Contoh Notulen Rapat di Google Docs, dengan Tabel Tindak Lanjut

Contoh notulen rapat di Google Docs ini memberi Anda susunan siap pakai untuk mencatat apa yang diputuskan dalam rapat dan siapa mengerjakan apa sesudahnya: data rapat, peserta, agenda, tabel keputusan, tindak lanjut, dan tanggal rapat berikutnya. Formatnya cocok untuk rapat tim, rapat koordinasi, rapat pengurus organisasi, RT, komite sekolah, atau paguyuban orang tua murid. Ini adalah Google Doc asli: lihat pratinjaunya di sini, buat salinan dengan satu klik dan bagikan ke peserta, atau download sebagai Word (.docx) dan PDF.

Isi format notulen rapat untuk Google Docs

Contohnya mencatat rapat tim bulanan sebuah kantor fiktif, sehingga setiap bagian memperlihatkan tingkat detail yang biasa dipakai dalam praktik.

• Kepala dokumen. Pita berwarna bertuliskan "Notulen rapat" dan nama rapat dalam huruf besar.
• Data rapat. Lima baris berlabel: Tanggal, Waktu (dengan zona WIB), Tempat (ruangan, panggilan video, atau keduanya), Pemimpin rapat, dan Notulis.
• Peserta rapat. Satu baris berisi nama yang hadir, diikuti nama yang tidak hadir.
• Agenda. Daftar bernomor berisi pokok bahasan, dimulai dari tinjauan tindak lanjut bulan lalu dan diakhiri dengan Lain-lain.
• Pembahasan dan keputusan. Tabel tiga kolom (Topik, Ringkasan, Keputusan) supaya setiap agenda berakhir dengan hasil yang jelas, misalnya "Peluncuran diundur ke 10 November".
• Tindak lanjut. Tabel kedua dengan kolom Tugas, Penanggung jawab, dan Tenggat, satu baris untuk setiap komitmen.
• Rapat berikutnya. Tanggal, jam, dan tempat rapat lanjutan.

Untuk rapat sekitar satu jam, semuanya muat dalam satu halaman A4 tegak.

Cara membuat notulen rapat yang dibaca peserta

Notulen adalah catatan keputusan, bukan transkrip percakapan. Kebiasaan berikut membuat notulen tetap singkat dan berguna:

• Siapkan sebelum rapat. Salin template, isi data rapat, dan tempelkan agenda, sehingga selama rapat Anda hanya menulis hasilnya.
• Catat keputusan, bukan setiap komentar. Satu kalimat ringkasan per topik biasanya cukup. Tulis hasil yang disepakati di kolom Keputusan dengan bahasa yang lugas.
• Beri setiap tugas penanggung jawab dan tanggal. "Bagikan rencana peluncuran terbaru, Lukas, 18 Okt" adalah tindak lanjut; "pelajari lagi rencana peluncuran" bukan. Kalau belum ada yang mengambil, tulis sebagai belum ditugaskan dan angkat lagi di akhir rapat.
• Buka rapat berikutnya dengan tindak lanjut lama. Itulah sebabnya agenda dimulai dengan tinjauan tugas bulan lalu.
• Pisahkan pemimpin rapat dan notulis. Memimpin rapat sambil menulis notulen hampir selalu membuat ada bagian yang terlewat.
• Kirim notulen dalam satu hari. Peserta masih ingat jalannya rapat, jadi koreksi lebih cepat masuk.

Cara mengedit template notulen rapat di Google Docs

1. Klik Gunakan template ini, atau buka pratinjau lalu pilih File > Buat salinan. Panduan cara menyalin Google Docs menjelaskan cara menyimpannya ke drive bersama.
2. Ubah nama rapat dan datanya. Ketik @ lalu tanggal untuk menyisipkan chip tanggal, dan @ lalu nama untuk mengubah peserta menjadi chip orang.
3. Tambahkan agenda dengan menekan Enter di akhir daftar bernomor.
4. Tambahkan baris di kedua tabel dengan klik kanan lalu Sisipkan baris di bawah. Untuk notulen rapat pengurus atau rapat anggota, tambahkan kolom hasil pemungutan suara (setuju, tidak setuju, abstain).
5. Tugaskan tindak lanjut langsung di Docs: pilih teks tugas, buka Sisipkan > Komentar, ketik + dan email penanggung jawab, lalu centang kotak tugaskan. Orang itu menerima email dan tugasnya muncul di daftarnya.
6. Ganti warna dengan tombol warna isian dan jenis huruf lewat toolbar. Kalau kantor Anda memakai kertas F4, ubah ukurannya di File > Penyiapan halaman.
7. Simpan satu seri rapat dalam satu file: pilih Sisipkan > Jeda > Jeda halaman dan tempelkan salinan template yang baru untuk setiap rapat, dengan rapat terbaru di bagian atas.

