Notulen voorbeeld en template voor een vergadering in Google Docs

Dit notulen voorbeeld is een echt Google Doc voor het verslag van een teamoverleg, werkoverleg of bestuursvergadering. Je bekijkt het hier, kopieert het met één klik naar je eigen Drive en vult het tijdens de vergadering in. Wie liever in Word of op papier werkt, downloadt hetzelfde document als .docx of PDF.

Wat dit notulen voorbeeld in Google Docs bevat

Het sjabloon volgt de vaste volgorde van goede notulen, zodat wie niet aanwezig was in een paar minuten weet wat er is besloten en wie wat gaat doen. Het voorbeeld gaat over een fictief maandelijks teamoverleg.

• Kopband en titel. Bovenaan staat NOTULEN met daaronder de naam van het overleg, in het voorbeeld "Maandelijks teamoverleg".
• Vergadergegevens. Datum, tijd, locatie, voorzitter en notulist staan als label en waarde onder elkaar. De locatie mag ook een combinatie zijn, zoals een zaal plus videobellen.
• Aanwezigen. Eén regel met de namen van de aanwezigen en apart wie afwezig was.
• Agenda. Een genummerde lijst met vier punten: terugblik op de actiepunten van vorige maand, de planning van een lancering, de logistiek van een kantoorverhuizing en de rondvraag.
• Bespreking en besluiten. Een tabel met drie kolommen: Onderwerp, Samenvatting en Besluit. Zo staat elk besluit direct naast de discussie die eraan voorafging.
• Actiepunten. Een tweede tabel met Taak, Eigenaar en Deadline. Dit is de actielijst die je na afloop rondstuurt.
• Volgend overleg. Datum, tijd en plaats van de volgende vergadering, zodat niemand daar later naar hoeft te vragen.

Alle namen en data in het voorbeeld zijn verzonnen. Je overschrijft ze gewoon met de gegevens van je eigen overleg.

Notulen maken die mensen ook echt lezen

Notulen zijn geen woordelijk verslag. Ze leggen vast wat er is afgesproken, zodat de groep er later op kan terugvallen. Deze werkwijze helpt:

1. Vul de kop vóór de vergadering in. Zet datum, tijd, locatie en de agendapunten er alvast in. Tijdens het overleg kun je je dan richten op de inhoud.
2. Noteer per agendapunt de kern, niet het gesprek. Twee zinnen samenvatting zijn genoeg. Wie wat zei, is meestal niet nodig, behalve bij formele vergaderingen waar een standpunt moet worden vastgelegd.
3. Schrijf besluiten letterlijk op. "Lancering verschoven naar 10 november" is duidelijk. "We kijken nog naar de planning" is geen besluit. Twijfel je, vraag de voorzitter dan om het besluit hardop te formuleren.
4. Geef elk actiepunt één eigenaar en een datum. Een taak met drie namen erbij wordt vaak door niemand opgepakt. Gebruik een concrete deadline in plaats van "zo snel mogelijk".
5. Begin het volgende overleg met de actielijst. Het eerste agendapunt van het voorbeeld is niet voor niets de terugblik op de actiepunten van vorige maand.
6. Stuur de notulen dezelfde dag rond. Hoe langer je wacht, hoe lastiger het is om aantekeningen terug te lezen en hoe kleiner de kans dat iemand een fout nog opmerkt.

Werk je met conceptnotulen die in het volgende overleg worden vastgesteld, zet dan "Concept" in de titel en verwijder dat woord pas als de groep akkoord is.

De notulen template aanpassen in Google Docs

Klik op deze pagina op Dit sjabloon gebruiken of open het voorbeeld en kies Bestand > Een kopie maken. Je krijgt dan een bewerkbare versie in je eigen Drive. De uitleg over het kopiëren van een Google Doc laat stap voor stap zien hoe dat werkt.

• Rijen toevoegen. Klik met de rechtermuisknop in een tabel en kies Rij hieronder invoegen voor een extra besluit of actiepunt.
• Kolommen wijzigen. Heb je een kolom Status nodig in de actielijst, voeg dan een kolom toe via het rechtermuismenu en vul daar Open of Afgerond in.
• Huisstijl. Pas lettertype en kleur van de kopband aan via de werkbalk, of alle koppen tegelijk via Opmaak > Alineastijlen.
• Papierformaat. Het document staat op A4. Marges controleer je via Bestand > Pagina-instelling.

Houd je regelmatig hetzelfde overleg, bewaar dan een lege versie met de vaste gegevens als basis en maak voor elke vergadering een kopie. Dan blijven alle verslagen gelijk opgebouwd.

Notulen delen, downloaden en archiveren

Het makkelijkst deel je de notulen via de knop Delen met leesrechten voor alle deelnemers. Wil je dat mensen correcties voorstellen, geef ze dan reageerrechten. Ze plaatsen dan een opmerking via Invoegen > Opmerking en jij past de tekst aan.

Voor een vast archief kies je Bestand > Downloaden > PDF-document (.pdf). Een PDF verandert niet meer, wat handig is voor vastgestelde notulen van een bestuur of vereniging. Moet iemand de notulen in Word verwerken, gebruik dan Bestand > Downloaden > Microsoft Word (.docx). Beide formaten kun je ook met de knoppen op deze pagina downloaden.

Zet alle notulen in één gedeelde map in Drive en geef de bestanden een naam die begint met de datum, bijvoorbeeld 2026-10-15 Teamoverleg. Dan staan ze vanzelf op volgorde.

Voorbeeld notulen voor werkoverleg, bestuur en project

De opbouw werkt voor de meeste soorten vergaderingen, met kleine aanpassingen:

• Notulen van een werkoverleg. Gebruik het sjabloon zoals het is. De actielijst is hier het belangrijkste onderdeel.
• Notulen van een bestuursvergadering of ledenvergadering. Voeg een agendapunt toe voor het vaststellen van de vorige notulen en noteer bij besluiten eventueel de uitslag van een stemming. Controleer in de statuten of het huishoudelijk reglement wat er in de notulen moet staan.
• Projectoverleg. Koppel de actiepunten aan de planning van het project. Onze tijdlijn template sluit daar goed op aan.
• Kort overleg zonder besluiten. Laat de besluitentabel weg en houd alleen agenda en actielijst over, of stuur een korte memo met de uitkomst.

Voor terugkerende taken uit het overleg is een checklist handig. Meer sjablonen om werk te plannen vind je bij de planner templates.

Vragen over notulen maken

Wat moet er in notulen staan?

Minimaal de datum, de aanwezigen, de besproken agendapunten, de genomen besluiten en de actiepunten met eigenaar en deadline. Bij formele vergaderingen komen daar vaak het vaststellen van de vorige notulen en de uitslag van stemmingen bij.

Is het notulen of notule?

Het verslag heet de notulen, een meervoudsvorm. "Notule" wordt in de praktijk weinig gebruikt. Je schrijft dus "de notulen van de vergadering".

Kan ik dit notulen voorbeeld in Word gebruiken?

Ja. Download de .docx-versie en open die in Microsoft Word. Controleer na het openen de kolombreedtes van de tabellen, want lettertypen kunnen iets anders uitvallen.

Hoe maak ik een actielijst bij de notulen?

De tabel Actiepunten onderaan is die actielijst. Zet elke taak op een eigen rij met één eigenaar en een datum, en neem de open punten mee naar het volgende overleg.

Hoe lang moeten notulen zijn?

Zo kort als mogelijk. Voor een overleg van een uur past een goed verslag meestal op één A4, zoals dit voorbeeld. Wordt het langer, kijk dan of je discussies kunt samenvatten in plaats van ze na te vertellen.