Ricevuta di pagamento: modello da compilare per Google Docs

Questo modello di ricevuta di pagamento è un vero documento Google che conferma che un cliente ti ha pagato. Piccoli negozi, officine, insegnanti privati e chiunque incassi di persona possono vederlo in anteprima qui, copiarlo in Google Drive e consegnare una ricevuta ordinata e dettagliata, stampata o in PDF. Lo stesso modello si scarica anche come file Word (.docx) da compilare.

Che cosa contiene il modello di ricevuta di pagamento per Google Docs

L'esempio è compilato per un'officina di biciclette fittizia, Officina Bici Ferrari, così vedi una ricevuta completa prima di inserire i tuoi dati. Tutto sta su una pagina A4.

• Fascia con il nome dell'attività. Una striscia in alto con l'insegna o la denominazione, con spazio per il logo.
• Titolo «Ricevuta di pagamento», così nessuno la scambia per una fattura o un preventivo.
• Dati della ricevuta. Numero (R-0388 nell'esempio), data di incasso e metodo di pagamento, scritto come «Carta con ultime cifre 0000» per non stampare mai il numero completo della carta.
• Ricevuto da ed Emessa da. Nome e indirizzo del cliente accanto all'indirizzo e al telefono della tua attività.
• Tabella delle voci. Colonne Articolo, Qtà, Prezzo e Importo. L'esempio elenca un tagliando completo, due camere d'aria e una coppia di pastiglie dei freni, con gli importi in euro.
• Totali. Imponibile, IVA con l'aliquota indicata (22% nell'esempio), Importo pagato e una riga Saldo che segna 0,00 € quando il conto è chiuso.
• Frase di conferma che attesta il pagamento integrale degli articoli elencati.
• Righe Incassato da e Data per firma o sigla.

Come compilare correttamente un fac simile di ricevuta di pagamento

Una ricevuta è breve, ma al cliente può servire per un reso, una garanzia o una nota spese, quindi ogni campo deve reggersi da solo.

1. Numera ogni ricevuta. Usa una sequenza progressiva e non saltare né riusare numeri. Se la ricevuta riguarda il pagamento di una fattura, indica il numero della fattura nella prima riga delle voci.
2. Indica la data in cui sono arrivati i soldi, non quella del lavoro. Spesso coincidono, ma non sempre.
3. Scrivi il metodo di pagamento con precisione. Contanti, assegno (con il numero), carta (solo le ultime quattro cifre) o bonifico. Non scrivere mai per intero il numero di una carta o di un conto.
4. Dettaglia le voci. Una riga per ogni prodotto o servizio. «Tagliando completo» dice al cliente molto più di «Riparazioni».
5. Mostra l'IVA a parte, se la applichi. Riporta imponibile, riga dell'IVA con l'aliquota e totale pagato. Le tabelle di Google Docs non fanno calcoli, quindi controlla ogni riga e il totale con una calcolatrice. Se operi in un regime senza IVA, togli la riga e indica il motivo dell'esenzione.
6. Usa la riga del saldo per gli acconti. Se il cliente versa un anticipo, scrivi la somma ricevuta in Importo pagato e il resto in Saldo, e cambia la frase di conferma perché non parli più di pagamento integrale.

In Italia una ricevuta di pagamento conferma un incasso ma non sostituisce il documento commerciale (lo scontrino elettronico) o la fattura quando sono obbligatori; anche la marca da bollo e la ricevuta per prestazione occasionale seguono regole proprie. Verifica con il tuo commercialista che cosa vale per la tua attività: questo modello non costituisce consulenza fiscale o legale.

Personalizzare la ricevuta in Google Docs

Scegli Usa questo modello in questa pagina oppure apri l'anteprima e seleziona File > Crea una copia. La copia è tua da modificare. Se è la prima volta, leggi come copiare un documento Google.

