Contoh Surat Penawaran Harga: Template Gratis di Google Docs

Template penawaran harga ini adalah Google Doc asli untuk menghitung biaya sebuah pekerjaan sebelum Anda mulai mengerjakannya. Kontraktor, tukang, dan usaha jasa bisa melihat pratinjaunya di halaman ini, menyalinnya ke Drive sendiri, mengisi pekerjaan dan angkanya, lalu mengirim PDF yang rapi kepada klien untuk disetujui dengan tanda tangan. Kalau Anda lebih nyaman di Word, versi .docx juga tersedia.

Isi template penawaran harga gratis untuk Google Docs

Template ini muat di satu halaman A4 dan memakai contoh usaha jasa pengecatan fiktif, supaya Anda bisa melihat bentuk penawaran yang sudah jadi sebelum mengganti datanya.

• Pita nama usaha. Strip berwarna di bagian atas dengan nama perusahaan Anda, siap diberi logo.
• Detail penawaran. Nomor penawaran, tanggal terbit, dan tanggal Berlaku sampai, agar klien tahu berapa lama harga itu berlaku.
• Dari dan Ditujukan kepada. Alamat dan telepon Anda di satu sisi, nama klien dan alamat lokasi pekerjaan di sisi lain.
• Tabel pekerjaan. Kolom Pekerjaan, Qty, Tarif, dan Jumlah. Contohnya merinci pengecatan dinding ruang tamu, perbaikan plafon, kusen pintu, serta satu baris terpisah untuk cat dan material.
• Total. Subtotal, baris PPN dengan tarifnya, dan Total perkiraan, label yang menegaskan bahwa angka itu adalah perkiraan, bukan tagihan.
• Yang sudah termasuk. Paragraf singkat yang menjelaskan pekerjaan pendukung: persiapan permukaan, melindungi lantai dan perabot, serta bersih-bersih setelah selesai.
• Kolom persetujuan. Isian "Disetujui oleh" dan "Tanggal" di bagian bawah, sehingga salinan yang ditandatangani sekaligus menjadi persetujuan klien untuk mulai bekerja.

Cara membuat surat penawaran harga yang disetujui klien

Penawaran yang baik menjawab pertanyaan klien sebelum mereka sempat bertanya. Kebiasaan berikut membuat perbedaan:

1. Survei atau tanya dulu sebelum memberi harga. Ukuran, foto, atau telepon singkat mencegah masalah paling umum dalam penawaran: pekerjaan tambahan yang baru terlihat setelah Anda mulai.
2. Pecah pekerjaan menjadi beberapa baris. Satu angka borongan mengundang tawar-menawar. Baris terpisah untuk setiap pekerjaan, ditambah material, menunjukkan ke mana uangnya pergi dan memudahkan klien menambah atau mencoret item.
3. Pisahkan upah dan material. Klien sering ingin membeli material sendiri. Kalau material ada di baris sendiri, penawaran bisa Anda sesuaikan dalam hitungan detik.
4. Tulis apa yang termasuk dan apa yang tidak. Paragraf "Yang sudah termasuk" adalah tempat mencantumkan persiapan dan bersih-bersih. Tambahkan satu kalimat untuk hal yang tidak termasuk, misalnya memindahkan perabot berat atau perbaikan yang baru ditemukan saat dinding dibongkar.
5. Tetapkan masa berlaku. Harga material dan jadwal Anda bisa berubah. Pilih masa berlaku yang sesuai dengan bidang usaha Anda, misalnya 14 atau 30 hari, dan pakai secara konsisten.
6. Hitung dua kali. Tabel Google Docs tidak menjumlahkan angka. Kalikan Qty dengan Tarif di setiap baris, jumlahkan kolomnya, lalu hitung PPN. Total yang salah sulit diralat setelah klien menandatangani.

Apakah Anda wajib memungut PPN atas jasa, dan bagaimana kedudukan penawaran terhadap kontrak kerja, bergantung pada status usaha dan kesepakatan Anda. Periksa aturan yang berlaku; template ini bukan nasihat hukum maupun pajak.

Cara mengedit template penawaran harga di Google Docs

Tekan Gunakan template ini di halaman ini, atau buka pratinjau lalu pilih File > Buat salinan. Salinan Anda bisa diedit sepenuhnya dan hanya bisa dilihat oleh akun Anda. Panduan menyalin Google Docs menjelaskan langkahnya satu per satu.

