Plantilla de orden del día para reuniones de equipo

Esta plantilla de orden del día prepara una reunión de una hora en una sola página: cuándo y dónde es, para qué sirve, qué puntos se tratan y en qué orden, y qué tiene que traer cada persona. El ejemplo es la reunión mensual de un equipo con cinco puntos, del repaso de resultados a los ruegos y preguntas, así que solo cambias los datos. Es un documento real de Google Docs: puedes verlo aquí, hacer tu copia o descargarlo en Word (.docx) y PDF.

Qué incluye esta plantilla de orden del día

• Cabecera. Una franja con «Orden del día» y el nombre de la reunión («Reunión mensual del equipo»).
• Datos de la reunión. Fecha, hora de inicio y de fin, lugar (sala y videollamada) y quién preside.
• Objetivo. Una frase con lo que la reunión debe conseguir: repasar los resultados del mes, acordar las vacaciones y preparar un taller con clientes.
• Tabla de puntos. Cuatro columnas: hora, punto, responsable y objetivo de cada punto (informar, debatir, decidir o planificar).
• Antes de la reunión. Tres tareas de preparación, como leer el informe del mes o apuntar los días libres en el calendario compartido.
• Pie. La lista de asistentes y el nombre de quien levanta el acta.

La página es A4 y cabe en una hoja, que es lo que se espera de un orden del día: se lee en un minuto.

Cómo redactar el orden del día de una reunión

1. Empieza por el objetivo. Si no cabe en una frase, probablemente son dos reuniones. El objetivo también ayuda a decidir qué puntos sobran.
2. Escribe cada punto como un tema concreto. «Turnos de vacaciones» se prepara mejor que «Varios».
3. Indica qué se espera de cada punto. La columna de objetivo dice si se va a informar, debatir o decidir. Quien llega sabiendo que hay que decidir trae su opinión pensada.
4. Pon hora a cada punto. Las horas obligan a ser realistas y sirven para cortar a tiempo. Deja los puntos de decisión en la primera mitad, cuando la gente está más atenta.
5. Asigna un responsable que presente cada punto y lo lleve preparado.
6. Cierra con ruegos y preguntas, el punto habitual en las reuniones en España para que cualquiera plantee algo que no estaba previsto.

Convocatoria y orden del día: cuándo y cómo enviarlos

El orden del día se envía con la convocatoria, con antelación suficiente para que la gente lea lo que haga falta. Para una reunión interna mensual, unos días antes suele bastar; si hay documentos que estudiar, cuanto antes mejor. Envíalo de una de estas formas:

• Enlace al documento. Pulsa Compartir, da permiso de lectura o de comentario y pega el enlace en la invitación del calendario. Si alguien quiere añadir un punto, lo propone con un comentario.
• PDF adjunto. Descárgalo con Archivo > Descargar > Documento PDF (.pdf) si los asistentes son de fuera de tu organización.

Cómo editar el orden del día en Google Docs

1. Pulsa Usar esta plantilla, o abre la vista previa y elige Archivo > Hacer una copia. La guía sobre cómo copiar un documento de Google Docs resuelve los casos en los que la opción no aparece.
2. Escribe encima del nombre de la reunión, la fecha, la hora, el lugar y quién preside.
3. Cambia los puntos de la tabla. Para añadir uno, haz clic derecho en una fila e inserta otra debajo; para quitarlo, elimina la fila.
4. Revisa que las horas sumen la duración prevista y que el último punto termine antes de la hora de fin.
5. Guarda una copia limpia como original y duplícala cada mes con Archivo > Hacer una copia.

Orden del día para distintos tipos de reunión

• Reunión semanal de equipo. Tres o cuatro puntos fijos (avances, bloqueos, próximos pasos) y media hora de duración.
• Reunión con un cliente. Cambia «Preside» por los nombres de las dos partes y añade un punto final de próximos pasos con fechas.
• Claustro o reunión de departamento. Útil para ordenar informaciones de dirección, propuestas y votaciones.
• Junta de una asociación o de una comunidad de propietarios. La plantilla sirve para ordenar los puntos, pero aquí la convocatoria tiene requisitos formales. Por ejemplo, la Ley de Propiedad Horizontal exige que la convocatoria de la junta incluya el orden del día, y los estatutos de una asociación suelen fijar plazos y forma. Comprueba lo que se aplica en tu caso; esta plantilla no es asesoramiento legal.

Si la reunión forma parte de un proyecto más largo, el cronograma y el calendario ayudan a fijar las fechas que se acuerden.

Del orden del día al acta de la reunión

El orden del día se prepara antes de la reunión y dice qué se va a tratar. El acta se redacta después y recoge qué se trató, qué se acordó y quién se encarga de cada tarea. Si usas los mismos puntos y en el mismo orden en los dos documentos, el acta se escribe casi sola. Para la segunda parte, tienes el modelo de acta de reunión, con apartados para acuerdos y tareas. Más plantillas para organizar el trabajo en organización.

Orden del día: preguntas frecuentes

¿Qué debe incluir un orden del día?

Fecha, hora, lugar, quién convoca o preside, el objetivo y la lista de puntos en orden, idealmente con un responsable y un tiempo para cada uno. Esta plantilla añade lo que hay que preparar y quién levanta el acta.

¿Con cuánta antelación se envía el orden del día?

En reuniones internas, con unos días de margen para que la gente se prepare. En juntas de propietarios, asociaciones o sociedades, el plazo lo marcan la ley o los estatutos.

¿Sirve esta plantilla para una videollamada?

Sí. Pon el enlace de la llamada en el campo «Lugar» y comparte el documento en pantalla al empezar para que todos sigan los puntos.

¿En qué se diferencia el orden del día del acta?

El orden del día es la lista de temas previstos y se reparte antes. El acta es el registro de lo que pasó y se reparte después, con los acuerdos y las tareas.

¿Qué es el punto de ruegos y preguntas?

El último punto del orden del día, abierto para que los asistentes planteen peticiones o dudas no previstas. Si en él surge algo que requiere una decisión, lo habitual es dejarlo para la siguiente reunión.

¿La plantilla de orden del día es gratis?

Sí. Puedes copiarla y usarla en tu empresa, tu centro o tu asociación. Los nombres del ejemplo son ficticios.