Jak skopiować dokument Google lub szablon na swój Dysk

Kopia dokumentu Google to osobny, edytowalny plik, który należy do Ciebie, podczas gdy oryginał zostaje bez zmian. Są dwie typowe sytuacje: kopiowanie szablonu, który ktoś Ci udostępnia, na przykład z Docsmade, oraz duplikowanie dokumentu, który już masz na Dysku. Ten poradnik opisuje oba przypadki, a potem kroki, które zwykle następują później: pobranie kopii jako Word lub PDF, zmianę formatu papieru między A4 a Letter i udostępnienie pliku.

Jak skopiować szablon Google Docs na swój Dysk

Każda strona szablonu w Docsmade ma przycisk Podgląd, który otwiera dokument w trybie tylko do odczytu, żeby można go było przewinąć, oraz przycisk Użyj tego szablonu, który uruchamia kopiowanie.

1. Kliknij Użyj tego szablonu na stronie szablonu.
2. Jeśli pojawi się prośba, zaloguj się na konto Google. Kopia zapisuje się na Dysku konta, na które jesteś zalogowany, więc jeśli w jednej przeglądarce używasz konta prywatnego i służbowego, przed kontynuacją sprawdź zdjęcie profilu w prawym górnym rogu.
3. Google wyświetli ekran Kopiuj dokument z pytaniem, czy chcesz utworzyć kopię pliku. Kliknij Utwórz kopię.
4. Kopia otworzy się w edytorze z nazwą zaczynającą się od „Kopia dokumentu” i nazwą szablonu. Zmienisz ją, klikając tytuł w lewym górnym rogu.

Kopia zachowuje czcionki, kolory, tabele, pasek nagłówka i format strony szablonu. Zapisuje się w głównym katalogu sekcji Mój dysk; żeby przenieść ją gdzie indziej, otwórz Plik > Przenieś i wybierz folder.

Wymuszenie kopii dokumentu Google linkiem /copy

Przycisk Użyj tego szablonu to link do kopiowania. Zwykły adres dokumentu kończy się fragmentem /edit i kilkoma dodatkowymi znakami. Jeśli zastąpisz wszystko od /edit do końca słowem /copy i udostępnisz taki adres, każda osoba, która go otworzy, trafi na ekran Kopiuj dokument zamiast do Twojego pliku i musi utworzyć własną kopię, żeby zobaczyć dokument w edytorze. To tak zwany link wymuszający kopię.

Link do kopiowania działa tylko wtedy, gdy osoba, która go otwiera, może przynajmniej wyświetlić plik. Jeśli dokument jest dostępny wyłącznie dla wybranych osób, najpierw udostępnij go im z rolą Przeglądający albo ustaw ogólny dostęp na Każda osoba mająca link.

Jak utworzyć kopię dokumentu Google, który już masz

Żeby zduplikować własny dokument, na przykład wykorzystać zeszłomiesięczny raport jako punkt wyjścia do bieżącego:

1. Otwórz dokument.
2. Wybierz Plik > Utwórz kopię.
3. Wpisz nazwę kopii i wybierz folder, w którym ma się zapisać.
4. Opcjonalnie zaznacz udostępnianie tym samym osobom, żeby zachować obecne ustawienia udostępniania, oraz kopiowanie komentarzy i sugestii, żeby przenieść otwarte komentarze (możesz dołączyć także rozwiązane).
5. Kliknij Utwórz kopię. Nowy dokument otworzy się w nowej karcie.

Na Dysku Google zrobisz to samo bez otwierania pliku: kliknij dokument prawym przyciskiem i wybierz Utwórz kopię. Dysk utworzy w tym samym folderze plik z dopiskiem „Kopia”, bez komentarzy. W aplikacji mobilnej Dokumenty Google otwórz dokument, dotknij menu z trzema kropkami i poszukaj opcji kopiowania wśród opcji udostępniania i eksportu.

Jeśli opcja Utwórz kopię jest wyszarzona albo jej nie widzisz, właściciel wyłączył kopiowanie, pobieranie i drukowanie dla przeglądających i komentujących. Właściwe rozwiązanie to poprosić właściciela o uprawnienia do edycji albo o link do kopiowania.

