Brief Vorlage für einen formellen Brief: Google Docs, Word und PDF

Diese Brief Vorlage ist ein formeller Brief, der vollständig ausformuliert ist, keine leere Seite mit Platzhaltern. Im Beispiel bittet eine Kundin den Kundenservice eines Händlers um die Reparatur ihrer Waschmaschine. So sehen Sie, was in jeden Teil eines sachlichen Briefs gehört, und ersetzen danach nur noch die Angaben. Es ist ein echtes Google Doc: Sie öffnen die Vorschau, erstellen mit einem Klick Ihre eigene Kopie oder laden den Brief als Word-Datei (.docx) oder PDF herunter.

Was die Vorlage für den formellen Brief enthält

Der Brief folgt der in Deutschland üblichen Reihenfolge: erst wer schreibt, dann an wen, worum es geht und am Ende die Grußformel. Alle Zeilen beginnen am linken Rand, Absätze werden durch eine Leerzeile getrennt.

• Absender. Der Name in großer Schrift, darunter Anschrift, E-Mail-Adresse und Telefonnummer in einer Zeile, gefolgt von einer feinen Linie.
• Ort und Datum. „Flussbach, 23. Oktober 2026“, mit ausgeschriebenem Monat.
• Empfänger. Firma, Abteilung, Straße sowie Postleitzahl und Ort in eigenen Zeilen.
• Betreff. Eine Zeile mit dem Thema und der Bestellnummer, ohne das Wort „Betreff“ davor, wie es heute üblich ist.
• Brieftext. Die Anrede „Sehr geehrte Damen und Herren,“ und drei kurze Absätze: was passiert ist, worum Sie bitten, was beiliegt und bis wann Sie eine Antwort erwarten.
• Schluss. Ein Dankessatz, „Mit freundlichen Grüßen“ ohne Komma, der Name und ein Anlagenvermerk am Seitenende.

Die Seite ist auf DIN A4 eingestellt und der Brief passt auf ein Blatt. Ein kleiner Hinweis in der Fußzeile erinnert daran, dass Namen, Adressen und Bestellnummer im Beispiel erfunden sind.

Formeller Brief: Aufbau Absatz für Absatz

Wer einen formellen Brief schreibt, möchte, dass jemand etwas tut. Die Reihenfolge im Brieftext sorgt dafür, dass die Leserin spätestens nach dem zweiten Absatz weiß, was Sie wollen.

1. Sachverhalt. Nennen Sie, worum es geht: Produkt, Kaufdatum, Kunden- oder Bestellnummer und was seitdem passiert ist. Nur Tatsachen, keine Vorwürfe.
2. Ihr Anliegen. Schreiben Sie genau, was Sie erwarten. „Bitte vereinbaren Sie einen Reparaturtermin oder ersetzen Sie das Gerät“ lässt sich leichter beantworten als „Bitte kümmern Sie sich darum“.
3. Praktisches. Was liegt bei, wie sind Sie erreichbar, bis wann erwarten Sie eine Antwort? Ein konkretes Datum ist höflicher als „schnellstmöglich“ und gibt Ihnen einen klaren Zeitpunkt zum Nachfassen.

Nach der Anrede mit Komma beginnt der erste Satz klein, außer das erste Wort ist ein Nomen. Bleiben Sie auch dann sachlich, wenn Sie verärgert sind. Ein ruhiger Brief mit Daten und Nummern landet eher bei jemandem, der helfen kann, und lässt sich bei Bedarf weiterleiten.

Brief Vorlage mit Absender und Empfänger: was DIN 5008 regelt

Für Geschäftsbriefe gibt es in Deutschland die Norm DIN 5008. Sie beschreibt unter anderem, wo Anschriftfeld, Datum und Betreff stehen und wie viel Abstand dazwischen liegt, damit die Anschrift im Fenster eines Umschlags erscheint. Diese Vorlage übernimmt die gewohnte Reihenfolge, ist aber kein millimetergenaues Normformular. Wenn Sie einen Fensterumschlag verwenden, drucken Sie einmal auf Normalpapier, falten das Blatt und prüfen, ob die Empfängeranschrift vollständig im Fenster sitzt. Verschieben Sie den Block sonst mit ein paar Leerzeilen.

Wer für eine Firma schreibt, braucht meist einen gestalteten Kopf mit Logo und Pflichtangaben. Dafür gibt es die Briefkopf Vorlage mit einem fertigen Brieflayout darunter.

