Tagesordnung Vorlage für Teambesprechung und Meeting

Diese Tagesordnung Vorlage bringt eine einstündige Teambesprechung auf eine Seite: die Rahmendaten, einen Satz zum Ziel, eine Tabelle mit den Tagesordnungspunkten samt Uhrzeit und was alle vorher erledigen sollten. Das Beispiel ist eine monatliche Teambesprechung, die Struktur passt aber auch für Kundentermine, Vorstandssitzungen und Projektrunden. Es ist ein echtes Google Doc: Vorschau ansehen, in Ihr Drive kopieren, mit den Teilnehmenden teilen oder als Word-Datei (.docx) und PDF herunterladen.

Was die Tagesordnung für die Besprechung enthält

• Rahmendaten. Datum, Uhrzeit, Ort (Besprechungsraum und Videokonferenz) und wer die Sitzung leitet.
• Ziel. Ein Satz, was die Besprechung erreichen soll. Alles in der Tabelle sollte diesem Ziel dienen.
• Tagesordnungspunkte. Vier Spalten: Zeit, TOP, Verantwortlich und Ziel. Die Zielspalte nennt pro Punkt ein Wort (Info, Diskussion, Entscheidung oder Planung), damit alle wissen, ob sie zuhören oder mitentscheiden.
• Zur Vorbereitung. Drei Stichpunkte mit Aufgaben vorab, etwa den Monatsbericht lesen oder Urlaubstage im gemeinsamen Kalender eintragen.
• Teilnehmende. Eine Zeile mit den Eingeladenen und wer Protokoll führt.

Die Seite ist auf DIN A4 eingestellt, das Beispiel passt mit Platz zum Ergänzen auf ein Blatt.

Tagesordnung erstellen: so folgt die Runde dem Plan

• Beim Ziel anfangen. Lässt sich das Ziel nicht in einem Satz sagen, sind es vielleicht zwei Besprechungen oder eine E-Mail.
• Entscheidungen nach vorn. Punkte, die eine Entscheidung brauchen, kommen in die erste Hälfte, solange alle frisch sind und die Zeit noch reicht.
• Jedem TOP eine Uhrzeit geben. Uhrzeiten in der ersten Spalte zeigen sofort, wenn eine Diskussion überzieht. Planen Sie am Ende ein paar Minuten für „Verschiedenes“ ein.
• Für jeden Punkt eine verantwortliche Person nennen. Sie führt in das Thema ein und bringt Unterlagen mit. Das muss nicht die Leitung sein.
• Vorher verschicken. Teilen Sie die Tagesordnung ein bis zwei Tage vorher, zusammen mit allem, was gelesen werden soll. Die Liste „Zur Vorbereitung“ macht das ausdrücklich.

Tagesordnung Vorlage in Google Docs bearbeiten

1. Klicken Sie auf Vorlage verwenden oder wählen Sie Datei > Kopie erstellen. Mehr dazu in der Anleitung zum Kopieren eines Google Docs.
2. Ersetzen Sie den Titel und die vier Rahmendaten.
3. Formulieren Sie den Zielsatz neu.
4. Bearbeiten Sie die Zeilen der Tabelle. Für einen neuen Punkt öffnen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü einer Zeile und wählen Zeile unterhalb einfügen, zum Entfernen Zeile löschen.
5. Aktualisieren Sie die Vorbereitungsliste und die Zeile mit den Teilnehmenden und teilen Sie das Dokument mit Lese- oder Kommentarrechten.

Kommentare sind vor der Sitzung nützlich: Teilnehmende markieren eine Zeile, schlagen per Kommentar einen Punkt vor, und die Leitung entscheidet, ob er aufgenommen wird. Ändert sich die Reihenfolge, passen Sie die Uhrzeiten in der ersten Spalte an, damit die Blöcke weiterhin in die geplante Stunde passen.

