Come copiare un documento Google o un modello nel tuo Drive

Copiare un documento Google ti dà un file separato e modificabile che appartiene a te, mentre l'originale resta com'era. I casi di tutti i giorni sono due: copiare un modello che qualcuno condivide con te, come quelli di Docsmade, e duplicare un documento che hai già nel tuo Drive. Questa guida li spiega entrambi, poi passa ai passaggi che di solito vengono dopo: scaricare la copia in Word o PDF, cambiare il formato della carta tra A4 e Lettera e condividerla.

Come copiare un modello di Google Docs nel tuo Drive

Ogni pagina di modello su Docsmade ha un pulsante Anteprima, che apre il documento in sola lettura per scorrerlo, e un pulsante Usa questo modello, che avvia la copia.

1. Fai clic su Usa questo modello nella pagina del modello.
2. Accedi al tuo account Google se ti viene chiesto. La copia viene salvata nel Drive dell'account con cui hai effettuato l'accesso: se nello stesso browser usi un account personale e uno di lavoro, controlla l'immagine del profilo in alto a destra prima di continuare.
3. Google mostra la schermata Copia documento, che chiede se vuoi creare una copia del file. Fai clic su Crea una copia.
4. La copia si apre nell'editor con il nome «Copia di» seguito dal nome del modello. Rinominala facendo clic sul titolo in alto a sinistra.

La copia mantiene caratteri, colori, tabelle, fascia di intestazione e formato della pagina del modello. Viene salvata nella cartella principale di Il mio Drive; per archiviarla altrove apri File > Sposta e scegli una cartella.

Obbligare a copiare un documento Google con un link /copy

Il pulsante Usa questo modello è un link di copia. L'indirizzo normale di un documento termina con /edit seguito da alcuni caratteri. Se sostituisci tutto da /edit in poi con /copy e condividi quell'indirizzo, chi lo apre arriva alla schermata Copia documento invece che al tuo file, e deve creare una propria copia per vederlo nell'editor. Spesso lo si chiama link di copia forzata.

Un link di copia funziona solo se chi lo apre può almeno visualizzare il file. Se il documento è limitato a persone specifiche, condividilo prima come Visualizzatore con quelle persone, oppure imposta Accesso generale su Chiunque abbia il link.

Come creare una copia di un documento Google che hai già

Per duplicare un tuo documento, per esempio per riusare la relazione del mese scorso come base per quella di questo mese:

1. Apri il documento.
2. Vai su File > Crea una copia.
3. Scrivi un nome per la copia e scegli la cartella in cui salvarla.
4. Se vuoi, spunta Condividi con le stesse persone per mantenere le impostazioni di condivisione attuali e Copia commenti e suggerimenti per portare con te i commenti aperti (puoi includere anche quelli risolti).
5. Fai clic su Crea una copia. Il nuovo documento si apre in una nuova scheda.

Da Google Drive puoi fare lo stesso senza aprire il file: fai clic con il tasto destro sul documento e scegli Crea una copia. Drive crea «Copia di» nella stessa cartella, senza commenti. Nell'app Google Documenti per dispositivi mobili, apri il documento, tocca il menu con i tre puntini e cerca Crea una copia tra le opzioni di condivisione ed esportazione.

Se Crea una copia appare in grigio o non compare affatto, il proprietario ha disattivato copia, download e stampa per visualizzatori e commentatori. La soluzione corretta è chiedere al proprietario l'accesso come editor o un link di copia.

Copiare un documento Google con i commenti o su un altro account

I commenti si spostano solo con File > Crea una copia e solo se l'opzione dei commenti è spuntata; la copia da Drive con il tasto destro e il link /copy partono entrambi puliti. Per copiare un documento su un altro account Google, condividilo dal primo account con il secondo, accedi con il secondo account, apri il file e crea lì la copia. A quel punto la copia appartiene al secondo account, anche se in seguito perdi l'accesso al primo.

Scaricare un documento Google in Word o PDF

Ogni pagina di modello su Docsmade offre un file .docx e un PDF esportati dallo stesso documento, quindi puoi anche fare a meno di Google Drive. Per la tua copia, dopo averla modificata:

• File > Scarica > Microsoft Word (.docx) per un file che si apre in Word, Pages o LibreOffice.
• File > Scarica > Documento PDF (.pdf) per un file fisso, pronto da stampare, da inviare via email o caricare su un portale.
• Nello stesso menu trovi anche altri formati, come OpenDocument (.odt), RTF e testo semplice.

I file Word possono apparire leggermente diversi se un carattere di Google non è installato sul tuo computer. Controlla titoli e tabelle dopo aver aperto il .docx, oppure invia un PDF quando l'impaginazione deve restare identica.

Cambiare il formato di un documento Google da A4 a Lettera e viceversa

Le versioni italiane dei modelli Docsmade sono impostate in A4 (21 × 29,7 cm), il formato standard in Italia e in quasi tutta Europa. Il formato Lettera USA (8,5 × 11 pollici) si usa negli Stati Uniti e in Canada. Se devi passare da uno all'altro:

1. Apri File > Impostazione pagina.
2. Nella scheda Pagine scegli A4 o Lettera in Dimensioni carta. Orientamento e margini si impostano nella stessa finestra.
3. Fai clic su OK, poi scorri il documento. L'A4 è un po' più stretto e più alto del formato Lettera, quindi una tabella o le ultime righe di una pagina possono spostarsi.

Se devi stampare, lascia il documento in modalità Pagine e non Senza pagine, così vedi dove finisce ogni pagina.

Condividere la tua copia di un documento Google

Fai clic su Condividi in alto a destra. Aggiungi le persone tramite email e assegna a ciascuna un ruolo: Visualizzatore può leggere, Commentatore può aggiungere commenti e suggerimenti, Editor può modificare il testo. In Accesso generale, Con restrizioni significa che solo le persone aggiunte possono aprire il link; Chiunque abbia il link ti permette di incollarlo in un'email o in una chat. Per dare a qualcuno una copia nuova invece del tuo file, invia un link /copy come descritto sopra.

Copiare un documento Google: domande frequenti

Il proprietario vede che ho copiato il suo documento Google?

Google non avvisa il proprietario quando qualcuno crea una copia. La tua copia è un file separato e il proprietario non vede ciò che ci scrivi, a meno che tu non la condivida con lui.

Perché non riesco a copiare un documento Google protetto?

Nelle impostazioni di condivisione il proprietario può impedire a visualizzatori e commentatori di scaricare, stampare e copiare un file. Quando questa opzione è attiva, Crea una copia non è disponibile. Chiedi l'accesso al proprietario invece di cercare di aggirare il blocco.

La mia copia si aggiorna quando il modello cambia?

No. Una copia è un'istantanea del documento nel momento in cui l'hai creata. Se un modello viene migliorato in seguito, crea una nuova copia dalla sua pagina.

Posso copiare un documento Google senza un account Google?

Non in Google Drive, perché la copia ha bisogno di un account in cui vivere. Puoi comunque scaricare la versione .docx o PDF dalla pagina del modello e modificarla o stamparla sul tuo computer.

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