Ordine del giorno della riunione: modello ed esempio per Google Docs

Questo modello di ordine del giorno della riunione è un vero documento Google che si prepara prima dell'incontro e si manda ai partecipanti: data, orario, luogo, scopo, i punti da trattare con orario e referente, e che cosa leggere prima di arrivare. L'esempio è la riunione mensile di un team fittizio, così vedi come si costruisce un'ora di lavoro ben scandita. Puoi vederlo in anteprima, copiarlo nel tuo Drive con un clic o scaricarlo come file Word (.docx) e PDF.

Che cosa contiene questo modello di ordine del giorno

• Intestazione. Una fascia con la scritta «Ordine del giorno» e il nome dell'incontro, «Riunione mensile del team».
• Dati della riunione. Data, Orario (dalle 10:00 alle 11:00), Luogo (una sala e una videochiamata) e chi Coordina.
• Scopo. Una frase che dice perché ci si vede: esaminare i risultati del mese, concordare i turni delle ferie e preparare un workshop con i clienti.
• Tabella dei punti. Quattro colonne (Ora, Punto, Referente, Obiettivo) e cinque punti, dalle azioni del mese scorso fino alle varie ed eventuali.
• Prima della riunione. Un elenco puntato di cose da fare prima: leggere un report, segnare le ferie nel calendario condiviso, portare un'idea.
• Partecipanti. Una riga in fondo con i nomi degli invitati e di chi scriverà il verbale.

La pagina è in formato A4 e tutti i nomi sono inventati.

Come scrivere un ordine del giorno che venga rispettato

Un ordine del giorno funziona quando chi arriva sa già che cosa si deve decidere. Queste regole aiutano:

1. Parti dallo scopo. Se non riesci a scriverlo in una frase, forse la riunione non serve o va divisa in due.
2. Scrivi ogni punto come un argomento preciso. «Turni per le ferie» è meglio di «Varie organizzative». Ogni punto ha un referente che lo introduce.
3. Indica l'obiettivo di ogni punto. La colonna Obiettivo dice se si tratta di aggiornare, discutere, decidere o pianificare. Così nessuno si aspetta una decisione su un punto solo informativo.
4. Assegna un orario. Gli orari d'inizio aiutano chi modera a capire quando chiudere una discussione. Metti i punti che richiedono una decisione nella prima metà, quando l'attenzione è più alta.
5. Chiedi la preparazione. L'elenco «Prima della riunione» fa risparmiare i minuti spesi a leggere documenti insieme.

Esempio di ordine del giorno: come è costruito il modello

La riunione dell'esempio dura un'ora ed è divisa in cinque punti. Si comincia con dieci minuti sulle azioni del mese precedente, così gli impegni presi non si perdono. Seguono i risultati del mese, da discutere; i turni per le ferie, l'unico punto da decidere; il workshop con i clienti, da pianificare; e infine le varie ed eventuali, cinque minuti per gli annunci brevi. Ogni punto ha un referente diverso, quindi chi coordina non deve parlare per tutta l'ora.

Ordine del giorno per riunioni di team, scuola, associazioni e condominio

• Riunione di team settimanale. Tre o quattro punti fissi e trenta minuti in tutto. Puoi riusare la stessa copia cambiando solo data e punti.
• Riunione di progetto. Aggiungi un punto sullo stato delle fasi, collegato al cronoprogramma del progetto.
• Consiglio di classe o riunione con i genitori. Togli la colonna Ora se l'incontro ha un andamento più libero, ma tieni i referenti.
• Associazioni e assemblea condominiale. Il modello va bene per preparare la discussione. Per assemblee formali di condominio, società o associazioni, convocazione e ordine del giorno seguono regole proprie del codice civile e dello statuto: verifica quelle che valgono nel tuo caso, perché questo modello non è un parere legale.

Modificare e inviare l'ordine del giorno in Google Docs

1. Fai clic su Usa questo modello oppure scegli File > Crea una copia. La guida per copiare un documento Google spiega cosa fare se l'account di lavoro limita le copie.
2. Cambia nome dell'incontro, data, orario, luogo e chi coordina.
3. Riscrivi lo scopo e i punti nella tabella. Per aggiungere un punto fai clic destro sull'ultima riga e scegli Inserisci riga sotto.
4. Aggiorna l'elenco «Prima della riunione» e la riga dei partecipanti.
5. Condividi il documento con il pulsante Condividi in sola lettura o con i commenti attivi, così i partecipanti possono proporre punti. In alternativa allega il PDF scaricato da File > Scarica > Documento PDF (.pdf) all'invito nel calendario.

Dall'ordine del giorno al verbale

L'ordine del giorno si scrive prima dell'incontro, il verbale dopo. Il verbale di riunione riprende gli stessi punti e registra per ciascuno decisioni, responsabili e scadenze. Se chi verbalizza parte dall'ordine del giorno, deve solo aggiungere gli esiti. Altri modelli per pianificare il lavoro sono nella sezione organizzazione.

Ordine del giorno: domande frequenti

Che cosa significa OdG?

È l'abbreviazione di ordine del giorno, l'elenco degli argomenti da trattare in una riunione o in un'assemblea, nell'ordine in cui verranno discussi.

Che cosa scrivere in un ordine del giorno?

Data, orario e luogo, lo scopo dell'incontro, i punti da trattare con un referente e, se possibile, l'orario di ciascuno. È utile aggiungere che cosa preparare e chi scriverà il verbale.

Quanto prima va inviato l'ordine del giorno?

Per una riunione di lavoro un giorno o due prima lascia il tempo di leggere i documenti. Per assemblee formali i tempi di convocazione possono essere fissati da statuti o regolamenti.

Che cosa vuol dire «varie ed eventuali»?

È l'ultimo punto, riservato a comunicazioni brevi non previste. Nelle riunioni di lavoro conviene tenerlo corto e rimandare a un incontro successivo gli argomenti che richiedono una decisione.

L'ordine del giorno è gratis?

Sì. Puoi copiarlo, modificarlo e usarlo per tutte le tue riunioni senza costi.