Contoh Memo Internal Kantor di Google Docs

Contoh memo ini adalah Google Doc asli dalam format memorandum yang lazim: blok kepala berisi Kepada, Dari, Tanggal, dan Perihal, sebuah garis, lalu pesan singkat. Manajer kantor, ketua tim, staf tata usaha sekolah, dan pemilik usaha kecil bisa melihat pratinjaunya di sini, menyalinnya ke Google Drive, dan mengirim pengumuman internal yang jelas dalam beberapa menit. File yang sama juga bisa diunduh sebagai Word (.docx) atau PDF.

Isi template memo internal untuk Google Docs

Templatenya satu halaman A4 dan sudah berisi contoh: pemberitahuan dari manajer kantor fiktif kepada seluruh karyawan bahwa kantor tutup pada satu hari tertentu.

• Pita judul. Tulisan "Memo internal" di strip atas, sehingga jenis dokumennya langsung terlihat, baik di layar maupun saat ditempel di papan pengumuman.
• Blok kepala. Empat baris berlabel: Kepada (Seluruh karyawan), Dari (nama dan jabatan), Tanggal, dan Perihal ("Kantor tutup pada 26 November").
• Garis pemisah antara blok kepala dan isi pesan.
• Isi. Tiga paragraf pendek: kabar dan apa yang perlu dilakukan pembaca, cara meminta pengecualian dan batas waktunya, lalu ucapan terima kasih singkat.

Tidak ada salam pembuka maupun blok tanda tangan, dan itu memang lazim untuk memo: baris Dari sudah menyebut siapa penulisnya.

Cara menulis memo yang dibaca sampai habis

Memo gagal kalau pokok pesannya tenggelam. Contoh di template sengaja dibuat pendek, dan kebiasaan berikut membantu memo Anda tetap begitu.

1. Biarkan baris perihal bekerja. "Kantor tutup pada 26 November" sudah menyampaikan semuanya sebelum memo dibuka. "Pemberitahuan" atau "Informasi penting" tidak menyampaikan apa pun.
2. Mulai dengan kabarnya. Taruh keputusan, perubahan, atau permintaan di kalimat pertama, lalu apa yang perlu dilakukan pembaca.
3. Satu memo, satu topik. Kalau ada tiga pengumuman yang tidak berhubungan, kirim tiga memo. Orang menyimpan dan mencari memo berdasarkan perihalnya.
4. Sertakan batas waktu dan kontak. Contohnya meminta karyawan menghubungi penulis paling lambat tanggal tertentu jika perlu masuk gedung. Tanggal yang jelas mencegah permintaan mendadak.
5. Jaga nada tetap netral. Memo dibaca banyak orang dan sering diteruskan. Tulislah sehingga tetap enak dibaca oleh orang di luar tim.
6. Pakai daftar untuk langkah-langkah. Kalau pembaca harus melakukan beberapa hal, daftar bernomor lebih mudah diikuti daripada paragraf panjang.

Untuk hal sensitif seperti kinerja atau sanksi, memo jarang menjadi saluran yang tepat. Bicarakan dulu dengan orangnya dan ikuti prosedur HRD di tempat Anda.

Cara mengedit template memo di Google Docs

Klik Gunakan template ini di halaman ini, atau buka pratinjau lalu pilih File > Buat salinan. Salinan Anda bersifat pribadi dan bisa diedit sepenuhnya. Panduan cara menyalin Google Docs menjelaskan langkahnya bila diperlukan.

