş kopyayı “ana şablon” diye adlandırın, paylaşılan bir Drive klasörüne koyun ve yeni belgeleri Dosya > Kopya oluştur ile ondan üretin; böylece orijinalin üzerine yazılmaz.
4. Göndermek için dışa aktarın. Google Workspace kullanmayan müşteriler genellikle PDF ister: Dosya > İndir > PDF Dokümanı (.pdf). Biri Word'de düzenleme yapacaksa .docx indirin.

Google Dokümanlar belgesi nasıl kopyalanır rehberi kopyalama, indirme ve paylaşma adımlarını tek tek anlatır.

Hazır ticari belge şablonu mu, muhasebe programı mı?

Ayda birkaç fatura ya da teklif gönderen bir işletme için belge şablonu en basit araçtır: abonelik yok, öğrenecek bir şey yok ve metnin her kelimesi sizin kontrolünüzde. Otomatik numaralandırma, ödeme hatırlatmaları, çevrim içi tahsilat, e-Fatura entegrasyonu ya da vergi raporları gerektiğinde ön muhasebe programı daha mantıklıdır, çünkü bir belge kendi başına hesap yapmaz ve hiçbir şeyi takip etmez. Birçok küçük işletme ikisini birlikte kullanır: resmi faturayı programdan keser, tek seferlik teklifleri, iş planlarını ve raporları Google Dokümanlar'da hazırlar.