Lettera formale: modello ed esempio per Google Docs

Questo modello di lettera formale per Google Docs è una lettera già scritta per intero, non una pagina di segnaposto vuoti. L'esempio è una richiesta di riparazione inviata all'assistenza clienti di un negozio, così vedi che cosa va in ogni parte della lettera e poi sostituisci i dati con i tuoi. È un vero documento Google: puoi vederlo in anteprima qui, copiarlo nel tuo Drive con un clic oppure scaricarlo in formato Word (.docx) o PDF.

Che cosa contiene questo esempio di lettera formale

La lettera segue l'impostazione a blocco, con tutte le righe allineate al margine sinistro e i paragrafi separati da una riga vuota. È l'impaginazione più semplice da gestire in un editor di testo e quella che si legge meglio anche in PDF.

• Intestazione del mittente. Il tuo nome in caratteri grandi e sotto, su una sola riga, indirizzo, email e telefono, seguiti da una sottile linea colorata.
• Luogo e data. «Rivalta, 23 ottobre 2026»: la data scritta per esteso, con il mese in lettere, come si usa nella corrispondenza italiana.
• Destinatario. «Spett.le» seguito dalla ragione sociale dell'azienda, l'ufficio di riferimento e l'indirizzo completo su righe separate.
• Oggetto. Una riga che riassume il motivo della lettera con il numero d'ordine, così chi la riceve capisce subito di che cosa si tratta.
• Corpo. «Gentili Signori,» e tre paragrafi brevi: che cosa è successo, che cosa chiedi e quali documenti alleghi, con una data entro cui ricevere risposta.
• Chiusura. Una frase di ringraziamento, «Distinti saluti,», il nome e in fondo l'elenco degli allegati.

La pagina è in formato A4 e sta su un solo foglio. Una piccola nota a piè di pagina ricorda che nomi, indirizzi e numeri d'ordine dell'esempio sono inventati: cancellala prima di inviare la lettera.

Come scrivere una lettera formale: struttura e ordine dei paragrafi

Una lettera formale funziona quando chi la legge capisce entro il secondo paragrafo che cosa gli stai chiedendo. Il modello segue questo schema:

1. Contesto. Spiega chi sei rispetto al destinatario e di che cosa parli: il prodotto, il contratto o la pratica, con date e numeri di riferimento. Solo fatti, senza giudizi.
2. Richiesta. Scrivi con precisione che cosa vuoi che facciano. «Organizzare l'intervento di un tecnico oppure la sostituzione dell'apparecchio» è più facile da gestire di «risolvere il problema».
3. Dettagli pratici. Elenca gli allegati, come contattarti e la data entro cui ti aspetti una risposta. Una data precisa è più cortese di «al più presto» e ti dà un momento chiaro per sollecitare.

Mantieni un tono neutro anche se sei arrabbiato. Una lettera calma, con date e riferimenti, arriva più facilmente a chi può aiutarti e resta presentabile se in seguito devi inoltrarla a qualcun altro.

Intestazione, inizio e chiusura di una lettera formale

Per l'apertura usa «Gentili Signori,» quando scrivi a un ufficio, oppure «Gentile Dott.ssa Bianchi,» se conosci il nome della persona; dopo la virgola il testo prosegue con la minuscola. Per la chiusura le formule più usate sono «Distinti saluti» e «Cordiali saluti», precedute se vuoi da «Ringrazio per l'attenzione» o «Resto a disposizione per eventuali chiarimenti». Evita di accumulare più formule di cortesia una dopo l'altra.

Modello di lettera formale: altri usi dello stesso schema

L'impaginazione va bene per quasi tutte le lettere formali che scrivi come privato o come piccola attività. Basta cambiare l'oggetto e i tre paragrafi:

• Lettere di richiesta al proprietario di casa, all'amministratore di condominio, alla scuola o a un fornitore di luce e gas.
• Lettere di reclamo per un prodotto o un servizio, con numero d'ordine e date nel primo paragrafo.
• Comunicazioni a un ufficio che chiede una domanda scritta, per esempio per chiudere un conto o disdire un abbonamento.
• Lettere commerciali a un cliente o a un fornitore quando non ti serve un'intestazione aziendale.

Per candidarti a un lavoro usa la lettera di presentazione, e per lasciarlo la lettera di dimissioni. Se scrivi a nome di un'azienda, la carta intestata aggiunge logo e dati societari in alto e in basso alla stessa impaginazione.

Come impostare una lettera formale in Google Docs

1. Fai clic su Usa questo modello oppure apri l'anteprima e scegli File > Crea una copia. La nostra guida per copiare un documento Google spiega cosa fare con gli account di scuola o di lavoro che limitano le copie.
2. Sostituisci il nome e la riga dei contatti in alto. Se preferisci l'indirizzo su due righe, premi Maiusc + Invio per andare a capo senza spazio aggiuntivo.
3. Scrivi sopra luogo, data, destinatario e oggetto. Tieni l'oggetto abbastanza corto da stare su una riga.
4. Riscrivi i tre paragrafi del corpo. Se la lettera passa alla seconda pagina, accorcia le frasi prima di toccare margini o dimensione del carattere.
5. Per cambiare il colore della linea sotto il nome, fai clic sulla linea e scegli un altro colore di sfondo dalla barra degli strumenti.

Lettera formale in Word o PDF: stampare, firmare e spedire

Per la versione cartacea stampa da File > Stampa, firma a mano sopra il nome e conservane una copia. Per spedirla, il modello di busta da lettera è in formato DL, la busta pensata per un foglio A4 piegato in tre. Se ti serve una prova dell'invio, molti scelgono la raccomandata con ricevuta di ritorno o la PEC: valuta quale strumento richiede la tua situazione.

Per l'email scarica un PDF con File > Scarica > Documento PDF (.pdf) e allegalo, così l'impaginazione resta uguale su qualsiasi dispositivo. Se il destinatario vuole un file modificabile, scegli invece Microsoft Word (.docx). Dai al file un nome chiaro, per esempio cognome, oggetto e data.

Lettera formale: domande frequenti

Dove si mettono mittente e destinatario in una lettera formale?

Nella corrispondenza italiana tradizionale il mittente sta in alto a sinistra e il destinatario più in basso a destra. Molte aziende oggi usano l'impostazione a blocco, con tutto allineato a sinistra come in questo modello. Entrambe sono corrette; l'importante è usare la stessa impostazione in tutta la lettera.

L'oggetto è obbligatorio?

Non è un obbligo, ma è molto utile. Un oggetto con un numero di riferimento permette a chi riceve la lettera di smistarla all'ufficio giusto senza leggerla tutta.

Come si firma una lettera scritta in Google Docs?

Stampala e firmala a mano sopra il nome, oppure inserisci un'immagine della tua firma con Inserisci > Immagine prima di scaricare il PDF. Alcuni enti accettano solo la firma autografa o una firma digitale qualificata: verifica che cosa richiede il destinatario.

Posso usare questo modello di lettera formale in Word?

Sì. Scarica la versione .docx e aprila in Word. L'impaginazione usa paragrafi normali e una semplice tabella per la linea colorata, quindi si converte senza problemi.

Questo modello sostituisce un parere legale?

No. È un esempio generico di lettera formale cortese e non costituisce consulenza legale. Per contestazioni su contratti, garanzie o scadenze controlla le norme che valgono nel tuo caso o rivolgiti a un professionista o a un'associazione dei consumatori.