Modèle de compte rendu de réunion avec actions à mener (Google Docs)

Ce modèle de compte rendu de réunion vous donne une structure prête à l'emploi pour garder la trace de ce qui a été décidé et de qui fait quoi ensuite : informations pratiques, participants, ordre du jour, tableau des décisions, actions à mener et date de la prochaine réunion. Il convient aux réunions d'équipe, aux comités, aux associations et aux conseils de parents d'élèves. C'est un vrai Google Doc : vous le prévisualisez ici, vous le copiez en un clic pour le partager avec les participants, ou vous le téléchargez en Word (.docx) ou en PDF.

Ce que contient le modèle de compte rendu de réunion

L'exemple rédigé reprend une réunion d'équipe mensuelle fictive, pour que chaque partie montre le niveau de détail qui fonctionne au quotidien.

• En-tête. Un bandeau de couleur « Compte rendu de réunion » et le nom de la réunion en gros caractères.
• Informations pratiques. Cinq lignes : Date, Heure, Lieu (une salle, une visioconférence ou les deux), Animation et Rédaction.
• Participants. Une seule ligne avec les présents, suivie des absents.
• Ordre du jour. Une liste numérotée qui commence par le point sur les actions du mois précédent et se termine par les questions diverses.
• Échanges et décisions. Un tableau à trois colonnes (Sujet, Résumé, Décision) pour que chaque point se conclue par un résultat net, par exemple « Lancement reporté au 10 novembre ».
• Actions à mener. Un second tableau Tâche, Responsable, Échéance, avec une ligne par engagement.
• Prochaine réunion. La date, l'heure et le lieu de la suivante.

Le tout tient sur une page A4 en portrait pour une réunion d'une heure.

Comment rédiger un compte rendu de réunion que l'on lit vraiment

Un compte rendu garde la trace des décisions, ce n'est pas une transcription. Ces réflexes le gardent court et utile :

• Préparez-le avant la réunion. Copiez le modèle, remplissez les informations pratiques et collez l'ordre du jour : pendant la séance, vous n'écrivez plus que les résultats.
• Notez les décisions, pas chaque intervention. Une phrase de résumé par sujet suffit le plus souvent. Écrivez le résultat convenu dans la colonne Décision, en mots simples.
• Donnez à chaque action un responsable et une date. « Partager le planning de lancement mis à jour, Lucas, 18 oct. » est une action ; « se pencher sur le lancement » n'en est pas une. Si personne ne la prend, notez-la comme non attribuée et revenez-y en fin de réunion.
• Ouvrez la réunion suivante avec les anciennes actions. C'est pour cela que l'ordre du jour commence par le point sur le mois précédent.
• Séparez l'animation de la rédaction. Mener les échanges et prendre des notes en même temps laisse des trous.
• Envoyez le compte rendu dans la journée. Les participants corrigent plus facilement tant que la réunion est fraîche.

Personnaliser le modèle de compte rendu dans Google Docs

1. Cliquez sur Utiliser ce modèle, ou ouvrez l'aperçu et choisissez Fichier > Créer une copie. Notre guide pour copier un Google Doc explique aussi comment l'enregistrer dans un Drive partagé.
2. Modifiez le nom de la réunion et les informations pratiques. Tapez @ suivi d'une date pour insérer une puce de date, et @ suivi d'un nom pour transformer les participants en puces de contact.
3. Ajoutez des points à l'ordre du jour en appuyant sur Entrée à la fin de la liste numérotée.
4. Ajoutez des lignes aux tableaux par un clic droit puis Insérer une ligne en dessous. Pour un conseil d'administration ou un comité, ajoutez une colonne pour les votes (pour, contre, abstention).
5. Attribuez les actions directement dans Docs : sélectionnez une tâche, choisissez Insertion > Commentaire, tapez + puis l'adresse e-mail du responsable et cochez la case d'attribution. La personne reçoit un e-mail et la tâche apparaît dans sa liste.
6. Changez les couleurs avec le bouton de couleur de remplissage et les polices via Format > Texte. La page est déjà au format A4 ; les marges se règlent dans Fichier > Configuration de la page.
7. Gardez toute une série dans un seul fichier : ajoutez Insertion > Saut > Saut de page et collez une copie vierge du modèle pour chaque réunion, la plus récente en haut.

