Agenda vergadering: voorbeeld en template voor teamoverleg in Google Docs

Dit voorbeeld van een agenda voor een vergadering zet een teamoverleg van een uur op één pagina: de praktische gegevens, één zin over het doel, een tabel met getimede agendapunten en wat mensen vooraf moeten doen. Het voorbeeld is een maandelijks teamoverleg, maar de opzet werkt ook voor klantgesprekken, bestuursvergaderingen en projectoverleg. Het is een echt Google Doc: je bekijkt het hier, kopieert het naar je Drive, deelt het met de deelnemers of downloadt het als .docx en PDF.

Wat staat er in deze agenda voor de vergadering

• Gegevens. Datum, tijd, plaats (zaal en videobellen) en wie voorzit.
• Doel. Eén zin over wat de vergadering moet opleveren. Alles in de tabel hoort daaraan bij te dragen.
• Agendapunten. Vier kolommen: begintijd, agendapunt, trekker en doel. De doelkolom gebruikt één woord per punt (Info, Bespreken, Besluiten of Plannen), zodat iedereen weet of hij komt luisteren of meebeslissen.
• Ter voorbereiding. Drie opsommingstekens met wat mensen vooraf doen, zoals een rapport lezen of vrije dagen in de gedeelde agenda zetten.
• Aanwezigen. Een regel met wie er is uitgenodigd en wie notuleert.

De pagina staat op A4 en het voorbeeld past op één vel, met ruimte over.

Volgorde van een agenda voor een vergadering

Bij verenigingen, besturen en medezeggenschapsraden is een vaste volgorde gebruikelijk: opening, vaststellen van de agenda, mededelingen, notulen van de vorige vergadering, ingekomen stukken, de inhoudelijke punten, rondvraag en sluiting. Een teamoverleg mag korter. Het voorbeeld begint met opening en actiepunten van vorige maand, zet daarna de bespreek- en besluitpunten en eindigt met de rondvraag. Welke volgorde je ook kiest, houd hem elke keer hetzelfde, dan weten deelnemers waar ze aan toe zijn.

Een agenda opstellen waar mensen zich aan houden

• Begin bij het doel. Lukt het niet om het doel in één zin te schrijven, dan zijn het misschien twee vergaderingen, of is een e-mail genoeg.
• Zet besluiten vooraan. Punten waarover besloten moet worden horen in de eerste helft, nu iedereen nog fris is en er tijd genoeg is.
• Geef elk punt een begintijd. Met tijden in de eerste kolom zie je direct wanneer een discussie uitloopt. Houd vijf minuten over voor de rondvraag.
• Noem bij elk punt een trekker. De trekker leidt het onderwerp in en zorgt voor stukken. Dat is niet altijd de voorzitter.
• Stuur de agenda op tijd rond. Deel hem een of twee dagen vooraf, samen met wat mensen moeten lezen. De lijst "Ter voorbereiding" maakt dat duidelijk.

Voorbeeld agenda vergadering aanpassen in Google Docs

1. Klik op Dit sjabloon gebruiken of kies Bestand > Een kopie maken. Onze uitleg over het kopiëren van een Google Doc gaat er dieper op in.
2. Vervang de titel en de vier gegevens bovenaan.
3. Herschrijf de zin bij Doel.
4. Pas de agendapunten aan. Een punt toevoegen doe je met de rechtermuisknop op een rij en Rij hieronder invoegen; verwijderen met Rij verwijderen.
5. Werk de voorbereiding en de regel met aanwezigen bij en deel het Doc via Delen met de deelnemers als lezer of als reageerder.

Reacties zijn handig voor de vergadering: deelnemers selecteren een regel, voegen een opmerking toe met een voorstel voor een agendapunt en de voorzitter beslist of het erop komt. Werk je liever in Word, download dan Bestand > Downloaden > Microsoft Word (.docx).

Agenda's voor verschillende soorten vergaderingen

• Wekelijks werkoverleg. Houd elke week dezelfde punten aan (stand van zaken, knelpunten, volgende stappen) en verander alleen datum en details. Maak per vergadering een kopie van een basisversie.
• Klant- of projectoverleg. Zet de vragen van de klant vooraan en sluit af met een punt waarin je bevestigt wat is afgesproken.
• Vereniging, VvE of bestuur. Gebruik de vaste volgorde hierboven, met de notulen van de vorige keer en een verslag van de penningmeester bovenaan.
• Workshop of heidag. Werk met langere blokken en voeg een rij voor de pauze toe; de doelkolom kan beschrijven wat elk blok oplevert.

Van agenda naar notulen

De agenda plant de vergadering, de notulen leggen vast wat er is gebeurd. Gebruik het notulen voorbeeld tijdens of na het overleg: neem de agendapunten over in de tabel en vul besluiten en actiepunten aan. Voor de data rond de vergadering helpen de maandkalender en de tijdlijn template; alles voor je planning staat bij de planner templates.

Agenda vergadering: veelgestelde vragen

Wat zet je op de agenda van een vergadering?

Datum, tijd, plaats, doel, de agendapunten op volgorde met een tijd en trekker per punt, en wat deelnemers moeten voorbereiden. Als je ook vermeldt wie notuleert, hoeft dat aan het begin niet meer geregeld te worden.

Wie maakt de agenda van een vergadering?

Meestal de voorzitter, vaak samen met een secretaris of de notulist. Deelnemers kunnen vooraf punten aandragen; de voorzitter bepaalt wat erop komt en in welke volgorde.

Hoe ver van tevoren stuur je de agenda?

Bij vaste overleggen is een of twee dagen gebruikelijk, en langer als mensen stukken moeten lezen. Verenigingen hebben soms een termijn in hun statuten of huishoudelijk reglement staan; kijk daar dan naar.

Wat is het verschil tussen een agenda en notulen?

De agenda schrijf je voor de vergadering en zegt wat er besproken wordt. De notulen schrijf je tijdens of na de vergadering en leggen vast wat er is besloten en wie wat gaat doen.

Werkt deze agenda ook voor een online vergadering?

Ja. Zet de link van het videogesprek bij Plaats en deel het Doc tijdens het gesprek, zodat iedereen dezelfde agenda ziet. Houd de blokken bij online overleg liever kort en plan bij een lange vergadering een pauze in de tabel.

Is deze agenda template gratis?

Ja. Je kunt hem bekijken, naar je Drive kopiëren of als .docx en PDF downloaden zonder kosten.