Tahsilat Makbuzu Örneği: Ücretsiz Ödeme Makbuzu Şablonu (Word, PDF)

Bu tahsilat makbuzu örneği, bir müşterinin size ödeme yaptığını belgeleyen gerçek bir Google Dokümanlar belgesidir. Küçük dükkânlar, tamir servisleri, özel ders verenler ve yüz yüze ödeme alan herkes onu burada önizleyebilir, Google Drive'a kopyalayabilir ve müşteriye kalem kalem düzenlenmiş, derli toplu bir makbuzu çıktı ya da PDF olarak verebilir. Word (.docx) ve PDF sürümleri de sayfada hazır.

Başlamadan önce bir not: tahsilat makbuzu bir ödemenin alındığını gösterir, fatura ya da perakende satış fişi gibi vergi belgelerinin yerine geçmez. Mal ya da hizmet satışında hangi belgeyi düzenlemeniz gerektiği Vergi Usul Kanunu kurallarına ve işletmenizin durumuna bağlıdır. Kendi durumunuz için mali müşavirinize danışın; bu şablon hukuki veya mali tavsiye değildir.

Ödeme makbuzu şablonunda neler var

Örnek, hayali bir bisiklet tamircisi olan Kartal Bisiklet Tamir için doldurulmuş; kendi bilgilerinizi eklemeden önce eksiksiz bir makbuzun nasıl göründüğünü görürsünüz. Her şey tek bir A4 sayfaya sığar.

• İşletme adı bandı. Dükkânınızın ya da ticari unvanınızın yazdığı, logo için de yer bırakan bir üst şerit.
• “Ödeme makbuzu” başlığı. Kimse belgeyi bir fatura ya da fiyat teklifi sanmasın diye.
• Makbuz bilgileri. Makbuz numarası (örnekte M-0388), ödemenin alındığı tarih ve ödeme yöntemi; kart numarasının tamamı asla yazılmasın diye “Kredi kartı, son hane 0000” biçiminde.
• Ödemeyi yapan ve Düzenleyen. Müşterinin adı ve adresi ile yanında işletmenizin adresi, vergi kimlik numarası ve telefonu.
• Kalem tablosu. Kalem, Adet, Fiyat ve Tutar sütunları. Örnekte standart bakım, iki iç lastik ve bir çift fren balatası var.
• Toplamlar. Ara toplam, oranı gösterilen KDV satırı (örnekte yüzde 20), Ödenen tutar ve borç kapandığında 0,00 ₺ gösteren Kalan bakiye satırı.
• Onay cümlesi. Makbuzun, listelenen kalemlerin ödemesinin eksiksiz yapıldığını belgelediğini söyleyen cümle.
• Tahsil eden ve Tarih satırları. İmza ya da paraf için.

Örnekteki isimler, adresler, rakamlar ve numaralar uydurmadır.

Tahsilat makbuzu nasıl doldurulur

Makbuz kısa bir belgedir, ancak müşteri onu iade, garanti başvurusu ya da masraf beyanı için kullanabilir; bu yüzden her alan kendi başına anlaşılır olmalı.

1. Her makbuza numara verin. Kesintisiz bir sıra kullanın; numara atlamayın ve tekrar kullanmayın. Bir faturaya karşılık ödeme alıyorsanız fatura numarasını ilk kalem satırına yazın.
2. Paranın geldiği tarihi yazın. Hizmetin verildiği tarihi değil. Çoğu zaman aynı gündür, ama her zaman değil.
3. Ödeme yöntemini açık yazın. Nakit, çek (çek numarasıyla), kredi kartı (yalnızca son dört hane) ya da havale/EFT. Kart ya da hesap numarasının tamamını asla yazmayın.
4. Kalemlere ayırın. Her ürün ya da hizmet için bir satır. “Standart bakım”, müşteriye “Tamir işleri” ifadesinden çok daha fazlasını anlatır.
5. Vergiyi ayrı gösterin. Ara toplamı, KDV satırını ve oranını, ardından ödenen toplamı yazın. Google Dokümanlar tabloları hesap yapmaz; her satırı ve son rakamı hesap makinesiyle kontrol edin.
6. Kısmi ödemeler için Kalan bakiye satırını kullanın. Müşteri kapora ya da taksit ödediyse ödediğini Ödenen tutar satırına, kalanı Kalan bakiye satırına yazın ve onay cümlesini artık tam ödeme demeyecek şekilde değiştirin.

Makbuz şablonunu Google Dokümanlar'da kişiselleştirmek

Bu sayfadaki Bu şablonu kullan düğmesini seçin ya da önizlemeyi açıp Dosya > Kopya oluştur seçeneğini kullanın. Kopya artık sizindir. Kopyalama adımı sizin için yeniyse Google Dokümanlar belgesi nasıl kopyalanır rehberini okuyun.