• Isi blok kepala. Ganti nilai Kepada, Dari, Tanggal, dan Perihal. Tambahkan baris Tembusan di bawah Dari bila bagian lain perlu menerima salinan; salin baris yang sudah ada supaya formatnya sama.
• Sesuaikan dengan identitas kantor. Ubah warna pita dan jenis huruf dari toolbar, atau ubah semua judul sekaligus lewat Format > Gaya paragraf. Untuk menaruh logo, pakai Sisipkan > Gambar, atau mulai dari template kop surat yang serasi kalau ingin kepala perusahaan lengkap.
• Simpan master yang bisa dipakai ulang. Isi nama dan jabatan Anda, kosongkan isi pesan, lalu simpan sebagai "Master memo". Gandakan setiap kali dengan File > Buat salinan.
• Ubah ukuran kertas. Memo diatur ke A4; ganti ke F4 atau Letter di File > Penyiapan halaman.

Bagikan memo lewat link, email, atau PDF

Kebanyakan memo dibaca di layar. Ada tiga pilihan praktis di Google Docs:

• Bagikan link khusus lihat. Klik Bagikan, atur akses umum ke orang di organisasi Anda atau siapa saja yang memiliki link, lalu pilih Pelihat. Pembaca selalu melihat versi terbaru, yang membantu bila ada detail yang berubah.
• Kirim sebagai lampiran email. Menu File > Email bisa mengirim memo sebagai PDF langsung dari Docs. PDF menjadi catatan tetap tentang apa yang diumumkan dan kapan.
• Cetak. Untuk ruang istirahat atau area produksi, pakai File > Cetak. Tata letak satu halaman pas untuk papan pengumuman.

Kalau memo harus disetujui atasan sebelum dikirim, bagikan drafnya dengan akses komentar agar atasan bisa memberi catatan lewat Sisipkan > Komentar. Untuk arsip, download setiap memo final dengan File > Download > Dokumen PDF (.pdf), atau Microsoft Word (.docx) bila kantor Anda memakai Word, lalu simpan di folder Drive bersama yang diberi nama sesuai tanggal.

Contoh memo internal perusahaan dan memo kantor

• Libur dan perubahan jadwal. Cuti bersama, pindah kantor, hari perawatan gedung, seperti pada contoh.
• Perubahan kebijakan. Ringkasan singkat tentang apa yang berubah, tanggal mulai berlakunya, dan link ke kebijakan lengkap.
• Pengingat dan tenggat. Batas pengumpulan laporan biaya, pendaftaran pelatihan, perubahan aturan parkir.
• Pemberitahuan sekolah dan organisasi. Memo untuk guru dan staf tentang acara, pergantian ruangan, atau prosedur baru.

Memo berfungsi mengumumkan, bukan mencatat diskusi. Untuk merekam keputusan rapat, pakai template notulen rapat, dan untuk temuan panjang yang disertai data, pakai template laporan. Semuanya ada di koleksi dokumen bisnis untuk Google Docs.

Tanya jawab contoh memo di Google Docs

Bagaimana format memo yang benar?

Memo bisnis standar punya blok kepala dengan Kepada, Dari, Tanggal, dan Perihal, garis yang memisahkan kepala dari isi, dan pesan singkat tanpa salam pembuka atau penutup. Template ini mengikuti susunan tersebut.

Seberapa panjang sebaiknya sebuah memo?

Sependek yang dimungkinkan pesannya, biasanya satu halaman. Kalau lebih panjang, pertimbangkan melampirkan rinciannya sebagai dokumen terpisah dan menjaga memo tetap pada pokok pesan serta tindakan yang diperlukan.

Bisakah memo ini dikirim ke orang yang tidak memakai Google Docs?

Bisa. Download sebagai PDF atau .docx lalu lampirkan ke email, atau bagikan link khusus lihat yang terbuka di browser apa pun.

Apa bedanya memo dengan surat dinas?

Memo kebanyakan bersifat internal dan memakai blok kepala, bukan salam dan tanda tangan. Surat dinas atau surat resmi ditujukan ke pihak di luar organisasi, biasanya memakai kop surat, nomor surat, salam pembuka, dan tanda tangan.

Apakah template memo ini gratis?

Ya. Lihat pratinjaunya, salin ke Drive Anda, atau download sebagai .docx dan PDF tanpa biaya.