Voorbeeld ontslagbrief: ontslag nemen met een template voor Google Docs

Heb je een nieuwe baan gevonden of wil je om een andere reden ontslag nemen? Dit voorbeeld ontslagbrief is een echt Google Doc met een korte, nette brief waarin je je arbeidsovereenkomst opzegt. Je bekijkt het hier, kopieert het met één klik naar je Drive en vult je eigen gegevens in. Wil je de brief in Word afmaken of meteen als PDF versturen, dan download je die formaten op deze pagina.

Wat dit voorbeeld ontslagbrief bevat

De brief past op één A4 en bevat alles wat een werkgever nodig heeft om je opzegging te verwerken, zonder overbodige uitleg.

• Afzender. Je naam in een grotere letter, met daaronder je e-mailadres en telefoonnummer en een scheidingslijn.
• Plaats en datum. De datum waarop je de brief schrijft. Die is belangrijk, want de opzegtermijn gaat in vanaf het moment van opzeggen.
• Geadresseerde. Naam en functie van je leidinggevende en de naam van de organisatie, in het voorbeeld de filiaalmanager van een boekhandel.
• Aanhef. "Geachte mevrouw Louwe,".
• Opzegging. Eén alinea waarin je je arbeidsovereenkomst opzegt met inachtneming van de opzegtermijn, je laatste werkdag noemt en vraagt om de ontvangst en de einddatum schriftelijk te bevestigen.
• Dank en overdracht. Een korte alinea waarin je je werkgever bedankt en aanbiedt te helpen bij het inwerken van een opvolger.
• Afsluiting. "Met vriendelijke groet," en je naam, met ruimte voor een handtekening.

Namen en adressen in het voorbeeld zijn verzonnen.

Een ontslagbrief schrijven: wat moet erin staan?

Een ontslagbrief is kort en zakelijk. Zo schrijf je hem:

1. Zeg duidelijk dat je opzegt. Gebruik woorden als "Hierbij zeg ik mijn arbeidsovereenkomst op". Een vage zin als "ik denk erover om te stoppen" is geen opzegging.
2. Noem je functie. Zeker in een grotere organisatie helpt het als duidelijk is om welk contract het gaat.
3. Bereken je laatste werkdag. Kijk in je arbeidsovereenkomst of cao welke opzegtermijn voor jou geldt. Voor werknemers is de wettelijke termijn vaak één maand, opzeggen tegen het einde van de maand, maar in je contract of cao kan iets anders staan. Twijfel je, vraag het dan na bij HR.
4. Vraag om een schriftelijke bevestiging. Zo heb je bewijs van de datum van opzegging en van je laatste werkdag.
5. Houd het positief en kort. Je hoeft geen reden te geven. Kritiek bespreek je beter in een gesprek dan in een brief die in je personeelsdossier komt.
6. Bespreek het eerst mondeling. Vertel je leidinggevende het nieuws bij voorkeur in een gesprek en geef de brief daarna af of stuur hem dezelfde dag.

Regels over opzegtermijnen, vakantiedagen en een eventueel concurrentiebeding verschillen per contract en cao. Deze template is geen juridisch advies. Bij twijfel kun je terecht bij het Juridisch Loket, je vakbond of een arbeidsrechtjurist.

De ontslagbrief aanpassen in Google Docs

Klik op Dit sjabloon gebruiken of open het voorbeeld en kies Bestand > Een kopie maken. Heb je nog nooit een gedeeld document gekopieerd, lees dan de uitleg over het kopiëren van een Google Doc.

• Je gegevens. Vervang naam, e-mailadres en telefoonnummer bovenaan. Gebruik een privé-e-mailadres, want je werkadres vervalt na je vertrek.
• Geadresseerde. Richt de brief aan je directe leidinggevende of aan de persoon die in je contract staat. Zet HR in kopie als dat in je organisatie gebruikelijk is.
• Data. Pas de datum van de brief en je laatste werkdag aan. Controleer ze samen nog een keer met je opzegtermijn.
• Toon. De tweede alinea kun je inkorten of uitbreiden. Wil je alleen het zakelijke deel houden, verwijder hem dan.
• Papier. De brief staat op A4. Marges controleer je via Bestand > Pagina-instelling.

De ontslagbrief printen, mailen of als PDF versturen

Kies Bestand > Downloaden > PDF-document (.pdf) om de brief als bijlage te versturen. Een opzegging per e-mail is in veel gevallen geldig, maar je moet kunnen bewijzen dat je werkgever hem heeft ontvangen. Vraag daarom altijd om een bevestiging, zoals in het voorbeeld.

Wil je de brief persoonlijk afgeven, print hem dan met Bestand > Afdrukken, onderteken hem met de hand en vraag of je leidinggevende een kopie wil aftekenen voor ontvangst. Aangetekend versturen kan ook. Werkt je werkgever met Word-bestanden, download dan Microsoft Word (.docx). Beide formaten staan ook als knop op deze pagina.

Korte, formele of vriendelijke ontslagbrief

• Korte ontslagbrief. Houd alleen de eerste alinea en de afsluiting over. Dat is genoeg voor een geldige opzegging, bijvoorbeeld bij een bijbaan of nulurencontract.
• Formele ontslagbrief. Gebruik "u", noem je personeelsnummer en zet de brief op je eigen briefpapier met adres. Handig als je een lang dienstverband hebt of als de relatie zakelijk is.
• Vriendelijke ontslagbrief. Breid de tweede alinea uit met een concreet moment of project waar je dankbaar voor bent.
• Ontslag tijdens de proeftijd. In de proeftijd geldt meestal geen opzegtermijn. Noem dan een concrete laatste werkdag in overleg met je werkgever.

Op zoek naar een nieuwe baan? Werk je cv bij en schrijf een sollicitatiebrief. Vraag een vertrekkende leidinggevende of collega om een aanbevelingsbrief nu de samenwerking nog vers is. Meer documenten staan in de categorie loopbaan.

Vragen over de ontslagbrief

Welke datum zet ik in mijn ontslagbrief?

De datum waarop je de brief schrijft en verstuurt, en daarnaast je laatste werkdag. Die laatste bereken je met de opzegtermijn uit je contract of cao. Vraag je werkgever beide data te bevestigen.

Mag ik mijn ontslag per e-mail indienen?

Meestal wel, tenzij je contract of cao een andere vorm voorschrijft. Zorg dat je kunt aantonen dat je werkgever de mail heeft ontvangen, bijvoorbeeld met een schriftelijke bevestiging.

Moet ik een reden geven voor mijn ontslag?

Nee. Een werknemer hoeft geen reden te geven. Wil je dat toch, houd het dan kort en neutraal.

Kan ik de ontslagbrief in Word gebruiken?

Ja. Download de .docx-versie en open die in Microsoft Word. De opmaak van de brief blijft behouden.

Wat gebeurt er met mijn vakantiedagen?

Niet opgenomen vakantiedagen worden bij vertrek meestal uitbetaald of in overleg opgenomen tijdens de opzegtermijn. Bespreek het met je werkgever en controleer je eindafrekening.