Tagesordnung für Teambesprechung, Verein und Projekt

• Wöchentliche Teambesprechung. Jede Woche dieselben Punkte (Stand, Hindernisse, nächste Schritte), nur Datum und Details ändern sich. Erstellen Sie pro Termin eine Kopie aus einer Mastervorlage.
• Kunden- oder Projekttermin. Die Fragen der Kundschaft zuerst, gegen Ende ein Punkt „Vereinbarungen“, um festzuhalten, was beschlossen wurde.
• Vereins- oder Vorstandssitzung. Feste Punkte wie die Feststellung der Beschlussfähigkeit, die Genehmigung des letzten Protokolls und den Kassenbericht an den Anfang. Bei einer Mitgliederversammlung regelt oft die Satzung, wie und wann die Tagesordnung mit der Einladung verschickt wird. Prüfen Sie das für Ihren Verein.
• Workshop. Längere Blöcke und eine Zeile für die Pause. Die Zielspalte kann das Ergebnis jedes Blocks beschreiben.

Rollen in der Besprechung festlegen

Kleine Runden laufen besser, wenn ein paar Rollen vor Beginn klar sind:

• Leitung. Eröffnet die Sitzung, achtet auf das Ziel und schließt jeden Punkt mit einem klaren Ergebnis ab. Die Vorlage nennt sie in den Rahmendaten.
• Zeitwächter. Behält die Uhrzeiten in der ersten Spalte im Blick und meldet sich, wenn ein Punkt überzieht. In kleinen Teams übernimmt das oft die Leitung.
• Protokoll. Notiert Beschlüsse und Aufgaben. Steht die Person schon in der Tagesordnung, muss sich niemand in letzter Minute melden.
• Verantwortliche je TOP. Bereiten ihren Punkt vor und teilen Unterlagen vorab.

Driftet eine Diskussion ab, notieren Sie das Thema als Punkt für eine spätere Besprechung und vereinbaren, wann es drankommt.

Von der Tagesordnung zum Besprechungsprotokoll

Die Tagesordnung plant die Besprechung, das Protokoll hält sie fest. Nutzen Sie während oder nach der Sitzung die Besprechungsprotokoll Vorlage: Übernehmen Sie die TOPs in deren Tabelle und ergänzen Sie Beschlüsse und Aufgaben. Für Termine rund um die Besprechung helfen die Kalender Vorlage und die Zeitplan Vorlage, alles Weitere finden Sie bei den Vorlagen für Organisation.

Tagesordnung: häufige Fragen

Was gehört in eine Tagesordnung?

Datum, Uhrzeit, Ort, Ziel, die Tagesordnungspunkte in Reihenfolge mit Uhrzeit und verantwortlicher Person sowie alles, was vorzubereiten ist. Wer Protokoll führt, sollte ebenfalls dastehen.

Was bedeutet TOP?

TOP steht für Tagesordnungspunkt. In Einladungen und Protokollen werden die Punkte oft nummeriert, etwa „TOP 3: Urlaubsplanung“. In der Vorlage schreiben Sie die Nummern einfach vor jeden Punkt.

Wie früh verschickt man die Tagesordnung?

Bei regelmäßigen Besprechungen sind ein bis zwei Tage vorher üblich, mehr Vorlauf, wenn Unterlagen zu lesen sind. Für Vereins- und Gesellschafterversammlungen gelten oft Fristen aus Satzung oder Vertrag.

Funktioniert die Vorlage für eine Videokonferenz?

Ja. Tragen Sie den Link in das Feld „Ort“ ein und teilen Sie das Dokument im Call, damit alle dieselbe Tagesordnung sehen.

Wie lang sollte ein Tagesordnungspunkt dauern?

Das hängt vom Punkt ab, aber kurze Blöcke halten eine Besprechung in Bewegung: Im Beispiel sind es fünfzehn Minuten für eine Diskussion oder Entscheidung und fünf Minuten für Verschiedenes. Braucht ein Thema mehr als die Hälfte der Zeit, verdient es vielleicht eine eigene Besprechung.

Ist die Tagesordnung Vorlage kostenlos?

Ja. Vorschau, Kopie und Download als .docx und PDF sind kostenlos.