Welche Briefe Sie mit der Vorlage schreiben können

Das Layout passt zu den meisten Briefen, die Sie als Privatperson oder kleines Unternehmen verschicken. Sie ändern nur den Betreff und die drei Absätze:

• Anfragen und Anträge an Vermieter, Schule, Stadtwerke oder Versicherung, etwa wegen einer Reparatur, einer Rückzahlung oder einer Vertragsänderung.
• Reklamationen und Beschwerden über ein Produkt oder eine Leistung, mit Bestellnummer und Daten im ersten Absatz.
• Schreiben an Behörden oder Unternehmen, die eine Mitteilung schriftlich verlangen, zum Beispiel zur Auflösung eines Kontos.
• Privater Brief in förmlicher Form, wenn Sie einem Verein, einer Hausverwaltung oder einer Kanzlei schreiben.

Für eine Bewerbung nehmen Sie die Anschreiben Vorlage, für die Kündigung beim Arbeitgeber das Kündigungsschreiben. Beide sind auf ihren Zweck zugeschnitten.

Brief Vorlage in Google Docs und Word bearbeiten

1. Klicken Sie auf Vorlage verwenden oder öffnen Sie die Vorschau und wählen Sie Datei > Kopie erstellen. Die Anleitung zum Kopieren eines Google Docs hilft bei Schul- und Firmenkonten, die das Kopieren einschränken.
2. Ersetzen Sie Name und Kontaktzeile oben. Soll die Anschrift auf zwei Zeilen stehen, setzen Sie mit Umschalt + Eingabe einen Zeilenumbruch ohne zusätzlichen Abstand.
3. Überschreiben Sie Ort, Datum, Empfänger und Betreff. Halten Sie den Betreff so kurz, dass er in eine Zeile passt.
4. Schreiben Sie die drei Absätze neu. Läuft der Brief auf eine zweite Seite, kürzen Sie zuerst die Sätze, bevor Sie Ränder oder Schriftgröße ändern.
5. Die Farbe der Linie unter dem Namen ändern Sie, indem Sie die Linie anklicken und in der Symbolleiste eine neue Farbe wählen.

Arbeiten Sie lieber in Word, laden Sie die .docx-Datei herunter. Das Layout besteht aus normalen Absätzen und lässt sich dort ohne Umbau weiterbearbeiten.

Brief drucken, unterschreiben und verschicken

Für den Postweg drucken Sie über Datei > Drucken, unterschreiben zwischen Grußformel und getipptem Namen und behalten eine Kopie. Für den Versand passt die Briefumschlag Vorlage im Format DIN lang, in die ein zweimal gefaltetes A4-Blatt passt. Geht es um eine Frist, kann ein Einschreiben sinnvoll sein, damit Sie den Zugang belegen können.

Per E-Mail schicken Sie den Brief als PDF: Datei > Herunterladen > PDF-Dokument (.pdf). So sieht das Layout auf jedem Gerät gleich aus. Benennen Sie die Datei eindeutig, etwa mit Nachname, Thema und Datum.

Formeller Brief: häufige Fragen

Wo steht das Datum in einem formellen Brief?

In dieser Vorlage steht es mit Ortsangabe über der Empfängeranschrift. In Geschäftsbriefen nach DIN 5008 steht das Datum häufig rechts neben dem Anschriftfeld. Beides ist verbreitet. Wichtig ist, dass Sie innerhalb Ihres Schriftverkehrs bei einer Form bleiben.

Welche Anrede und Grußformel passen?

Kennen Sie den Namen, schreiben Sie „Sehr geehrte Frau Benning,“ oder „Sehr geehrter Herr Okafor,“, sonst „Sehr geehrte Damen und Herren,“. Die übliche Grußformel ist „Mit freundlichen Grüßen“, ohne Komma danach.

Muss im Betreff das Wort „Betreff“ stehen?

Nein. Heute schreibt man den Betreff ohne dieses Wort und hebt ihn oft fett hervor. Auch die Vorlage verzichtet auf das Wort.

Wie unterschreibe ich einen Brief aus Google Docs?

Drucken Sie ihn aus und unterschreiben Sie von Hand, oder fügen Sie vor dem PDF-Export ein Bild Ihrer Unterschrift über Einfügen > Bild ein. Manche Stellen verlangen eine handschriftliche oder qualifizierte elektronische Unterschrift. Fragen Sie im Zweifel nach, was akzeptiert wird.

Ist die Brief Vorlage eine Rechtsberatung?

Nein. Sie ist ein allgemeines Beispiel für einen höflichen formellen Brief. Bei Streit um Verträge, Garantie oder Fristen prüfen Sie die Regeln, die für Sie gelten, oder lassen Sie sich beraten.