Opis stanowiska pracy: wzór z przykładem w Google Docs

Ten wzór opisu stanowiska pracy w Google Docs przedstawia jedno stanowisko na jednej stronie: podstawowe dane, cel stanowiska, zakres obowiązków, wymagania, mile widziane umiejętności i godziny pracy, a na końcu informację, jak aplikować. Przykład dotyczy fikcyjnego specjalisty ds. obsługi klienta, więc widać, jaki poziom szczegółów się sprawdza, zanim napiszesz własny opis. To prawdziwy dokument Google: obejrzysz podgląd, skopiujesz go na Dysk, udostępnisz współpracownikom do przejrzenia albo pobierzesz jako .docx i PDF.

Co zawiera wzór opisu stanowiska pracy

• Nazwa stanowiska. Duża czcionka pod paskiem „Opis stanowiska”.
• Dane stanowiska. Dział, przełożony, miejsce pracy (z informacją o pracy hybrydowej) i wymiar etatu.
• Cel stanowiska. Jedno lub dwa zdania o tym, co osoba będzie robić i dla kogo.
• Zakres obowiązków. Pięć punktów, każdy zaczyna się od czynności.
• Wymagania. Trzy warunki, które musi spełnić każdy kandydat.
• Mile widziane. Dwa atuty, które pomagają, ale nie są konieczne.
• Godziny pracy. Grafik z dłuższym dyżurem co drugi tydzień i końcowa linijka z adresem do przesłania CV i listu motywacyjnego.

Strona ma format A4. Nazwy, firma i adres e-mail w przykładzie są fikcyjne.

Jak napisać opis stanowiska pracy, który przyciąga właściwych kandydatów

• Prosta nazwa stanowiska. Kandydaci szukają typowych nazw. „Specjalista ds. obsługi klienta” łatwiej znaleźć niż wewnętrzną nazwę roli.
• Najpierw praca, potem firma. Cel stanowiska powinien mówić, co osoba będzie faktycznie robić, a nie opisywać obszernie firmę.
• Konkretne obowiązki. „Odpowiadanie na zgłoszenia klientów w ustalonym czasie” mówi więcej niż „zapewnianie doskonałej obsługi”. Zwykle wystarcza pięć do siedmiu punktów.
• Oddziel wymagania od atutów. Długie listy wymagań zniechęcają dobrych kandydatów. To, czego można nauczyć w pracy, przenieś do „Mile widziane”.
• Gdzie i kiedy. Miejsce pracy, praca zdalna lub hybrydowa i godziny odpowiadają na pierwsze pytania większości kandydatów.

Zakres obowiązków: wzór i przykład z szablonu

Przykład opisuje specjalistę ds. obsługi klienta w fikcyjnej firmie programistycznej. Cel stanowiska w dwóch zdaniach mówi, kim są klienci, jakimi kanałami osoba się z nimi kontaktuje (e-mail, czat i telefon) i co dzieje się z uwagami klientów. Każdy punkt zakresu obowiązków zaczyna się od czynności i opisuje coś, co da się sprawdzić, na przykład odpowiadanie na zgłoszenia w ustalonym czasie albo zgłaszanie błędów z jasnym opisem kroków.

Wymagania są celowo krótkie: doświadczenie w pracy z klientem, jasny styl pisania po polsku i łatwość w poznawaniu nowych programów. Znajomość konkretnego systemu zgłoszeń trafiła do „Mile widziane”, bo można się jej nauczyć w pierwszych tygodniach. Godziny pracy wyraźnie wspominają o dłuższym dyżurze co drugi tydzień, czyli o szczególe, który kandydat chce znać przed wysłaniem CV, a nie dopiero na rozmowie.

W wielu firmach ten sam dokument, uzupełniony o podpisy, służy później jako zakres obowiązków przekazywany pracownikowi. Jeśli tak go wykorzystujesz, ustal z działem kadr, jaką formę ma mieć taki dokument w Twojej organizacji.