Partager, exporter et archiver le compte rendu

Le moyen le plus rapide de diffuser un compte rendu est de cliquer sur Partager, d'ajouter les participants et de leur donner l'accès Commentateur : ils proposent leurs corrections avec Insertion > Commentaire sans toucher au texte. Pour une version officielle, choisissez Fichier > Télécharger > Document PDF (.pdf) et joignez-la à un e-mail ou rangez-la dans le dossier d'archives. Prenez Microsoft Word (.docx) si votre structure archive des fichiers Word. Fichier > Historique des versions permet de nommer la version approuvée, pratique quand le compte rendu est validé à la réunion suivante.

Google Docs propose aussi un bloc « Notes de réunion » : tapez @, choisissez Notes de réunion et sélectionnez un événement Google Agenda, il remplit la date, le titre et les participants. C'est commode pour des notes rapides ; ce modèle ajoute le tableau des décisions, les rôles et la prochaine réunion pour un compte rendu qui fait foi.

Exemples de compte rendu de réunion : équipe, association, chantier

• Compte rendu de réunion d'équipe. Un ordre du jour court et le tableau des actions qui sert de liste de tâches pour la semaine.
• Assemblée ou conseil d'association. Ajoutez une ligne pour le quorum, notez les résolutions soumises au vote et le résultat. Les associations, sociétés et copropriétés ont souvent des règles précises pour leurs procès-verbaux (statuts, règlement intérieur, textes applicables) : vérifiez-les, ce modèle ne constitue pas un conseil juridique.
• Réunion de projet ou de chantier. Reliez chaque décision à la phase concernée de votre rétroplanning de projet et mettez les dates à jour après la réunion.
• Conseil d'école ou association de parents. Ajoutez une ligne pour le point de trésorerie et rangez les comptes rendus dans un dossier partagé avec les membres.

Pour informer tout le monde d'une décision prise, une note de service fait très bien l'affaire, et une check-list aide quand une action se découpe en nombreuses étapes. D'autres documents de planification se trouvent dans la rubrique modèles d'organisation.

Questions sur le modèle de compte rendu de réunion

Existe-t-il un modèle de compte rendu de réunion dans Google Docs ?

Oui. Cette page renvoie vers un Google Doc gratuit préparé pour les comptes rendus : créez-en une copie et elle est à vous. Docs propose aussi le bloc « Notes de réunion » pour des notes rapides liées à Google Agenda.

Que doit contenir un compte rendu de réunion ?

Au minimum : la date, l'heure et le lieu, les présents et les absents, l'ordre du jour, la décision prise sur chaque point, les actions avec responsable et échéance, et la date de la prochaine réunion. Le modèle prévoit une partie pour chacun.

Comment ajouter des actions à mener dans Google Docs ?

Écrivez chaque tâche dans le tableau des actions avec un responsable et une échéance. Pour prévenir la personne, ajoutez un commentaire sur la tâche et attribuez-le-lui avec + suivi de son adresse e-mail.

Puis-je l'utiliser comme modèle de compte rendu de réunion Word ?

Oui. Téléchargez le fichier .docx depuis cette page, ou utilisez Fichier > Télécharger > Microsoft Word (.docx) dans votre copie. Les tableaux et les listes sont conservés ; les polices peuvent changer si elles ne sont pas installées.

Qui doit rédiger le compte rendu ?

Choisissez une personne qui n'anime pas la réunion et indiquez son nom dans la ligne Rédaction, pour que chacun sache à qui envoyer ses corrections. Beaucoup d'équipes font tourner ce rôle d'une réunion à l'autre.