• Aggiungi il tuo marchio. Scrivi il nome dell'attività nella fascia. Cambia carattere e colore dalla barra degli strumenti, oppure lo stile dei titoli dell'intero documento con Formato > Stili di paragrafo. Inserisci un logo con Inserisci > Immagine.
• Adatta la tabella delle voci. Tasto destro su una riga per inserire o eliminare righe. Rinomina «Prezzo» in «Tariffa» se vendi servizi a ore.
• Modifica i totali. Cambia l'aliquota IVA se applichi un'altra percentuale, oppure togli la riga se non la applichi.
• Controlla il formato. Il modello è in A4; puoi cambiarlo in File > Impostazione pagina, per esempio per stampare due ricevute A5 su un foglio.

Tieni una copia con i dati della tua attività già compilati e le voci vuote. Duplicala per ogni incasso: numerazione e impaginazione restano coerenti.

Stampare, salvare in PDF e inviare la ricevuta in Word o via email

Per un incasso al banco stampa la ricevuta con File > Stampa alla scala del 100% e firma la riga Incassato da. Per mandarla in digitale scegli File > Scarica > Documento PDF (.pdf), oppure usa il menu File > Email per inviare un PDF direttamente da Docs. Il PDF è una registrazione fissa, ciò che si aspettano clienti e commercialisti.

Se preferisci Microsoft Word, scarica la versione .docx con File > Scarica > Microsoft Word (.docx) o con i pulsanti di questa pagina. Conserva le copie in una sola cartella di Drive, con il numero della ricevuta nel nome del file, così ritrovi qualsiasi pagamento in un attimo.

Altri usi: ricevuta per affitto, lezioni private e donazioni

• Ricevute di vendita e riparazione. Come nell'esempio: ricambi e manodopera dettagliati con l'IVA.
• Ricevuta per l'affitto. Chi affitta può rinominare la voce in «Canone di novembre» e aggiungere l'indirizzo dell'immobile. Per i pagamenti in contanti esistono limiti di legge, quindi verifica le regole in vigore.
• Ricevuta per lezioni private o servizi tra privati. Rinomina le colonne in Data della lezione, Ore e Tariffa e togli la riga dell'IVA se non la applichi.
• Ricevuta per donazioni. Le associazioni possono adattare l'impaginazione per ringraziare di un contributo. Le detrazioni fiscali delle erogazioni liberali hanno requisiti precisi, quindi verifica la formulazione necessaria prima di usarla a questo scopo.
• Pagamento di una fattura. Dopo che un cliente ha saldato una fattura, manda una ricevuta che ne richiami il numero e mostri un saldo pari a zero.

Se quoti i lavori in anticipo, il modello di preventivo usa la stessa tabella, così tutti i documenti si somigliano. Trovi tutti i modelli aziendali e di contabilità per Google Docs nella stessa raccolta.

Modello di ricevuta di pagamento: domande frequenti

Esiste un modello di ricevuta gratis per Google Docs?

Sì. Questo si può vedere in anteprima, copiare nel tuo Drive e scaricare in .docx o PDF gratis, e puoi usarlo per la tua attività. Su questo sito non serve creare un account.

Che differenza c'è tra ricevuta e fattura?

La fattura documenta l'operazione ai fini fiscali e richiede il pagamento con una scadenza. La ricevuta conferma che il pagamento è già avvenuto, con l'importo e il metodo. Spesso una segue l'altra.

Posso fare una ricevuta per un pagamento parziale?

Sì. Inserisci la somma ricevuta in Importo pagato, quella che resta in Saldo, e modifica la frase di conferma perché dica che c'è ancora un saldo da versare.

La ricevuta deve essere firmata?

Dipende dal caso e dalle regole che valgono per te. Una firma o una sigla sulla riga Incassato da è comune per i pagamenti in contanti, perché mostra chi ha ricevuto il denaro.

Posso compilare la ricevuta in Google Docs dal telefono?

Sì. Apri la tua copia nell'app Google Documenti, modifica i campi e condividila o esportala dal menu dell'app. Le tabelle si modificano meglio da computer, quindi prepara lì la copia di base.