Functieomschrijving voorbeeld: template met taken en functie-eisen in Google Docs

Dit functieomschrijving voorbeeld zet één functie op één pagina: de gegevens, een korte omschrijving, de taken, de functie-eisen, wat een pré is en de werktijden, met onderaan hoe je solliciteert. Het voorbeeld beschrijft een verzonnen medewerker klantenservice, zodat je ziet hoeveel detail werkt voordat je je eigen functieomschrijving schrijft. Het is een echt Google Doc: je bekijkt het hier, kopieert het naar je Drive, deelt het met collega's om mee te lezen of downloadt het als .docx en PDF.

Wat is een functieomschrijving

Een functieomschrijving legt vast wat een functie inhoudt: waar de functie in de organisatie zit, welke taken erbij horen en wat je van iemand verwacht. Werkgevers gebruiken hem bij werving, bij het inschalen van een functie en later in functioneringsgesprekken. Een vacaturetekst is de advertentie die je erop baseert, meestal met meer over het bedrijf en de arbeidsvoorwaarden.

Wat staat er in dit functieomschrijving voorbeeld

• Functietitel. In grote letters onder een balk met FUNCTIEOMSCHRIJVING.
• Gegevens. Afdeling, leidinggevende, standplaats (ook of het hybride is) en dienstverband.
• Over de functie. Eén of twee zinnen over wat iemand doet en voor wie.
• Taken. Vijf opsommingstekens die elk met een werkwoord beginnen.
• Functie-eisen. Drie eisen waaraan elke kandidaat moet voldoen.
• Pré. Twee dingen die helpen maar niet verplicht zijn.
• Werktijden. Het rooster, inclusief de late dienst om de week, en een laatste regel over hoe je solliciteert.

De pagina staat op A4. Namen, bedrijf en e-mailadres in het voorbeeld zijn verzonnen.

Functieomschrijving maken die de juiste mensen aantrekt

• Gebruik een gewone functietitel. Kandidaten zoeken op bekende titels. "Medewerker klantenservice" vind je makkelijker dan een interne naam voor de functie.
• Begin met het werk. De omschrijving zegt wat iemand echt gaat doen, geen lang verhaal over het bedrijf.
• Maak taken concreet. "Klantvragen beantwoorden binnen de afgesproken reactietijden" zegt meer dan "zorgen voor uitstekende service". Vijf tot zeven taken zijn meestal genoeg.
• Scheid eisen van pré's. Lange lijsten met eisen schrikken goede kandidaten af. Zet wat iemand kan leren onder Pré.
• Zeg waar en wanneer. Standplaats, thuiswerken en werktijden zijn de eerste vragen van de meeste sollicitanten.

Functieomschrijving voorbeeld: zo is het opgebouwd

Het voorbeeld beschrijft een medewerker klantenservice bij een verzonnen softwarebedrijf. De omschrijving zegt in één zin wie de klanten zijn, via welke kanalen de medewerker werkt (e-mail, chat en telefoon) en wat er met feedback van klanten gebeurt. Elke taak begint met een werkwoord en beschrijft iets wat je kunt controleren, zoals binnen de afgesproken tijd antwoorden of bugs met duidelijke stappen vastleggen.

De functie-eisen zijn bewust kort: ervaring met klanten, helder schriftelijk Nederlands en snel nieuwe software leren. Ervaring met een ticketsysteem staat onder Pré, omdat je dat in de eerste weken leert. De werktijden noemen de late dienst om de week, een detail dat kandidaten liever voor hun sollicitatie weten dan pas in het gesprek.

Functieomschrijving opstellen in Google Docs

1. Klik op Dit sjabloon gebruiken of kies Bestand > Een kopie maken. Onze uitleg over het kopiëren van een Google Doc helpt bij werkaccounts met beperkingen.
2. Vervang de functietitel en de vier gegevens.
3. Herschrijf elke sectie. Opsommingstekens voeg je toe of verwijder je met Enter en Backspace; de opmaak gaat mee.
4. Deel het Doc via Delen met de leidinggevende als reageerder. Met opmerkingen en de modus Voorstellen rechtsboven blijft elke wijziging zichtbaar tot je hem accepteert.
5. Is de tekst klaar, download dan een PDF voor het personeelsdossier of kopieer de tekst naar je vacaturesite.

Salaris, gelijke behandeling en cao: punten om te controleren

Voor vacatures en functieomschrijvingen gelden regels. Een vacature mag niet discrimineren, bijvoorbeeld op leeftijd, geslacht, afkomst of godsdienst; het College voor de Rechten van de Mens legt uit wat wel en niet mag. Eisen horen te passen bij het werk zelf. Valt je organisatie onder een cao, kijk dan ook naar de functie-indeling en salarisschalen die daarin staan. Europese regels over loontransparantie gaan werkgevers verplichten sollicitanten vooraf over het salaris te informeren; controleer hoe en vanaf wanneer dat in Nederland geldt. Deze template is een algemeen voorbeeld en geen juridisch of HR-advies.

Een regel voor salaris voeg je toe door met de rechtermuisknop in de tabel met gegevens Rij hieronder invoegen te kiezen en de rij "Salaris" te noemen.

Werkzaamheden buiten je functieomschrijving

Een functieomschrijving is ook een houvast als er later vragen komen over taken. Houd hem daarom actueel: verandert een functie, pas het document dan aan en bespreek de wijziging met de medewerker. Of iemand werk moet doen dat niet in de functieomschrijving staat, hangt af van de arbeidsovereenkomst, de cao en de situatie; bij twijfel kunnen werkgever en werknemer advies vragen bij een jurist of het Juridisch Loket.

Kandidaten die op de functie reageren, gebruiken documenten als de cv template en het sollicitatiebrief voorbeeld; meer vind je bij de templates voor je sollicitatie.

Functieomschrijving: veelgestelde vragen

Wat moet er in een functieomschrijving staan?

Functietitel, afdeling, leidinggevende, standplaats en dienstverband, een korte omschrijving, taken, functie-eisen en pré's, werktijden en hoe je solliciteert. Afhankelijk van de cao of je beleid komt daar een salarisschaal bij.

Functiebeschrijving of functieomschrijving?

Beide woorden worden door elkaar gebruikt en betekenen in de praktijk hetzelfde. Sommige organisaties reserveren functiebeschrijving voor het formele document waarmee een functie wordt ingeschaald.

Hoe lang is een functieomschrijving?

Voor een vacature is één A4 een goed doel. Interne versies kunnen meer detail bevatten over verantwoordelijkheden, budget of werkomstandigheden.

Kan ik deze template in Word gebruiken?

Ja. Download de .docx-versie en open die in Microsoft Word.

Is dit functieomschrijving voorbeeld gratis?

Ja. Je kunt het bekijken, kopiëren en als .docx en PDF downloaden zonder kosten.