Google Docs Vorlagen für Büro und Finanzen

Diese Google Docs Vorlagen für Büro und Finanzen decken den Papierkram ab, den ein kleines Unternehmen oder Selbstständige jede Woche erledigen: Dokumente, die Geld anfordern, Dokumente, die Zahlungen festhalten, und Dokumente, die planen, überzeugen oder berichten. Jede Vorlage ist ein echtes Google Doc auf DIN A4 mit erfundenen Beispieldaten. Sie sehen sie in der Vorschau an, kopieren sie in Ihr Drive und ersetzen die Platzhalter durch Ihren Firmennamen, Ihre Preise und Ihre Bedingungen. Jede Vorlage gibt es zusätzlich als Word-Datei und PDF.

Kostenlose Geschäftsvorlagen für Google Docs: Rechnung, Kostenvoranschlag, Quittung

Drei der Dokumente begleiten einen Auftrag vom Preis bis zur Zahlung. Der Kostenvoranschlag beschreibt die Arbeiten mit einer Positionstabelle, Summen und einer Zeile, mit der der Kunde den Auftrag erteilt. Die Rechnungsvorlage nutzt denselben Tabellenaufbau mit Rechnungsnummer, Rechnungs- und Fälligkeitsdatum und einem Block für die Bankverbindung. Die Quittung bestätigt, dass das Geld eingegangen ist, mit den bezahlten Positionen, den Summen und einer Unterschriftszeile.

Weil die drei dasselbe Layout teilen, sieht ein Kunde, der alle erhält, einen einheitlichen Auftritt. Richten Sie Ihr Kopfband einmal im Kostenvoranschlag ein und übernehmen Sie Namen, Adresse und Farben in Rechnung und Quittung. Pflichtangaben auf Rechnungen, Steuersätze und Regeln zur Nummerierung ergeben sich in Deutschland vor allem aus dem Umsatzsteuergesetz. Prüfen Sie, was für Ihr Unternehmen gilt: Diese Dokumente sind Layouts und keine Steuer- oder Rechtsberatung.

Businessplan, Projektangebot und Bericht als Google Docs Vorlage

Wenn es darum geht, jemanden zu überzeugen, zählt die Gliederung mehr als die Gestaltung. Die Businessplan Vorlage führt durch acht nummerierte Abschnitte, von der Zusammenfassung bis zum Kapitalbedarf, mit einer kleinen Finanztabelle, die Sie durch Ihre eigene Planung ersetzen. Das Projektangebot geht von der Ausgangslage des Kunden über Ihr Vorgehen bis zu Zeitplan, Investitionstabelle und klaren nächsten Schritten. Der Bericht beginnt mit einer Zusammenfassung und Kennzahlen und listet dann Ergebnisse und nummerierte Empfehlungen auf, ein Format für Quartalsberichte oder Projektauswertungen.

Büroschriftverkehr: Memo und Briefkopf

Für interne und ausgehende Korrespondenz nutzt das Memo den klassischen Block mit An, Von, Datum und Betreff über einem kurzen Text, und der Briefkopf gibt jedem Brief denselben Kopf mit Ihren Kontaktdaten. Legen Sie eine Kopie des Briefkopfs in einen geteilten Drive-Ordner, dann beginnen Kolleginnen und Kollegen jeden Brief damit, statt den Kopf neu zu bauen.

So richten Sie Geschäftsvorlagen in Google Docs für Ihr Unternehmen ein

1. Zuerst eine Vorlage kopieren. Beginnen Sie mit dem Dokument, das Sie am häufigsten verschicken, meist Rechnung oder Kostenvoranschlag, und klicken Sie auf dessen Seite auf Vorlage verwenden.
2. Das Erscheinungsbild einmal festlegen. Ersetzen Sie den Firmennamen im Kopfband, ändern Sie die Farbe des Bands mit dem Füllwerkzeug und die Überschriftenschrift über Format > Text. Treffen Sie in jeder Kopie dieselbe Wahl.
3. Ein Muster in einem geteilten Ordner speichern. Benennen Sie die bearbeitete Kopie als Muster, legen Sie sie in einen geteilten Drive-Ordner und erstellen Sie neue Dokumente daraus mit Datei > Kopie erstellen, damit das Original nie überschrieben wird.
4. Zum Versenden exportieren. Kunden außerhalb von Google Workspace bevorzugen meist eine PDF: Datei > Herunterladen > PDF-Dokument (.pdf). Muss jemand in Word weiterarbeiten, laden Sie eine .docx herunter.

Die Anleitung Google Doc kopieren erklärt Kopieren, Herunterladen und Teilen Schritt für Schritt.

Google Docs Vorlagen oder Rechnungsprogramm?

Eine Dokumentvorlage ist das einfachste Werkzeug für ein Unternehmen, das im Monat einige Rechnungen oder Angebote verschickt: kein Abo, nichts zu lernen und volle Kontrolle über den Wortlaut. Eine Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware lohnt sich, sobald Sie automatische Nummerierung, Zahlungserinnerungen, Online-Zahlungen, E-Rechnungsformate oder Auswertungen für die Steuer brauchen, denn ein Google Doc rechnet und verfolgt nichts von selbst. Viele kleine Betriebe nutzen beides und behalten die Google-Docs-Fassungen für einzelne Angebote, Projektbeschreibungen und Berichte.