• Kurumsal kimliğinizi ekleyin. İşletme adınızı üst banda yazın. Yazı tipini ve rengi araç çubuğundan değiştirin ya da tüm belgenin başlık stilini Biçim > Paragraf stilleri ile ayarlayın. Logonuzu Ekle > Resim ile yerleştirin.
• Kalem tablosunu ayarlayın. Satır eklemek ya da silmek için bir satıra sağ tıklayın. Saatlik hizmet veriyorsanız “Fiyat” sütununun adını “Saat ücreti” yapın.
• Toplamları düzenleyin. KDV oranını işinize uygun olanla değiştirin; KDV mükellefi değilseniz ya da tutar KDV dahil ise satırı buna göre düzenleyin.
• Sayfa boyutunu değiştirin. Şablon A4 boyutunda. Daha küçük bir makbuz için Dosya > Sayfa yapısı altından A5 gibi bir boyut seçebilirsiniz.

İşletme bilgileriniz dolu, kalemleri boş bir ana kopya tutun. Her satış için onu çoğaltın; böylece numaralandırma ve düzen tutarlı kalır.

Makbuzu yazdırmak, PDF olarak kaydetmek ve e-postayla göndermek

Tezgâh satışında makbuzu Dosya > Yazdır ile yüzde 100 ölçekte basın ve Tahsil eden satırını imzalayın. Dijital göndermek için Dosya > İndir > PDF Dokümanı (.pdf) seçeneğini kullanın ya da PDF'i doğrudan Dokümanlar'dan e-postayla yollamak için Dosya > E-posta > Bu dosyayı e-postayla gönder yolunu izleyin. PDF sabit bir kayıttır; müşteriler ve muhasebeciler de bunu bekler.

Microsoft Word'ü tercih ediyorsanız .docx sürümünü Dosya > İndir > Microsoft Word (.docx) ile ya da bu sayfadaki düğmelerle indirin. Kopyalarınızı makbuz numarasıyla adlandırarak tek bir Drive klasöründe saklayın; herhangi bir ödemeyi hızla bulursunuz.

Boş tahsilat makbuzu: satış, kira ve aidat için kullanım

• Satış ve servis makbuzları. Örnekteki gibi perakende ve tamir işleri: parça ve işçilik kalem kalem.
• Kira makbuzları. Ev sahipleri kalemleri “Kasım ayı kirası” olarak değiştirip taşınmazın adresini ekleyebilir. Kira ödemelerinin banka yoluyla yapılmasına ilişkin kurallar bulunabilir; kendi durumunuz için geçerli olanı kontrol edin.
• Aidat ve bağış makbuzları. Dernekler ve site yönetimleri düzeni aidat ya da bağış alındısı olarak uyarlayabilir. Bağışların vergi açısından belgelendirilmesi için özel kurallar olabileceğinden bu amaçla kullanmadan önce gereken ifadeyi doğrulayın.
• Faturaya karşılık ödeme. Bir müşteri faturanızı ödedikten sonra fatura numarasını belirten ve sıfır bakiye gösteren bir makbuz gönderin.

İşleri önceden fiyatlandırıyorsanız fiyat teklifi şablonumuz aynı tablo düzenini kullanır; böylece tüm evrak zinciri birbiriyle uyumlu olur. Tüm iş ve finans şablonlarına göz atın.

Tahsilat makbuzu şablonu hakkında sık sorulanlar

Google Dokümanlar için ücretsiz bir makbuz şablonu var mı?

Evet. Bu şablonu ücretsiz önizleyebilir, Drive'ınıza kopyalayabilir, .docx ya da PDF olarak indirebilir ve işletmenizde kullanabilirsiniz. Bu sitede hesap açmanız gerekmez.

Tahsilat makbuzu fatura yerine geçer mi?

Hayır. Fatura, satılan mal ya da hizmet için düzenlenen vergi belgesidir ve ödeme talep eder; tahsilat makbuzu ise ödemenin alındığını gösterir. Genellikle biri diğerinin ardından gelir. Hangi durumda fatura düzenlemeniz gerektiğini mali müşavirinizle kontrol edin.

Kısmi ödeme için makbuz yazabilir miyim?

Evet. Alınan tutarı Ödenen tutar satırına, kalan tutarı Kalan bakiye satırına yazın ve onay cümlesini bakiyenin henüz ödenmediğini belirtecek şekilde düzenleyin.

Makbuzun imzalanması gerekir mi?

İşletmenize ve ödeme türüne bağlıdır. Nakit ödemelerde Tahsil eden satırına imza ya da paraf atmak yaygındır, çünkü parayı kimin teslim aldığını gösterir.

Telefonda Google Dokümanlar ile makbuz hazırlayabilir miyim?

Evet. Kopyanızı Google Dokümanlar uygulamasında açın, alanları düzenleyin ve uygulama menüsünden paylaşın ya da dışa aktarın. Tablo düzenlemek bilgisayarda daha kolaydır; ana kopyanızı önce orada hazırlayın.