Contoh Surat Pengunduran Diri Kerja yang Baik dan Sopan

Template surat pengunduran diri di Google Docs ini memberi Anda surat resign yang singkat dan sopan: memberi tahu atasan bahwa Anda akan berhenti, menyertakan pemberitahuan satu bulan sebelumnya, dan menyebut hari kerja terakhir Anda. Surat ini cocok untuk karyawan di jenis pekerjaan apa pun, dari staf toko dan karyawan pabrik sampai pegawai kantor, yang ingin berhenti dengan baik-baik dan menyimpan catatan tertulis. Ini adalah Google Doc asli: lihat pratinjaunya di sini, buat salinan sendiri, dan isi data Anda dalam beberapa menit, atau download sebagai Word (.docx) dan PDF.

Isi template surat pengunduran diri untuk Google Docs

Contoh suratnya ditulis oleh staf penjualan fiktif, Cahyo Wibowo, yang mengundurkan diri dari sebuah toko buku setelah tiga tahun bekerja. Semuanya muat dengan lega di satu halaman A4.

• Kepala nama. Nama Anda dalam huruf besar dengan email dan nomor HP di baris bawahnya, serta garis berwarna pendek.
• Tanggal dan tujuan surat. Tanggal surat diserahkan, lalu "Yth." diikuti nama dan jabatan atasan langsung beserta nama perusahaan.
• Salam pembuka. "Dengan hormat," yang lazim untuk surat resmi.
• Paragraf pengunduran diri. Pernyataan resmi bahwa Anda mengundurkan diri dari jabatan Anda, nama jabatannya, dan hari kerja terakhir berdasarkan pemberitahuan satu bulan.
• Paragraf terima kasih. Ucapan terima kasih singkat atas dukungan selama bekerja dan kesediaan membantu melatih pengganti.
• Penutup. "Hormat saya," dan nama Anda.

Ada ilustrasi kecil di sudut atas dan catatan di footer; keduanya bisa dihapus di salinan Anda.

Cara membuat surat pengunduran diri kerja yang sopan

Surat pengunduran diri adalah catatan resmi, bukan percakapan. Sampaikan dulu kepada atasan secara langsung atau lewat telepon, lalu serahkan suratnya di hari yang sama. Buat singkat dan masukkan poin-poin berikut:

1. Fakta di paragraf pertama. Nama jabatan, pernyataan bahwa Anda mengundurkan diri, dan tanggal hari kerja terakhir yang pasti. Hitung masa pemberitahuan dari tanggal surat diserahkan: di contoh, surat bertanggal 15 Oktober menyebut hari terakhir 13 November.
2. Terima kasih yang singkat. Satu atau dua kalimat tentang hal yang Anda hargai. Usahakan tulus dan spesifik.
3. Tawaran membantu serah terima. Melatih pengganti, menulis catatan pekerjaan yang masih berjalan, atau menyelesaikan satu proyek adalah tawaran yang wajar.
4. Data kontak. Pakai email pribadi di kepala surat agar bagian HRD tetap bisa menghubungi Anda setelah akun kantor ditutup, misalnya untuk urusan paklaring atau BPJS Ketenagakerjaan.

Anda tidak perlu menjelaskan alasan berhenti atau menyebut pekerjaan baru. Hindari keluhan dan kritik di dalam surat: surat ini bisa disimpan di arsip kepegawaian dan dibaca orang yang belum pernah Anda temui. Kalau ada masalah yang ingin disampaikan, wawancara keluar (exit interview) adalah tempat yang lebih tepat.

Lamanya masa pemberitahuan dan hak-hak saat berhenti bergantung pada perjanjian kerja, peraturan perusahaan, dan aturan ketenagakerjaan yang berlaku. Banyak perusahaan meminta pemberitahuan tertulis sekitar satu bulan sebelumnya, tetapi periksa ketentuan untuk Anda sebelum menentukan hari terakhir; template ini bukan nasihat hukum.

Cara mengedit template surat resign di Google Docs

Klik Gunakan template ini di halaman ini, atau buka pratinjau lalu pilih File > Buat salinan. Salinannya tersimpan secara pribadi di Google Drive Anda, hal yang penting untuk surat yang mungkin belum ingin dilihat orang lain. Kalau penyalinan tidak berhasil, panduan cara menyalin Google Docs menjelaskan penyebabnya.

