Görev Tanımı Örneği: Doldurulmuş Görev Tanımı Formu (Müşteri Destek Uzmanı)

Bu görev tanımı örneği bir pozisyonun ne iş yaptığını, kime bağlı olduğunu, hangi sorumlulukları taşıdığını ve hangi nitelikleri gerektirdiğini tek bir belgede toplar. Yeni bir pozisyon açan küçük işletmeler, insan kaynakları birimi olmayan şirketler ve mevcut görevleri yazılı hâle getirmek isteyen yöneticiler için hazırlandı. Gerçek bir Google Dokümanlar belgesidir: önizleyin, kopyalayın ya da Word (.docx) ve PDF olarak indirin.

Görev tanımı örneğinde neler var

Örnek, hayali bir yazılım şirketi olan Parlak Yazılım'daki “Müşteri Destek Uzmanı” pozisyonu için doldurulmuştur:

• Pozisyon bilgileri. Departman (Müşteri Hizmetleri), bağlı olduğu kişi (Destek Ekip Lideri), çalışma yeri (Nehirkent ofisi, hibrit) ve çalışma şekli (Tam zamanlı).
• Pozisyon hakkında. Rolün amacını anlatan kısa bir paragraf: müşterilere e-posta, canlı destek ve telefonla yardım etmek, hesap ve fatura sorularını çözmek, geri bildirimleri yazılım ekibine iletmek.
• Görev ve sorumluluklar. Beş somut madde: talepleri belirlenen sürelerde yanıtlamak, sık görülen sorunları tespit etmek, yardım merkezi makalelerini güncellemek, hataları açık adımlarla kaydetmek ve haftalık geri bildirim toplantısına katılmak.
• Aranan nitelikler. Müşteriyle doğrudan iletişim gerektiren bir işte deneyim, açık ve nazik bir yazışma becerisi, yeni yazılımları hızla öğrenebilme.
• Tercih sebebi. Zorunlu olmayan ama avantaj sağlayan beceriler: bir destek talebi sistemi deneyimi ve ikinci bir yabancı dil.
• Çalışma saatleri ve başvuru. Haftalık çalışma düzeni ve başvurunun gönderileceği e-posta adresi.

Sayfa A4 boyutundadır. Şirket, kişiler ve adresler kurgusaldır.

Görev tanımı nasıl yazılır

1. Pozisyonun amacıyla başlayın. Bu kişi işe alınmasaydı ne eksik kalırdı? Cevabı iki üç cümlede yazın; bu paragraf belgenin geri kalanına yön verir.
2. Sorumlulukları fiille yazın. “Müşteri ilişkileri” yerine “Müşteri taleplerini belirlenen sürelerde yanıtlamak” yazın. Beş ile sekiz madde çoğu pozisyon için yeterlidir; en çok zaman alan işi en üste koyun.
3. Zorunlu ile tercih edileni ayırın. Aranan nitelikler listesini kısa tutun. Her şeyi zorunlu yazmak, işi yapabilecek adayların başvurmaktan vazgeçmesine yol açabilir.
4. Raporlama ilişkisini belirtin. Kime bağlı olunduğu ve varsa kimlerin bu pozisyona bağlı olduğu, yetki ve sorumluluk sınırlarını netleştirir.
5. Çalışma düzenini yazın. Çalışma yeri, tam ya da yarı zamanlı, uzaktan ya da hibrit, vardiya düzeni. Adayın en çok merak ettiği bilgiler bunlardır.
6. Belgeyi işi yapan kişiyle kontrol edin. Var olan bir pozisyonu yazıyorsanız taslağı o pozisyondaki çalışanla ve yöneticisiyle birlikte okuyun.

Görev tanımı formunu Google Dokümanlar'da düzenlemek

Bu şablonu kullan düğmesine tıklayın ya da önizlemeden Dosya > Kopya oluştur seçeneğini kullanın. Kopyalama ekranı açılmazsa Google Dokümanlar belgesi kopyalama rehberimize bakın.

• Başlığı ve bilgileri değiştirin. Pozisyon adını ve dört bilgi satırını kendi bilgilerinizle güncelleyin.
• Madde eklemek ya da çıkarmak. Madde işaretli listelerde satır sonunda Enter'a basarak yeni madde ekleyin; boş bir maddeyi silmek listeyi bozmaz.
• Yorumla onay almak. Taslağı yöneticiyle paylaşıp metni seçerek Ekle > Yorum ile not bırakabilirsiniz. Öneri modunda yapılan değişiklikler kabul edilene kadar ayrı renkte görünür.
• İndirme. Dosya > İndir menüsünden Word ya da PDF seçin. Personel dosyasına koyacaksanız PDF düzeni sabit tutar.

