Contoh Kuitansi Pembayaran (Kwitansi) di Google Docs

Contoh kuitansi ini adalah Google Doc asli untuk menyatakan bahwa pelanggan sudah membayar Anda. Toko kecil, bengkel, guru les, penyedia jasa, dan siapa pun yang menerima pembayaran langsung bisa melihat pratinjaunya di sini, menyalinnya ke Google Drive, lalu memberikan kuitansi yang rapi dan terperinci, dicetak atau dikirim sebagai PDF. Template yang sama bisa diunduh dalam format Word (.docx) bagi yang terbiasa membuat kwitansi di Word.

Isi template kuitansi pembayaran untuk Google Docs

Contohnya diisi untuk bengkel sepeda fiktif, Bengkel Sepeda Roda Dua di Yogyakarta, sehingga Anda bisa melihat kuitansi yang lengkap sebelum memasukkan data sendiri. Semuanya muat dalam satu halaman A4.

• Pita nama usaha. Strip kepala berisi nama toko atau usaha Anda, dengan ruang untuk logo.
• Judul "Kuitansi pembayaran" agar tidak tertukar dengan tagihan atau penawaran harga.
• Data kuitansi. Nomor kuitansi (KW-0388 di contoh), tanggal pembayaran diterima, dan metode pembayaran yang ditulis "Kartu debit berakhiran 0000", sehingga nomor kartu lengkap tidak pernah tercetak.
• Diterima dari dan Diterbitkan oleh. Nama dan alamat pelanggan berdampingan dengan alamat dan telepon usaha Anda.
• Tabel rincian. Kolom Rincian, Jml, Harga, dan Jumlah. Contohnya memuat servis rutin, dua ban dalam, dan sepasang kampas rem.
• Total. Subtotal, PPN dengan tarifnya, Jumlah dibayar, dan baris Sisa yang bernilai Rp0 bila tagihan sudah lunas.
• Kalimat pernyataan dan terbilang. Kalimat bahwa kuitansi ini merupakan bukti pembayaran lunas, diikuti jumlahnya dalam huruf: "tiga ratus tiga puluh tiga ribu rupiah".
• Baris Diterima oleh dan Tanggal untuk tanda tangan atau paraf.

Cara mengisi kuitansi dengan benar

Kuitansi memang singkat, tetapi pelanggan mungkin membutuhkannya untuk retur, klaim garansi, atau penggantian biaya kantor, jadi setiap kolom harus bisa berdiri sendiri.

1. Beri nomor pada setiap kuitansi. Pakai urutan berjalan dan jangan melompati atau memakai ulang nomor. Kalau kuitansi dibuat untuk pembayaran sebuah invoice, cantumkan nomor invoice di baris rincian pertama.
2. Tulis tanggal uang diterima, bukan tanggal pekerjaan dilakukan. Sering kali harinya sama, tetapi tidak selalu.
3. Tulis metode pembayaran dengan tepat. Tunai, transfer bank, QRIS, atau kartu (hanya empat digit terakhir). Jangan pernah menulis nomor kartu atau rekening lengkap.
4. Rinci per baris. Satu baris untuk setiap barang atau jasa. "Servis rutin, standar" memberi tahu pelanggan jauh lebih banyak daripada "Perbaikan".
5. Pisahkan pajak. Tampilkan subtotal, baris PPN beserta tarifnya bila usaha Anda memungut PPN, lalu total yang dibayar. Tabel Google Docs tidak menghitung otomatis, jadi periksa setiap baris dan angka akhirnya dengan kalkulator.
6. Isi terbilang dengan teliti. Jumlah dalam huruf harus sama persis dengan angka di baris Jumlah dibayar, karena terbilang mencegah angka diubah setelah kuitansi diserahkan.
7. Pakai baris Sisa untuk pembayaran sebagian. Kalau pelanggan membayar uang muka (DP), isi yang dibayar di Jumlah dibayar dan kekurangannya di Sisa, lalu ubah kalimat pernyataan agar tidak lagi menyebut lunas.

Apa saja yang wajib tercantum di bukti pembayaran, kapan kuitansi perlu dibubuhi meterai, dan berapa lama salinan harus disimpan bergantung pada aturan pajak dan bea meterai yang berlaku. Periksa ketentuan untuk usaha Anda; template ini bukan nasihat hukum atau pajak.

Cara menyesuaikan kuitansi di Google Docs

Pilih Gunakan template ini di halaman ini, atau buka pratinjau lalu pilih File > Buat salinan. Salinannya menjadi milik Anda untuk diedit. Kalau langkah menyalin masih baru, baca cara menyalin Google Docs.

