Feuille de présence à imprimer : modèle pour cours et formations (Google Docs)

Cette feuille de présence à imprimer sert à pointer les participants d'un cours, d'un atelier ou d'une formation sur deux semaines. L'exemple est rempli pour un atelier de poterie pour débutants, avec dix noms, la légende des codes et une colonne de total : vous voyez à quoi ressemble une feuille prête avant d'y mettre votre groupe. C'est un vrai Google Doc, que vous pouvez prévisualiser, copier dans votre Drive ou télécharger en Word (.docx) et en PDF.

Ce que contient ce modèle de feuille de présence

La page est en A4 paysage pour laisser de la place aux colonnes de dates.

• Bandeau de titre. « Feuille de présence » en haut de page, puis le nom du groupe : « Atelier de poterie débutants · Groupe B ».
• Informations du groupe. L'intervenant, la salle, la période couverte (du 2 au 13 novembre) et la légende des codes : P présent, A absent, R retard.
• Grille de présence. Une colonne Participant, dix colonnes de séances du lundi au vendredi sur deux semaines, et une colonne Total à droite.
• Lignes libres. Dix participants déjà inscrits et deux lignes vides pour les personnes qui rejoignent le groupe en cours de route.

Les cases sont assez hautes pour écrire un code à la main ou parapher, et le tableau tient sur une seule page.

Comment remplir une feuille de présence au quotidien

1. Préparez la feuille avant la première séance. Saisissez les noms par ordre alphabétique : c'est l'ordre que les participants retrouvent le plus vite s'ils signent eux-mêmes.
2. Utilisez toujours les mêmes codes. P, A et R suffisent dans la plupart des cas. Pour distinguer une absence justifiée, ajoutez un code (par exemple J) à la légende plutôt que d'écrire des commentaires dans les cases.
3. Pointez au début de la séance. Un retard se note R au moment où la personne arrive, sans corriger la case après coup.
4. Faites le total en fin de période. Comptez les P (et les R si vous les considérez comme des présences) dans la dernière colonne. Vous repérez tout de suite qui a manqué plusieurs séances.

Rangez les feuilles remplies dans un même classeur ou un même dossier Drive, période par période, pour les retrouver si un participant ou un financeur vous les demande.

Feuille de présence vierge, hebdomadaire ou mensuelle : adapter les dates

La grille couvre deux semaines de cinq jours. Vous pouvez l'ajuster à votre rythme :

• Feuille de présence hebdomadaire. Gardez cinq colonnes de jours et supprimez les autres d'un clic droit sur chaque colonne. Les colonnes restantes s'élargissent, ce qui laisse plus de place pour écrire.
• Feuille de présence mensuelle. Pour un cours qui a lieu une ou deux fois par semaine, remplacez les jours par les dates des séances du mois. Dix colonnes couvrent la plupart des mois.
• Feuille de présence vierge. Effacez les dates d'en-tête et les noms pour obtenir une grille vide à imprimer en plusieurs exemplaires et à remplir à la main.

Feuille d'émargement de formation, de réunion ou d'assemblée générale

En France, on parle aussi de feuille d'émargement quand chaque participant signe lui-même. Le modèle s'y prête : élargissez la colonne Participant et remplacez les codes par une signature dans chaque case.

• Feuille de présence de formation. Dans la formation professionnelle, les financeurs demandent souvent une signature par demi-journée. Dans ce cas, dédoublez chaque jour en deux colonnes « matin » et « après-midi », et vérifiez le format exact exigé par votre financeur.
• Réunion ou atelier ponctuel. Une colonne de date et une colonne de signature suffisent. Pour recueillir des inscriptions avant l'événement, notre feuille d'inscription est plus adaptée.
• Assemblée générale d'association ou de copropriété. La feuille de présence d'une AG suit en général des règles fixées par les statuts ou par la loi (pouvoirs, voix ou tantièmes, certification par le bureau). Le modèle peut servir de base, mais vérifiez les mentions que votre structure doit faire figurer.
• Assistante maternelle ou accueil d'enfants. Une ligne par enfant et une colonne par jour permettent de suivre les présences. Ajoutez les heures d'arrivée et de départ si vous en avez besoin pour le décompte des heures.

Modifier la feuille de présence dans Google Docs

1. Cliquez sur Utiliser ce modèle, ou choisissez Fichier > Créer une copie dans l'aperçu. Notre guide pour copier un Google Doc aide si la copie est bloquée sur un compte scolaire.
2. Remplacez le nom du groupe, l'intervenant, la salle et la période.
3. Tapez vos participants par-dessus les noms d'exemple. Pour ajouter une ligne, faites un clic droit dans la dernière ligne et insérez une ligne en dessous.
4. Changez les dates de l'en-tête de la grille. Gardez des abréviations courtes (« Lun 2 ») pour que les colonnes restent étroites.
5. Vérifiez le format dans Fichier > Configuration de la page : A4, orientation paysage.

Feuille de présence à imprimer ou tableur ?

La feuille papier reste la plus pratique quand vous pointez debout, en salle ou en atelier, ou quand les participants signent eux-mêmes. Imprimez-la avec Fichier > Imprimer, ou téléchargez un PDF avec Fichier > Télécharger > Document PDF (.pdf) pour l'imprimer ailleurs. Un tableur devient plus utile si vous suivez de grands groupes sur toute une année et voulez calculer des taux de présence automatiquement. Pour préparer les séances elles-mêmes, notre fiche de préparation complète la feuille de présence, et d'autres outils de suivi sont dans nos modèles d'organisation.

Feuille de présence : questions fréquentes

Comment faire une feuille de présence dans Google Docs ?

Le plus rapide est de copier ce modèle et de remplacer les noms et les dates. Pour partir de zéro, insérez un tableau avec Insertion > Tableau, une colonne pour les noms et une colonne par séance, puis passez la page en paysage.

Quels codes utiliser sur une feuille de présence ?

P pour présent, A pour absent et R pour retard sont les plus courants. Indiquez toujours la légende en haut de la feuille pour que toute personne qui la relit comprenne les codes.

Combien de participants tiennent sur une feuille ?

Le modèle compte douze lignes, dont deux vides. Vous pouvez en ajouter quelques-unes ; au-delà, mieux vaut utiliser une deuxième feuille que réduire la hauteur des cases.

Peut-on ouvrir la feuille de présence dans Word ?

Oui. Téléchargez la version Microsoft Word (.docx) depuis cette page ou avec Fichier > Télécharger. Le tableau se convertit en tableau Word modifiable.

Ce modèle de feuille de présence est-il gratuit ?

Oui, gratuit en classe, en association comme en entreprise. Remplacez les noms d'exemple, qui sont fictifs.