Görev tanımı örneği: örnek nasıl kurgulandı

Örnekteki sorumlulukların her biri ölçülebilir bir işi anlatır: “Yardım merkezi makalelerini yazmak ve güncellemek” bir sonuç doğurur, “müşteri memnuniyetine katkı sağlamak” ise neredeyse her pozisyon için söylenebilir. Aranan nitelikler üç maddeyle sınırlıdır, tercih sebepleri ayrı bir başlıkta durur. Çalışma saatleri bölümü düzenli bir geç vardiyadan bahseder; bu tür bir koşulu baştan yazmak, ileride yaşanabilecek anlaşmazlıkları azaltır. Başvuru satırı ise belgeyi iş ilanı olarak da kullanabilmenizi sağlar. Adaylardan ön yazı isteyecekseniz ön yazı örneğimizi, CV için CV örneğimizi önerebilirsiniz.

Görev tanımında kontrol edilecek yasal noktalar

Görev tanımı genellikle iş sözleşmesinin bir eki ya da personel dosyasının bir parçasıdır. Yazarken şu noktalara dikkat edin:

• Ayrımcılık yasağı. İş Kanunu'ndaki eşit davranma ilkesi gereği aranan niteliklerde işle ilgisi olmayan dil, ırk, cinsiyet, din ya da benzeri sebeplere dayalı ayrım yapmayın.
• Görev değişikliği. Görev tanımında yer alan işlerin sonradan esaslı biçimde değiştirilmesi, çalışma koşullarında değişikliği düzenleyen İş Kanunu hükümlerine tabidir ve genellikle çalışanın yazılı kabulünü gerektirir.
• Sözleşmeyle uyum. Çalışma saatleri, çalışma yeri ve vardiya bilgileri iş sözleşmesiyle çelişmemelidir.

Bu şablon hukuki danışmanlık değildir. Güncel mevzuatı, varsa toplu iş sözleşmesini ve çalışanın iş sözleşmesini kontrol edin; emin olmadığınız konularda bir iş hukuku uzmanına ya da mali müşavirinize danışın.

Görev tanımı örnekleri: bir şablondan birden çok pozisyon

Bir şirkette birden çok pozisyon için görev tanımı hazırlıyorsanız aynı yapıyı koruyun: önce pozisyon bilgileri, sonra amaç, sorumluluklar, nitelikler ve çalışma düzeni. Örneğin bir idari işler sorumlusu, bir depo sorumlusu ve bir satış temsilcisi için aynı şablondan üç kopya alıp yalnızca içerikleri değiştirin. Tüm görev tanımlarını tek bir Drive klasöründe tutmak, organizasyon değiştiğinde güncellemeyi kolaylaştırır. Diğer kariyer belgeleri kariyer bölümünde.

Görev tanımını ne zaman güncellemelisiniz?

Görev tanımı bir kez yazılıp unutulacak bir belge değildir. Pozisyona yeni bir sorumluluk eklendiğinde, ekip yapısı değiştiğinde ya da çalışan başka bir yöneticiye bağlandığında belgeyi güncelleyin. Yıllık performans görüşmeleri de görev tanımını birlikte gözden geçirmek için iyi bir zamandır. Google Dokümanlar'da Dosya > Sürüm geçmişi menüsünden eski sürümlere bakabilirsiniz; önemli bir güncellemeden sonra sürüme bir ad verirseniz hangi tarihte neyin değiştiğini kolayca bulursunuz.

Görev tanımı hakkında sık sorulanlar

Görev tanımı nedir?

Bir pozisyonun amacını, görev ve sorumluluklarını, bağlı olduğu kişiyi ve gerektirdiği nitelikleri anlatan yazılı belgedir. İşe alımda, oryantasyonda ve performans değerlendirmesinde referans olarak kullanılır.

Görev tanımı ile iş ilanı arasındaki fark nedir?

Görev tanımı şirket içinde pozisyonu tanımlayan kalıcı bir belgedir. İş ilanı ise adayları çekmek için yazılır; görev tanımından alınan bilgilere şirket tanıtımı ve başvuru bilgileri eklenir.

Görev tanımı ne kadar uzun olmalı?

Çoğu pozisyon için bir sayfa yeterlidir. Uzun listeler yerine en önemli beş sekiz sorumluluğu yazmak belgeyi kullanışlı tutar.

Görev tanımı formunu Word'de kullanabilir miyim?

Evet. Dosya > İndir > Microsoft Word (.docx) ile indirip Word'de düzenleyebilirsiniz.

Görev tanımı şablonu ücretsiz mi?

Evet. Şirketinizdeki tüm pozisyonlar için kullanabilirsiniz. Kurgusal şirket ve kişi bilgilerini değiştirmeyi unutmayın.