Ordre du jour de réunion : modèle avec exemple (Google Docs)

Un ordre du jour de réunion annonce à l'avance ce qui sera traité, dans quel ordre et par qui. Ce modèle le présente sur une page, avec un exemple rempli pour une réunion d'équipe mensuelle : informations pratiques, objectif, tableau horaire des points, préparation demandée et liste des participants. C'est un vrai Google Doc, à prévisualiser ici, à copier dans votre Drive ou à télécharger en Word (.docx) et en PDF.

Ce que contient ce modèle d'ordre du jour

• Informations pratiques. Date, horaire (10 h – 11 h), lieu (salle et visioconférence) et nom de la personne qui anime.
• Objectif. Une phrase qui dit pourquoi la réunion a lieu : faire le point sur les résultats du mois, valider le planning des congés, préparer un atelier clients.
• Tableau des points. Quatre colonnes : l'heure de début, l'intitulé du point, la personne qui le porte et le but (informer, échanger, décider, organiser). Le dernier point est réservé aux questions diverses.
• Avant la réunion. Une liste courte de ce que chacun doit lire ou préparer.
• Participants. Les noms des participants et de la personne chargée du compte rendu.

La page est au format A4, avec un bandeau « Ordre du jour » en haut.

Comment rédiger un ordre du jour de réunion efficace

1. Commencez par l'objectif. Si vous ne pouvez pas le résumer en une phrase, la réunion n'est peut-être pas nécessaire, ou elle doit être découpée en deux.
2. Formulez chaque point comme une action. « Planning des congés de fin d'année : décider » est plus clair que « Congés ». La colonne But indique aux participants ce qu'on attend d'eux.
3. Placez les décisions en début de réunion. L'attention baisse au fil du temps ; les points d'information peuvent passer en fin de liste, ou dans un e-mail.
4. Attribuez un horaire et un porteur. Un créneau par point aide l'animateur à tenir le temps, et un nom évite que personne ne prépare le sujet.
5. Gardez une place pour les questions diverses. Un court créneau en fin de réunion évite que les sujets imprévus débordent sur les autres points.

Envoyez l'ordre du jour assez tôt pour que chacun puisse lire les documents et préparer ses réponses, en joignant les pièces utiles au même message.

Exemple d'ordre du jour de réunion d'équipe, de CSE ou d'association

Le modèle est pensé pour une réunion d'équipe, mais il s'adapte à d'autres formats :

• Réunion d'équipe hebdomadaire. Trois ou quatre points, un tour de table rapide et le suivi des actions de la semaine précédente.
• Réunion de lancement de projet. Présentation du projet, rôles, calendrier et premières décisions. Notre modèle de rétroplanning peut être joint à l'ordre du jour.
• Réunion de CSE, assemblée générale ou conseil syndical. Pour ces instances, le contenu de l'ordre du jour et les délais d'envoi sont souvent encadrés par la loi, les statuts ou un règlement intérieur. Utilisez le modèle pour la mise en forme et vérifiez les règles qui s'appliquent à votre structure.
• Réunion de rentrée avec les parents. Remplacez la colonne Porteur par « Intervenant » et ajoutez un temps d'échange avec les familles.

Modifier le modèle d'ordre du jour dans Google Docs

1. Cliquez sur Utiliser ce modèle, ou ouvrez l'aperçu et choisissez Fichier > Créer une copie. Notre guide pour copier un Google Doc détaille les autres méthodes.
2. Remplacez le titre, la date, l'horaire, le lieu et l'animateur.
3. Réécrivez l'objectif, puis les lignes du tableau. Pour ajouter un point, placez le curseur dans la dernière cellule et appuyez sur Tab.
4. Mettez à jour la liste « Avant la réunion » et les participants.
5. Si la réunion a lieu en visioconférence, collez le lien de connexion dans la ligne Lieu.

Pour une réunion récurrente, gardez une copie vierge comme original et utilisez Fichier > Créer une copie à chaque nouvelle date. Pour caler les réunions sur l'année, notre calendrier mensuel à imprimer peut aider.

Envoyer et partager l'ordre du jour avant la réunion

Le plus simple est de partager le Doc avec les participants depuis le bouton Partager, en accès commentateur : chacun peut proposer un point ou poser une question dans un commentaire, sans modifier le texte. Vous pouvez aussi télécharger un PDF avec Fichier > Télécharger > Document PDF (.pdf) et le joindre à l'invitation, ou l'imprimer avec Fichier > Imprimer pour une réunion en salle.

De l'ordre du jour au compte rendu de réunion

L'ordre du jour se rédige avant la réunion, le compte rendu après. Les deux se répondent : reprenez les mêmes points, dans le même ordre, et notez pour chacun ce qui a été dit, ce qui a été décidé et qui fait quoi. Notre modèle de compte rendu de réunion suit cette logique, avec un tableau des actions à mener ; la personne désignée dans la ligne « Compte rendu » peut partir de ce modèle. D'autres outils sont dans nos modèles d'organisation.

Ordre du jour de réunion : questions fréquentes

Que doit contenir un ordre du jour ?

La date, l'heure, le lieu, l'objectif de la réunion, la liste des points dans l'ordre où ils seront traités et, idéalement, le nom de la personne qui porte chaque point. Ajoutez les documents à lire avant la réunion.

Quelle différence entre ordre du jour et compte rendu ?

L'ordre du jour annonce ce qui sera traité ; le compte rendu rapporte ce qui a été dit et décidé. Le premier est envoyé avant la réunion, le second après.

Peut-on utiliser ce modèle pour une visioconférence ?

Oui. Indiquez le lien de connexion dans le lieu et affichez l'ordre du jour à l'écran au début de la réunion pour que tout le monde suive le même déroulé.

Combien de points prévoir dans un ordre du jour ?

Autant que le temps le permet sans précipitation. Si les horaires du tableau ne tiennent pas dans la durée prévue, reportez un point plutôt que de raccourcir tous les autres.

Ce modèle d'ordre du jour est-il gratuit ?

Oui, pour un usage professionnel, associatif ou personnel. Les noms de l'exemple sont fictifs.