Membagikan, mengekspor, dan mengarsipkan notulen

Cara tercepat mengedarkan notulen adalah klik Bagikan, tambahkan peserta, dan beri akses Pemberi komentar, sehingga mereka bisa mengusulkan koreksi lewat Sisipkan > Komentar tanpa mengubah catatannya. Untuk salinan resmi, pilih File > Download > Dokumen PDF (.pdf) lalu lampirkan ke email atau simpan di folder arsip. Pilih Microsoft Word (.docx) kalau organisasi Anda mengarsipkan file Word atau meminta format notulen rapat Word. File > Histori versi memungkinkan Anda memberi nama versi yang sudah disahkan, yang berguna bila notulen baru disetujui pada rapat berikutnya.

Google Docs juga punya blok bawaan untuk catatan rapat: ketik @, pilih Catatan rapat, lalu pilih acara di Google Kalender, dan Docs mengisi tanggal, judul, serta peserta dengan ruang untuk catatan dan tindak lanjut. Blok itu praktis untuk catatan cepat; template ini menambahkan tabel keputusan, peran, dan rapat berikutnya untuk notulen yang menjadi arsip.

Contoh notulen rapat untuk organisasi, kantor, dan proyek

• Notulen rapat organisasi atau pengurus: tambahkan baris kuorum, catat usulan beserta pengusul dan pendukungnya, lalu tulis hasil pemungutan suara. Yayasan, koperasi, dan perusahaan bisa punya ketentuan khusus tentang risalah rapat, jadi periksa AD/ART dan aturan yang berlaku; template ini bukan nasihat hukum.
• Notulen rapat kantor: buat agenda tetap pendek dan pakai tabel tindak lanjut sebagai daftar tugas mingguan tim.
• Notulen rapat koordinasi proyek: hubungkan setiap keputusan dengan tahap yang terpengaruh di timeline proyek, lalu perbarui tanggalnya setelah rapat.
• Rapat RT, komite sekolah, atau paguyuban: tambahkan baris laporan bendahara di bawah agenda dan simpan notulen di folder bersama untuk anggota.

Untuk tindak lanjut tertulis atas sebuah keputusan, template memo cocok dipakai, dan checklist membantu saat satu tugas pecah menjadi banyak langkah. Dokumen perencanaan lain ada di bagian template perencanaan.

Tanya jawab seputar notulen rapat di Google Docs

Apakah Google Docs punya template notulen rapat?

Ada blok Catatan rapat yang terhubung dengan Google Kalender. Halaman ini menyediakan Google Doc gratis yang disusun khusus untuk notulen; buat salinan dan dokumen itu menjadi milik Anda untuk diedit.

Apa saja isi notulen rapat?

Paling tidak: tanggal, waktu dan tempat, siapa yang hadir dan tidak hadir, agenda, keputusan untuk setiap pokok bahasan, tindak lanjut dengan penanggung jawab dan tenggat, serta jadwal rapat berikutnya. Template ini punya bagian untuk masing-masing.

Bagaimana cara menambahkan tindak lanjut di notulen Google Docs?

Tulis setiap tugas di tabel Tindak lanjut beserta penanggung jawab dan tenggatnya. Untuk memberi tahu orangnya, tambahkan komentar pada tugas itu dan tugaskan dengan + diikuti emailnya.

Bisakah template ini dipakai sebagai format notulen rapat di Word?

Bisa. Download file .docx dari halaman ini, atau pilih File > Download > Microsoft Word (.docx) di salinan Anda. Tabel dan daftar ikut terbawa; jenis huruf bisa berbeda kalau tidak terpasang di komputer Anda.

Siapa yang sebaiknya menulis notulen rapat?

Tunjuk satu notulis yang tidak sedang memimpin rapat, lalu tulis namanya di data rapat agar peserta tahu kepada siapa koreksi dikirim. Banyak tim menggilir peran ini setiap rapat.