• Data Anda. Ketik nama Anda di atas nama contoh dan ganti email serta nomor HP di baris bawahnya.
• Tujuan dan tanggal. Pakai nama dan jabatan atasan yang benar. Tulis tanggal lengkap agar masa pemberitahuan jelas. Beberapa perusahaan meminta tembusan ke HRD; tambahkan baris "Tembusan: HRD" di bawah tanda tangan bila perlu.
• Nada surat. Edit paragraf terima kasih agar terdengar seperti Anda. Hapus tawaran melatih pengganti kalau tidak relevan.
• Huruf dan warna. Pakai menu huruf dan tombol warna teks di toolbar. Huruf polos berwarna hitam selalu pantas untuk surat jenis ini.
• Hiasan dan halaman. Klik ilustrasi di sudut lalu tekan Delete, klik dua kali footer untuk menghapus catatan contoh, dan pakai File > Penyiapan halaman bila perlu kertas F4.

Kalau ingin menandatangani versi cetak, sisakan beberapa baris kosong di antara "Hormat saya," dan nama Anda. Untuk tanda tangan digital, sisipkan gambarnya lewat Sisipkan > Gambar, atau gambar sendiri di Sisipkan > Gambar > Baru.

Mencetak, mengirim lewat email, atau mengekspor surat pengunduran diri

Untuk diserahkan dalam bentuk kertas, pakai File > Cetak lalu tanda tangani. Untuk dikirim lewat email, buka File > Download > Dokumen PDF (.pdf) dan lampirkan filenya, dengan subjek seperti "Pengunduran Diri, Cahyo Wibowo". Anda juga bisa menempelkan isi surat ke badan email sekaligus melampirkan PDF-nya. Pilih Microsoft Word (.docx) kalau HRD meminta surat pengunduran diri dalam format Word.

Simpan salinan PDF dan email yang Anda kirim. Kalau perusahaan memakai sistem HR, unggah PDF-nya di sana juga. Hindari membagikan link Google Doc kepada perusahaan, karena Doc masih bisa diedit setelah link dikirim, sedangkan PDF yang dilampirkan tetap persis seperti saat dikirim.

Variasi surat pengunduran diri: sederhana, resmi, dan mendadak

• Surat pengunduran diri sederhana. Pertahankan paragraf pertama dan penutup saja. Tiga kalimat sudah cukup untuk mengundurkan diri secara resmi.
• Surat pengunduran diri dari perusahaan atau PT. Tambahkan kalimat kesediaan mendokumentasikan pekerjaan yang sedang berjalan dan satu baris yang menyatakan Anda akan mengembalikan inventaris seperti laptop, seragam, atau kartu identitas karyawan.
• Pengunduran diri dengan pemberitahuan lebih singkat. Kalau harus berhenti lebih cepat, sebutkan tanggalnya dengan jelas dan sampaikan permohonan maaf atas pemberitahuan yang mendadak. Periksa kontrak lebih dulu, karena beberapa jabatan mensyaratkan masa pemberitahuan tertentu.
• Mundur dari organisasi, jabatan, atau sekolah. Ganti nama perusahaan dengan nama organisasi atau yayasan, dan sesuaikan paragraf terima kasih. Guru biasanya menyesuaikan hari terakhir dengan akhir semester.

Kalau Anda pindah ke pekerjaan baru, template CV dan template cover letter kami memakai gaya kepala nama yang sama. Saat meminta atasan mendukung lamaran Anda berikutnya, bagikan template surat rekomendasi kepadanya. Semua dokumen lamaran kerja ada di template karier.

Tanya jawab contoh surat pengunduran diri

Berapa lama pemberitahuan sebelum resign?

Banyak perusahaan di Indonesia meminta pemberitahuan tertulis sekitar satu bulan sebelum hari terakhir, yang dikenal sebagai one month notice. Perjanjian kerja atau peraturan perusahaan bisa menetapkan jangka waktu lain, jadi periksa dokumen Anda atau tanyakan ke HRD.

Sebaiknya resign lewat email atau langsung?

Sampaikan dulu kepada atasan secara langsung atau lewat telepon, lalu susul dengan surat tertulis agar ada catatan bertanggal. Mengirim PDF lewat email tidak masalah kalau tim Anda bekerja jarak jauh.

Apakah alasan resign harus ditulis di surat?

Tidak. Surat pengunduran diri cukup memuat jabatan, hari kerja terakhir, dan penutup yang sopan. Alasan bisa Anda sampaikan secara lisan bila mau.

Apakah surat pengunduran diri perlu meterai?

Umumnya tidak wajib, tetapi beberapa perusahaan memintanya sebagai syarat administrasi. Ikuti ketentuan dari HRD di tempat Anda bekerja.

Apakah template surat pengunduran diri ini gratis?

Ya. Buat salinan di akun Google Anda dan edit sesuka Anda. Nama, perusahaan, dan tanggal di contoh bersifat fiktif.