• Ganti identitas usaha. Klik pita kepala dan ketik nama usaha Anda. Ubah jenis huruf dan warna dari toolbar, atau perbarui gaya judul sekali saja lewat Format > Gaya paragraf. Tambahkan logo dengan Sisipkan > Gambar.
• Atur ukuran tabel. Klik kanan sebuah baris untuk menyisipkan atau menghapus baris. Geser batas kolom kalau bidang Anda butuh deskripsi lebih panjang.
• Ganti nama kolom. "Tarif" bisa menjadi "Harga satuan" atau "Jam", dan "Pekerjaan" bisa menjadi "Layanan" atau "Barang", tergantung cara Anda menentukan harga.
• Ganti ukuran kertas. Dokumen memakai A4. Kalau klien atau instansi meminta F4, ubah di File > Penyiapan halaman.

Simpan satu salinan berisi data perusahaan dan teks standar "Yang sudah termasuk" sebagai master. Lalu buat salinan dari master untuk setiap pekerjaan baru dan cukup ganti klien serta barisnya.

Kirim penawaran harga sebagai PDF atau file Word

Kirim penawaran sebagai PDF agar angkanya tidak bergeser. Di salinan Anda, pilih File > Download > Dokumen PDF (.pdf), lalu kirim lewat email atau WhatsApp. Butuh file yang bisa diedit untuk klien atau portal tender? File > Download > Microsoft Word (.docx) bisa dipakai, dan tombol download di halaman ini memberi template kosong dalam kedua format.

Kalau rekan atau admin kantor memeriksa harga sebelum dikirim, bagikan Doc dengan akses komentar. Mereka bisa menandai satu baris dengan Sisipkan > Komentar dan Anda menyelesaikannya sebelum mengirim. Untuk tanda tangan, klien bisa mencetak, menandatangani, lalu memindai halaman itu, atau membalas secara tertulis sebagai persetujuan; simpan balasan itu bersama salinan Anda.

Contoh surat penawaran harga jasa, barang, dan proyek

• Jasa pengecatan dan renovasi ringan. Beri harga per ruangan atau per bidang, seperti di contoh, dan tulis cat sebagai satu baris material.
• Penawaran harga proyek konstruksi. Kelompokkan baris per tahap (bongkar, struktur, finishing) dan tambahkan kalimat tentang cara menghitung pekerjaan tambah-kurang.
• Penawaran harga barang. Ganti kolom Pekerjaan menjadi Barang, isi Qty dengan jumlah unit, dan cantumkan ongkos kirim di baris sendiri.
• Jasa kebersihan, taman, dan servis rutin. Pakai Qty untuk jumlah kunjungan dan Tarif untuk harga per kunjungan, supaya layanan berulang mudah dibaca.

Kalau klien meminta presentasi yang lebih lengkap dengan pendekatan dan jadwal, template proposal lebih cocok. Setelah pekerjaan selesai, ubah penawaran yang disetujui menjadi invoice dengan baris yang sama agar klien bisa membandingkan keduanya, lalu kirim kwitansi setelah pembayaran masuk. Template dokumen bisnis lainnya ada di koleksi yang sama.

Tanya jawab seputar template penawaran harga

Apa bedanya penawaran harga dan estimasi biaya?

Banyak usaha memakai kedua istilah itu secara bergantian. Secara umum, estimasi adalah perkiraan yang bisa berubah bila pekerjaannya ternyata berbeda, sedangkan penawaran harga tetap berlaku untuk lingkup pekerjaan yang sudah ditentukan. Kalau harga Anda pasti, tulis hal itu dengan jelas di bagian ketentuan.

Apakah template penawaran harga Google Docs ini gratis?

Ya. Lihat pratinjau, salin, dan download sebagai .docx atau PDF tanpa mendaftar, lalu pakai untuk usaha Anda sendiri.

Bisakah Google Docs menghitung total penawaran?

Tidak. Tabel Docs tidak menjalankan rumus, jadi setiap jumlah dan total Anda ketik sendiri. Untuk daftar material yang panjang, hitung angkanya di Google Sheets lalu tempelkan hasilnya ke Doc.

Berapa lama masa berlaku penawaran harga?

Tidak ada aturan tunggal. Pilih masa berlaku yang mengikuti seberapa cepat harga material dan jadwal Anda berubah, tulis di kolom Berlaku sampai, dan terbitkan penawaran baru kalau klien kembali setelah lewat waktu.

Apakah penawaran yang ditandatangani bisa menggantikan kontrak?

Tidak selalu. Penawaran yang ditandatangani menunjukkan bahwa klien menyetujui harga dan lingkup pekerjaan, tetapi pekerjaan besar sering membutuhkan surat perjanjian kerja tersendiri. Periksa apa yang lazim dan diwajibkan untuk bidang Anda.