Kopia dokumentu Google z komentarzami albo na inne konto

Komentarze przechodzą tylko przy kopiowaniu przez Plik > Utwórz kopię i tylko wtedy, gdy zaznaczysz opcję komentarzy; kopia z menu Dysku i link /copy zaczynają się bez nich. Żeby skopiować dokument na inne konto Google, udostępnij go z pierwszego konta drugiemu, zaloguj się na drugie konto, otwórz plik i utwórz kopię tam. Kopia należy wtedy do drugiego konta, nawet jeśli później stracisz dostęp do pierwszego.

Pobieranie dokumentu Google jako Word lub PDF

Na stronie każdego szablonu Docsmade są linki do plików .docx i PDF wyeksportowanych z tego samego dokumentu, więc możesz w ogóle pominąć Dysk Google. Z własnej kopii, po edycji:

• Plik > Pobierz > Microsoft Word (.docx) daje plik, który otworzysz w Wordzie, Pages lub LibreOffice.
• Plik > Pobierz > Dokument PDF (.pdf) daje utrwalony plik gotowy do druku, wysyłki e-mailem lub wgrania do systemu.
• W tym samym menu są też inne formaty, między innymi OpenDocument (.odt), RTF i zwykły tekst.

Pliki Worda mogą wyglądać nieco inaczej, jeśli na komputerze nie ma czcionki Google użytej w dokumencie. Po otwarciu pliku .docx sprawdź nagłówki i tabele, a gdy układ musi zostać dokładnie taki, jak zaprojektowano, wyślij PDF.

Zmiana formatu dokumentu Google z A4 na Letter i odwrotnie

Polskie szablony Docsmade są ustawione na A4, standardowy format w Polsce i większości Europy. W Stanach Zjednoczonych i Kanadzie używa się formatu Letter (8,5 na 11 cali). Żeby zmienić format w swojej kopii:

1. Otwórz Plik > Ustawienia strony.
2. Na karcie Strony wybierz A4 lub Letter w polu Rozmiar papieru. W tym samym oknie ustawisz orientację i marginesy.
3. Kliknij OK i przewiń dokument. Letter jest nieco szerszy i niższy niż A4, więc tabela albo ostatnie linijki strony mogą się przesunąć.

Jeśli zamierzasz drukować, zostaw dokument w trybie stron, a nie w trybie bez podziału na strony, żeby widzieć, gdzie kończy się każda strona.

Udostępnianie kopii dokumentu Google

Kliknij Udostępnij w prawym górnym rogu. Dodaj osoby przez adres e-mail i nadaj każdej rolę: Przeglądający może czytać, Komentujący może dodawać komentarze i sugestie, a Edytujący może zmieniać tekst. W sekcji Dostęp ogólny opcja Z ograniczeniami oznacza, że link otworzą tylko dodane osoby, a Każda osoba mająca link pozwala wkleić go w e-mail lub czat. Żeby dać komuś świeżą kopię zamiast swojego pliku, wyślij mu link /copy opisany wyżej.

Kopiowanie dokumentu Google: najczęstsze pytania

Czy właściciel widzi, że skopiowałem jego dokument Google?

Google nie powiadamia właściciela, gdy ktoś robi kopię. Twoja kopia to osobny plik i właściciel nie widzi, co w nim piszesz, chyba że mu go udostępnisz.

Dlaczego nie mogę skopiować chronionego dokumentu Google?

Właściciel może w ustawieniach udostępniania zablokować pobieranie, drukowanie i kopiowanie dla przeglądających i komentujących. Gdy ta opcja jest włączona, Utwórz kopię jest niedostępne. Poproś właściciela o dostęp zamiast próbować obejść blokadę.

Czy moja kopia zaktualizuje się, gdy szablon się zmieni?

Nie. Kopia to stan dokumentu z chwili jej utworzenia. Jeśli szablon zostanie później poprawiony, zrób nową kopię z jego strony.

Czy mogę skopiować dokument Google bez konta Google?

Nie na Dysk Google, bo kopia musi należeć do jakiegoś konta. Możesz jednak pobrać wersję .docx lub PDF ze strony szablonu i edytować ją lub wydrukować na komputerze.

Chcesz spróbować? Przejrzyj wzory dokumentów firmowych, dokumenty aplikacyjne, materiały reklamowe, materiały dla nauczycieli i szablony do organizacji albo zacznij od wzoru faktury.