Jak edytować opis stanowiska w Google Docs

1. Kliknij Użyj tego szablonu albo wybierz Plik > Utwórz kopię. Poradnik jak skopiować dokument Google pomoże przy kontach firmowych z ograniczeniami.
2. Zmień nazwę stanowiska i cztery wiersze z danymi.
3. Przepisz każdą sekcję. Punkty dodasz klawiszem Enter i usuniesz klawiszem Backspace; formatowanie listy zostanie zachowane.
4. Udostępnij dokument przełożonemu z rolą komentującego. Komentarze i sugestie (tryb Proponowanie w prawym górnym rogu) zostawiają ślad zmian, dopóki ich nie zaakceptujesz.
5. Gdy tekst jest gotowy, pobierz PDF do dokumentacji wewnętrznej albo skopiuj treść do portalu z ogłoszeniami lub na stronę kariery.

Wynagrodzenie, RODO i przepisy: co sprawdzić przed publikacją

Ogłoszenia o pracę i rekrutację regulują przepisy, które mogą się zmieniać. Wymagania powinny dotyczyć samej pracy; unikaj sformułowań odnoszących się do wieku, płci, sytuacji rodzinnej czy innych cech osobistych. W Unii Europejskiej wprowadzane są zasady jawności wynagrodzeń, które dotyczą także informowania kandydatów o płacy, a zbieranie CV wiąże się z obowiązkami informacyjnymi wobec kandydatów wynikającymi z RODO. Ten wzór jest ogólnym przykładem i nie stanowi porady prawnej ani kadrowej: sprawdź aktualne przepisy albo skonsultuj ogłoszenie z działem kadr lub prawnikiem.

Żeby dodać widełki płacowe, wstaw wiersz w tabeli z danymi (prawy przycisk, Wstaw wiersz poniżej) i nazwij go „Wynagrodzenie”.

Jeden wzór dla wielu stanowisk

Zachowaj kopię wzorcową ze stałymi sekcjami firmy, takimi jak godziny pracy, benefity i sposób aplikowania, i rób z niej kopię na każde nowe stanowisko. Trzymaj opisy w jednym wspólnym folderze, żeby były spójne we wszystkich zespołach. Ten sam dokument przyda się później przy ocenach okresowych, bo opisuje, czego oczekuje się na danym stanowisku.

Kandydaci odpowiedzą na ogłoszenie dokumentami takimi jak CV i list motywacyjny; więcej dokumentów znajdziesz w kategorii praca.

Opis stanowiska pracy: najczęstsze pytania

Co powinien zawierać opis stanowiska pracy?

Nazwę stanowiska, dział, przełożonego, miejsce i wymiar pracy, krótki cel stanowiska, zakres obowiązków, wymagania i atuty, godziny pracy oraz sposób aplikowania. W zależności od przepisów i praktyki firmy może dojść informacja o wynagrodzeniu.

Jak długi powinien być opis stanowiska?

Jedna strona to dobry cel dla ogłoszenia. Dłuższe dokumenty wewnętrzne mogą zawierać więcej szczegółów o podległości, uprawnieniach czy warunkach pracy.

Czym różni się opis stanowiska od ogłoszenia o pracę?

Opis stanowiska definiuje rolę i często zostaje w firmie. Ogłoszenie o pracę to reklama oparta na nim, zwykle z dodatkowymi informacjami o firmie i rekrutacji. Ten wzór sprawdzi się w obu przypadkach.

Czym różni się opis stanowiska od zakresu obowiązków?

Opis stanowiska przedstawia całą rolę: cel, miejsce w strukturze, wymagania i warunki pracy. Zakres obowiązków skupia się na zadaniach, za które odpowiada pracownik, i bywa przekazywany mu na piśmie. Sekcja „Zakres obowiązków” w tym wzorze może posłużyć jako punkt wyjścia do takiego dokumentu.

Czy mogę użyć wzoru w Wordzie?

Tak. Pobierz wersję .docx i otwórz ją w programie Microsoft Word.

Czy ten wzór opisu stanowiska jest darmowy?

Tak. Obejrzysz go, skopiujesz i pobierzesz w wersji .docx i PDF bez opłat.