• Tambahkan identitas usaha. Ketik nama usaha di pita kepala. Ubah jenis huruf dan warna dari toolbar, atau sesuaikan gaya judul untuk seluruh Doc lewat Format > Gaya paragraf. Sisipkan logo dengan Sisipkan > Gambar.
• Atur tabel rincian. Klik kanan sebuah baris untuk menyisipkan atau menghapus baris. Ganti "Harga" menjadi "Tarif" kalau Anda menjual jasa per jam atau per sesi.
• Edit total. Hapus baris PPN kalau usaha Anda tidak memungutnya, atau ganti labelnya sesuai pajak yang berlaku.
• Ubah ukuran halaman. Template diatur ke A4. Untuk kuitansi kecil, atur ukuran khusus seperti setengah A4 di File > Penyiapan halaman.

Simpan satu salinan yang sudah berisi data usaha dengan rincian kosong. Gandakan untuk setiap penjualan, sehingga penomoran dan tata letak tetap seragam.

Mencetak, menyimpan sebagai PDF, dan mengirim kuitansi

Untuk penjualan di kasir, cetak kuitansi lewat File > Cetak dengan skala 100% lalu tanda tangani baris Diterima oleh. Untuk mengirimnya secara digital, pilih File > Download > Dokumen PDF (.pdf), lalu kirim lewat email atau WhatsApp. PDF adalah catatan tetap, dan itulah yang diharapkan pelanggan maupun bagian keuangan.

Kalau Anda lebih suka Microsoft Word, download versi .docx dengan File > Download > Microsoft Word (.docx) atau tombol di halaman ini. Simpan semua salinan dalam satu folder Drive dengan nama sesuai nomor kuitansi, agar setiap pembayaran mudah ditemukan.

Contoh kwitansi untuk penjualan, sewa, dan uang muka

• Kwitansi penjualan dan jasa. Penjualan barang dan servis, seperti di contoh: suku cadang dan ongkos kerja dirinci, dengan PPN bila ada.
• Kwitansi sewa rumah atau kos. Pemilik bisa mengganti rinciannya menjadi "Sewa kamar bulan November" dan menambahkan alamat properti.
• Kwitansi uang muka atau DP. Isi baris Sisa dengan kekurangan pembayaran dan ubah kalimat pernyataan menjadi bukti pembayaran sebagian.
• Kwitansi jual beli kendaraan atau tanah. Transaksi bernilai besar biasanya memerlukan dokumen lain yang lebih lengkap, misalnya akta atau surat perjanjian jual beli, serta meterai. Kuitansi ini hanya mencatat pembayarannya, jadi pastikan persyaratan lainnya kepada pihak yang berwenang.
• Pembayaran sebuah invoice. Setelah klien melunasi invoice, kirim kuitansi yang menyebut nomor invoice dan sisa Rp0.

Kalau Anda memberi harga di muka, template surat penawaran harga memakai susunan tabel yang sama, sehingga seluruh dokumen transaksi terlihat seragam. Lihat semua template bisnis dan keuangan untuk Google Docs.

Tanya jawab contoh kuitansi Google Docs

Mana yang benar, kuitansi atau kwitansi?

Bentuk baku menurut KBBI adalah kuitansi. Kwitansi tetap umum dipakai sehari-hari dan maksudnya sama: bukti tertulis bahwa sejumlah uang sudah diterima.

Apa bedanya kuitansi dan invoice?

Invoice meminta pembayaran dan mencantumkan tanggal jatuh tempo. Kuitansi menyatakan bahwa pembayaran sudah dilakukan, lengkap dengan jumlah dan caranya. Biasanya kuitansi menyusul setelah invoice dibayar.

Bisakah membuat kuitansi untuk pembayaran sebagian?

Bisa. Isi jumlah yang diterima di Jumlah dibayar, kekurangannya di Sisa, dan ubah kalimat pernyataan sehingga menyebut bahwa masih ada sisa yang harus dibayar.

Apakah kuitansi perlu tanda tangan dan meterai?

Tanda tangan atau paraf di baris Diterima oleh lazim dipakai, terutama untuk pembayaran tunai, karena menunjukkan siapa yang menerima uang. Kebutuhan meterai bergantung pada nilai dan jenis transaksi menurut aturan bea meterai, jadi periksa ketentuan terbaru.

Bisakah membuat kuitansi di Google Docs lewat ponsel?

Bisa. Buka salinan Anda di aplikasi Google Docs, edit kolomnya, lalu bagikan atau ekspor dari menu aplikasi. Mengedit tabel lebih mudah di komputer, jadi siapkan salinan master di sana lebih dulu.